В практической работе торговых предприятий, использующих многофирменный учет в программе 1С:Управление торговлей (редакция 11) (а также в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация), часто возникают ситуации, когда менеджеры по ошибке или в силу организационных причин оформляют документы одной сделки на разные юридические лица. Типичный пример: заказ покупателя оформляется на Организацию А, фактическая отгрузка товара происходит от Организации Б, а оплата поступает на расчетный счет или в кассу Организации Б.
При попытке «свести» такие взаиморасчеты с помощью стандартного документа Взаимозачет задолженности пользователи регулярно сталкиваются с тем, что программа формирует некорректные движения, путает остатки или вообще выдает ошибку проведения, которую бухгалтеры называют «полной чушью». В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит с точки зрения внутренних механизмов 1С, как устроены регистры расчетов и какими способами можно исправить сложившуюся ситуацию без ущерба для учета.
---
Рассмотрим детально цепочку документов, которая приводит к ошибке:
Заказ клиента на контрагента «Клиент К» от имени Организации А.Реализация товаров и услуг (РТУ). Но отгрузка фактически идет от Организации Б. При этом в РТУ в качестве документа-основания (объекта расчетов) менеджер указывает тот самый Заказ клиента, оформленный на Организацию А.Приходный кассовый ордер (ПКО) или Поступление безналичных денежных средств на Организацию Б. И в платежном документе в качестве объекта расчетов снова выбирается исходный Заказ клиента.После этого пользователь пытается создать документ Взаимозачет задолженности с видом операции «Взаимозачет с участием двух организаций для одного клиента», надеясь перебросить задолженность с Организации А на Организацию Б. Однако документ либо не заполняется автоматически, либо делает некорректные проводки.
Выясним причину такого поведения системы. Для этого нам необходимо заглянуть «под капот» программы — в регистры накопления, которые отвечают за взаиморасчеты. В 1С:УТ 11 ключевыми являются регистры РасчетыСКлиентами и РасчетыСКлиентамиПоСрокам. Учет в этих регистрах всегда ведется в разрезе трех обязательных измерений:
Заказ клиента).Давайте проанализируем, какие записи сформировались в регистре РасчетыСКлиентами:
Заказа клиента фактического долга не возникает (формируется только плановый долг в других регистрах).Организация: Б | Объект расчетов: Заказ клиента (Организация А) | Сумма: +10 000 руб. (у клиента возник дебиторский долг перед Организацией Б).Организация: Б | Объект расчетов: Заказ клиента (Организация А) | Сумма: -10 000 руб. (клиент погасил долг перед Организацией Б).Что мы видим в итоге? По регистру взаиморасчетов в рамках Организации Б долг клиента полностью закрылся в ноль! РТУ (+10 000) и ПКО (-10 000) «схлопнулись», так как у них совпали и Организация (Б), и Объект расчетов (Заказ клиента). На Организации А фактического долга также нет (равен 0), так как по ней вообще не проводилось никаких первичных документов отгрузки или оплаты.
Когда мы пытаемся провести Взаимозачет задолженности между Организацией А и Организацией Б, программа анализирует остатки по регистру РасчетыСКлиентами и видит, что фактический баланс по обеим фирмам равен нулю. Ей просто нечего переносить! Однако из-за того, что в документах Организации Б фигурирует «чужой» заказ Организации А, возникает серьезный конфликт в плановых регистрах (в частности, в регистре ЗаказыКлиентов, где заказ зависает в состоянии «Не исполнен» или «Оплачен, но не отгружен» с точки зрения Организации А).
Когда автор темы стер или изменил заказ в ПКО, оплата стала «висеть» на Организации Б как свободный аванс без привязки к какому-либо заказу. РТУ при этом осталась привязанной к заказу Организации А. Только после этого в регистре расчетов появилось развернутое сальдо (на одной аналитике возник долг, на другой — аванс), и документ взаиморасчетов смог физически провести операцию. Но такой подход является методологически неверным «костылем» и неизбежно приведет к искажению отчетов вроде «Ведомости расчетов с клиентами».
---
Рассмотрим подробнее три правильных сценария исправления этой ситуации в зависимости от того, как устроен бизнес-процесс на вашем предприятии.
