← На главную

При переходе с редакции 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 пользователи часто сталкиваются с изменением привычной логики работы. В предыдущей версии программы при создании нового элемента справочника Сотрудники можно было сразу выбрать готовое значение из справочника Физические лица через поле выбора. В редакции 3.1 концепция изменилась: карточка сотрудника стала основным местом взаимодействия с данными, а реквизит привязки к физлицу заполняется автоматически при подборе. Посмотрим, как оформить сотрудника для уже имеющегося в базе физического лица (например, при внутреннем или внешнем совместительстве) без необходимости набора всех данных заново.

Способ 1. Создание сотрудника из карточки физического лица

Разберем наиболее удобный и быстрый способ, который исключает ввод букв ФИО вручную. Если физическое лицо уже заведено в программе, мы можем сформировать нового сотрудника напрямую из его личной карточки.

1. Откроем справочник Физические лица (раздел Кадры — Физические лица).
2. Найдем нужного человека и откроем его элемент.
3. В верхнем меню навигации карточки физлица (панель гиперссылок под заголовком) найдем и нажмем гиперссылку Работа.
4. В открывшейся вкладке нажмем на команду Новое место работы.
5. Программа автоматически создаст новую карточку элемента справочника Сотрудники, где реквизит Физическое лицо уже будет привязан к выбранному человеку.
6. Укажем организацию, дату приема и нажмем Записать и закрыть или сразу оформим кадровый документ через кнопку Оформить документ — Прием на работу.

Способ 2. Автоподбор физического лица по первому символу ФИО

Если мы начинаем работу из справочника Сотрудники, повторный полный ввод личных данных также не требуется. Проанализируем, как работает штатный механизм автоподбора:

1. Перейдем в справочник Сотрудники и нажмем кнопку Создать.
2. В поле ввода ФИО начнем набирать первые буквы фамилии человека.
3. Система мгновенно выполнит поиск по справочнику Физические лица и выведет выпадающий список или всплывающее окно со всеми совпадениями.
4. Если в базе есть полные тезки или однофамильцы, программа предложит выбрать конкретного человека. Посмотрим на список и выберем нужную запись.
5. После выбора физлица все его личные данные (ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес) автоматически подтянутся в форму сотрудника.

Архитектурные особенности и полезные настройки в 1С:ЗУП 3.1

Выясним важные детали работы со справочниками Сотрудники и Физические лица, которые помогают избежать ошибок при кадровом учете:

Связь данных: В 3.1 карточка сотрудника является основной формой ввода информации. При изменении адреса, паспорта или ИНН в карточке сотрудника данные автоматически транслируются в элемент справочника Физические лица. Однако фотографии и прикрепленные файлы хранятся строго в привязке к физическому лицу.

Визуальный контроль привязки в списке: Чтобы быстро видеть, с каким именно физическим лицом связан тот или иной сотрудник в форме списка, настроим отображение поля Физическое лицо:

1. В форме списка справочника Сотрудники нажмем Ещё — Изменить форму.
2. Найдем в дереве элементов поле Ссылка, развернем его и нажмем Добавить поля.
3. Отметим флажком поле Физическое лицо (или Физическое лицо.Код) и нажмем ОК. В таблице появится отдельная колонка с прямым указанием физлица.

Работа с полными тезками: Если в компании работают однофамильцы с одинаковыми ИНИЦИАЛАМИ, чтобы не путать их в документах, перейдем в карточку элемента Физические лица и заполним поле Дополнять представление (например, указав год рождения или уточнение). Это уточнение будет отображаться во всех кадровых списках и отчетах.

Исправление ошибок и дублей: Если по ошибке для одного человека было создано два разных элемента в справочнике Физические лица, объединить их можно с помощью стандартного сервиса в разделе Администрирование — Обслуживание — Поиск и удаление дублей.