← На главную

Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 — это сложный процесс, в ходе которого вопрос корректности входящего сальдо становится камнем преткновения между программистом и бухгалтером. Зачастую цифры в новой базе не сходятся с данными старой версии, вызывая панику. В этой статье мы разберем, где именно смотреть остатки взаиморасчетов в обеих конфигурациях, почему они могут различаться и как настроить отчеты так, чтобы бухгалтер остался доволен.

Где смотреть сальдо в ЗУП 2.5

Для начала проанализируем ситуацию в «старой» базе ЗУП 2.5.157.1. Традиционно расчетчики используют следующие инструменты для сверки:

1. Расчетная ведомость (произвольная форма): Находится в меню «Расчет зарплаты» — «Отчеты». Это основной инструмент для оперативной проверки начислений и удержаний.
2. Свод начислений и удержаний: Позволяет увидеть общую картину по организации.
3. Расчетный листок: Самый детальный отчет по конкретному сотруднику.

Важно помнить, что в версии 2.5 логика взаиморасчетов чаще всего строилась по принципу «за месяц». Если зарплата за декабрь выплачена в январе, в расчетном листке за декабрь мы увидим долг за организацией, который закроется только в январе.

Где смотреть сальдо в ЗУП 3.1

В редакции 3.1.15.139 интерфейс и состав отчетов значительно изменились. Чтобы увидеть сальдо, перейдем в раздел Выплаты — Отчеты по выплатам или в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам (там также дублируются основные зарплатные отчеты).

Рассмотрим основные отчеты для сверки:

• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период): Это наиболее удобный отчет, который показывает начальный остаток, все начисления, удержания, выплаты и конечный остаток. Именно его рекомендуется использовать для первичной сверки с ЗУП 2.5.
• Полный свод начислений, удержаний и выплат: Этот отчет строится на базе системы компоновки данных (СКД) и использует объект АнализНачисленийИУдержаний. Он показывает общую картину по всей организации, аналогично 70-му счету в бухгалтерском учете.
• Ведомость расчетов с сотрудниками: Находится в разделе «Выплаты». Она удобна тем, что показывает движение денежных средств: сколько было задолженности на начало, сколько пришло «в плюс» (начисления) и сколько «в минус» (выплаты и удержания).

Ключевая причина расхождений: Бухгалтерское vs Расчетное сальдо

Проанализируем важнейшую техническую особенность ЗУП 3.1, о которой часто забывают при переносе. В программе существует два способа отображения взаиморасчетов. Если бухгалтер утверждает, что «сальдо неверное», скорее всего, в программе включен не тот режим.

1. Расчетное сальдо: Оно формируется строго по месяцу, за который начислена зарплата. В этом режиме программа считает, что если за март начислено 50 000 руб. и они выплачены (неважно когда — в марте или в апреле), то на конец марта долга нет. Это логика управленческого учета, которая кажется «ересью» классическим бухгалтерам.

2. Бухгалтерское сальдо: Оно формируется по дате фактической выплаты. Это именно то сальдо, которое совпадает с данными 70-го счета в «1С:Бухгалтерия». Если зарплата за март выплачена 5 апреля, то на 31 марта в отчете будет висеть задолженность организации перед сотрудником.

Чтобы изменить это поведение, выполним следующие шаги:

1. Зайдем в меню Настройка.
2. Выберем пункт Расчет зарплаты.
3. Найдем флажок «Показывать взаиморасчеты по данным бухгалтерского учета».

Важно: После переключения этого флажка отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам» и «Расчетные листки» полностью изменят свой вид в части начальных и конечных остатков. Проверьте оба варианта вместе с бухгалтером.

Техническая проверка регистров накопления

Если манипуляции с настройками отчетов не помогли, нам как программистам нужно спуститься на уровень ниже — в регистры. Отчеты в ЗУП 3.1 — это всего лишь визуализация данных из регистров накопления. При «кривом» переносе данные могли попасть в один регистр, но не попасть в другой.

