В практике ведения учета в 1С:Управление торговлей (ред. 11), ERP или Комплексной автоматизации часто встречается ситуация, когда в рамках одной группы компаний (холдинга) происходит путаница с юридическими лицами. Типичный сценарий: клиент оформляет заказ, оплачивает его на реквизиты Организации А, но по техническим или организационным причинам товар отгружается от имени Организации Б. В результате в отчетах по взаиморасчетам мы видим неприятную картину: по одной организации висит дебиторская задолженность, а по другой — аванс (кредиторская задолженность), хотя фактически клиент нам ничего не должен.
Рассмотрим детально, как исправить эту ситуацию, особенно если период уже закрыт для редактирования, а стандартные документы «не видят» долгов друг друга.
Проанализируем механику работы программы. Когда мы ведем учет в разрезе организаций, 1С жестко разделяет регистры накопления РасчетыСКлиентами и РасчетыСКлиентамиПоОбъектамРасчетов по измерению Организация. Даже если контрагент один и тот же, с точки зрения системы это два разных потока денежных средств.
Ситуация осложняется, если в договоре или заказе установлен порядок расчетов «По заказам». В этом случае система связывает оплату с конкретным документом-заказом. Если оплата привязана к заказу Организации А, а реализация проведена по Организации Б (даже если заказы были скопированы), автоматического «схлопывания» не произойдет.
Это штатный и наиболее корректный метод решения проблемы. Разберем по шагам, как правильно настроить этот документ для нашей ситуации:
Важный нюанс: если при нажатии кнопки «Подобрать по остаткам» табличная часть остается пустой, выясним причину. Чаще всего это происходит из-за того, что объекты расчетов (Заказы) не соответствуют друг другу. В этом случае переключимся в режим «Произвольное заполнение». Здесь мы сможем вручную добавить строки, выбрав нужные объекты расчетов (Заказ или Реализацию) для каждой из сторон.
Как было отмечено в ходе обсуждения проблемы на форуме, иногда жесткая привязка к заказам мешает проведению взаимозачета в закрытых периодах. Проанализируем решение, которое помогло автору вопроса:
Если система не позволяет сделать взаимозачет из-за статуса объектов расчетов, можно временно или постоянно перевести порядок расчетов в договоре или конкретных документах в режим «По накладным» или «По договорам». Это «отвязывает» деньги от конкретного номера заказа и позволяет программе более гибко сопоставлять авансы и долги. После этого документ Взаимозачет задолженности отрабатывает корректно.
Если ситуация с отгрузкой не от той фирмы является регулярной, стоит рассмотреть настройку механизма Intercompany. Посмотрим, как это работает технически:
Взаимозачет задолженности с типом операции «Взаимозачет между организациями».Этот метод является самым «чистым» с точки зрения бухгалтерского учета, так как он легализует движение товаров и денег между вашими юридическими лицами.
Выясним, как поступить, если период, в котором была совершена ошибка, уже закрыт, отчетность сдана, а исправления в старых документах (Заказах и ПКО) запрещены.
Любые корректирующие документы (Взаимозачет, Корректировка задолженности) необходимо создавать текущей датой (первым числом текущего открытого периода). Важно понимать: эти действия не изменят сальдо на конец прошлого месяца, но они уберут дисбаланс в текущих отчетах.
Если «Ведомость расчетов с клиентами» продолжает показывать «развернутое» сальдо (одновременно долг и аванс), проверим регистр РасчетыСКлиентамиПоСрокам. Возможно, потребуется ручная правка регистра документом «Корректировка регистров», чтобы схлопнуть аналитику по расчетным документам.
Помним, что в 1С:Бухгалтерию эти операции должны перегрузиться корректно. Просто «схлопнуть» цифры в управленческой базе недостаточно для налоговой проверки. Рекомендуем подготовить следующие документы:
Такой подход позволит обосновать проводки по счету 62 и избежать вопросов при встречных проверках. Используя предложенные методы, мы не только приведем в порядок управленческий баланс, но и обеспечим чистоту данных для бухгалтерского учета.