Если менеджеры просто ошиблись при вводе документов и никакой реальной продажи от лица двух разных фирм не планировалось, самым правильным и чистым решением будет исправление первоисточника. Не нужно плодить лишние корректировки и взаимозачеты, которые загромождают базу и усложняют аудит.
Выполним следующие шаги:
Заказ клиента и изменим в поле «Организация» значение с А на Б.Заказ клиента -> Реализация товаров и услуг -> Приходный кассовый ордер (или входящее платежное поручение).В результате все движения по регистрам будут проходить строго по Организации Б в рамках одного объекта расчетов. Все плановые и фактические показатели сойдутся автоматически, а необходимость во взаимозачете отпадет сама собой.
Если на вашем предприятии это регулярная практика (например, заказы принимает одна фирма-«голова», а отгрузки идут с разных складов других юридических лиц), то вам необходимо настроить и использовать типовой механизм «Интеркомпани» (передачи товаров между организациями).
Разберем по шагам, как настроить этот процесс:
Заказ клиента от лица Организации А.Реализация товаров и услуг также оформляется от лица Организации А, но в качестве склада указывается склад, на котором физически лежит товар Организации Б. Программа автоматически разрешит такую отгрузку.Передача товаров между организациями (выкупить товар у Организации Б в пользу Организации А). При этом возникнет чистый внутренний долг между вашими юрлицами, который легко закрывается встречными платежами или специальным типом взаимозачета между организациями.Если вы не используете Интеркомпани, но вам действительно нужно отразить операцию, когда оплата пришла на одну фирму, а отгрузка произошла с другой, вы должны четко разделять объекты расчетов. В системе не должно быть ситуации, когда документы разных организаций ссылаются на один и тот же «Заказ клиента».
Посмотрим на пример правильного оформления такой операции:
Заказ клиента А (если он необходим), под который оформляется оплата (например, ПКО на Организацию А). Таким образом, на Организации А образуется кредиторская задолженность перед клиентом (аванс).Заказ клиента Б, под который оформляется РТУ от Организации Б. На Организации Б образуется дебиторская задолженность клиента.Взаимозачет задолженности. В шапке документа выбирается тип операции: «Взаимозачет с участием двух организаций для одного клиента».Заказ клиента Б (или сама РТУ).Заказ клиента А (или ПКО).Для проверки корректности закрытия расчетов мы можем использовать отчет Ведомость расчетов с клиентами. Сформируем его с детализацией по организациям и объектам расчетов. Мы должны увидеть, что после проведения взаимозачета конечный остаток по обоим направлениям равен нулю.
Для технических специалистов, которые хотят проверить состояние регистров напрямую с помощью консоли запросов, приведем пример простого запроса к регистру остатков взаиморасчетов:
ВЫБРАТЬ
Взаиморасчеты.Организация КАК Организация,
Взаиморасчеты.АналитикаУчетаПоПартнерам.Партнер КАК Партнер,
Взаиморасчеты.ОбъектРасчетов КАК ОбъектРасчетов,
Взаиморасчеты.СуммаОстаток КАК ОстатокДолга,
Взаиморасчеты.АвансОстаток КАК ОстатокАванса
ИЗ
РегистрНакопления.РасчетыСКлиентами.Остатки(&Период, ) КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
Взаиморасчеты.АналитикаУчетаПоПартнерам.Контрагент = &Контрагент
Этот запрос наглядно покажет вам, на каких именно объектах расчетов и организациях "зависли" остатки сумм после проведения документов. Если вы видите, что по одной организации у вас одновременно висит и долг, и аванс по разным объектам расчетов, это верный признак того, что требуется проведение ручного взаимозачета либо исправление привязки документов к заказам.
---
Попытка использовать один и тот же Заказ клиента как сквозной документ-основание для разных организаций без включенного механизма Интеркомпани — это грубая методологическая ошибка. Программа 1С:УТ 11 спроектирована так, что объект расчетов жестко подчинен организации, указанной в нем. Если вы столкнулись с подобной ситуацией, выберите один из предложенных вариантов: либо скорректируйте организацию в заказе, либо воспользуйтесь полноценным механизмом Интеркомпани, либо разделите заказы под каждую организацию перед проведением ручного взаимозачета.