Рассмотрим основные регистры, отвечающие за сальдо:

• ВзаиморасчетыССотрудниками — здесь хранится информация для «расчетного» сальдо.
• БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками — здесь данные для «бухгалтерского» сальдо.
• ЗарплатаКВыплате — этот регистр отвечает за то, какие суммы программа «предлагает» к выплате в ведомостях.

Проанализируем ситуацию: если в документе Перенос данных (который создается при типовом переходе) записи есть только в одном из этих регистров, мы получим разницу между «Полным сводом» и «Ведомостью расчетов». При проверке через Консоль запросов или Функции для технического специалиста стоит убедиться, что остатки по этим регистрам на дату начала ведения учета в новой базе идентичны.

Документ «Начальная задолженность по зарплате»

При типовом «кратком» переносе данных (когда переносятся только остатки и данные для среднего заработка за последние годы) сальдо на дату начала эксплуатации в ЗУП 3.1 фиксируется специальным документом. Выясним, где его найти:

Перейдем в раздел Главное — См. также — Данные на начало эксплуатации. Там должен находиться документ Начальная задолженность по зарплате.

Разберем алгоритм проверки этого документа:

1. Сверим общую сумму в документе с итогом расчетной ведомости из ЗУП 2.5 на дату переноса (например, на 31.12.2023).
2. Если суммы не сходятся, нужно проверить, не было ли в старой базе «будущих» начислений или невыплаченных ведомостей прошлых периодов.
3. Обратим внимание на колонку «Месяц взаиморасчетов». В ЗУП 3.1 очень важно, чтобы месяц в этом документе соответствовал месяцу, за который образовался долг, иначе при первой же выплате сальдо может «разъехаться» в отчетах.

Влияние НДФЛ на сальдо взаиморасчетов

В ЗУП 3.1 связь между выплаченной зарплатой и исчисленным НДФЛ гораздо плотнее, чем в старой версии 2.5. Если в старой базе были зависшие «копейки» по налогу, переплаты или долги, которые бухгалтер игнорировал годами, в ЗУП 3.1 они могут неожиданно повлиять на сальдо.

Проанализируем регистр РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ. Если после переноса там остались незакрытые остатки по прошлым годам, программа может некорректно формировать суммы «к выплате», что косвенно влияет на восприятие бухгалтером конечного сальдо в отчетах. Рекомендуется использовать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» для поиска таких расхождений.

Инструмент «Проверка данных переноса»

Не забудем про встроенный механизм самопроверки системы. После выполнения миграции в помощнике выгрузки/загрузки доступен отчет «Проверка данных переноса». Рассмотрим, что он дает:

Этот инструмент выводит в две колонки данные из ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 по начислениям, удержаниям и, что самое важное, по остаткам. Если вы видите красные цифры или расхождения в этом отчете, значит проблема не в «неправильном отчете», а в некорректно перенесенных первичных данных. В таком случае стоит точечно корректировать документы Перенос данных с кодами ПЗ (Показатели зарплаты) или РР (Расчетные регистры).

Итоги: пошаговый план для выходных

Чтобы к понедельнику подготовить аргументированный ответ бухгалтеру, выполним следующие действия:

1. Сформируем в ЗУП 2.5 «Свод начислений и удержаний» за последний месяц перед переносом.
2. В ЗУП 3.1 сформируем «Анализ зарплаты по сотрудникам» за тот же период.
3. Попробуем переключить настройку «Показывать взаиморасчеты по данным бухгалтерского учета» и сравнить результат.
4. Если расхождения остаются на уровне конкретных людей, воспользуемся отчетом «Задолженность по зарплате» в ЗУП 3.1 — он покажет список только тех сотрудников, по которым есть долги.
5. Проверим документ «Начальная задолженность по зарплате» на предмет соответствия сумм и месяцев регистрации.

Таким образом, мы выяснили, что основная проблема чаще всего кроется не в ошибке программы, а в разнице подходов к отображению данных. Понимание разницы между расчетным и бухгалтерским методом позволит вам быстро локализовать проблему и настроить систему под требования расчетчика.