← На главную

При начале работы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) редакции 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда справочник Физические лица уже заполнен (например, данные были загружены из другой системы или созданы вручную), но при этом справочник Сотрудники абсолютно пуст. При попытке заполнить стартовый кадровый документ Начальная штатная расстановка система требует выбрать именно сотрудников, и стандартный подбор открывается пустым. Как правильно связать физических лиц с новыми карточками сотрудников и корректно перенести их кадровые данные? Давайте подробно разберем все доступные способы решения этой задачи и проанализируем важные методологические нюансы.

Различие между физическими лицами и сотрудниками в 1С:ЗУП

Прежде чем перейти к практическим шагам, давайте выясним причину, по которой в программе разделены эти два понятия. Это критически важно для понимания логики работы системы:

• Физическое лицо (справочник Физические лица) — это человек как субъект гражданских прав. Карточка физлица содержит его персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, контакты и сведения о семье. Физическое лицо в базе данных всегда должно быть в единственном экземпляре.
• Сотрудник (справочник Сотрудники) — это позиция человека в рамках трудовых отношений с конкретным работодателем. У одного и того же физического лица может быть несколько карточек сотрудников (например, если он работает по основному месту службы и дополнительно оформлен как внутренний совместитель или по договору ГПХ).

Документ Начальная штатная расстановка фиксирует именно трудовые и кадровые условия (подразделение, должность, оклад, график работы), поэтому он работает исключительно со справочником Сотрудники.

Способ 1. Создание сотрудника напрямую из карточки физического лица

Рассмотрим очень удобный метод, который позволяет быстро создать сотрудника на основании уже имеющейся карточки физического лица. Этот способ хорош тем, что исключает вероятность опечатки в персональных данных.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел меню Кадры и откроем справочник Физические лица.
2. Найдем в списке нужного человека и откроем его карточку двойным кликом мыши.
3. В верхней части формы найдем и перейдем по гиперссылке Работа.
4. В открывшемся окне нажмем на кнопку Новое место работы.
5. Перед нами откроется стандартная форма создания нового сотрудника. При этом поле ФИО уже будет заполнено и автоматически связано с нашей карточкой физического лица. Нам останется лишь указать нужную организацию и нажать кнопку Записать и закрыть.

Теперь карточка сотрудника создана, связана с физлицом и готова для выбора в кадровых документах.

Способ 2. Создание сотрудников «на лету» в процессе заполнения документа

Если нам нужно оперативно заполнить документ Начальная штатная расстановка и мы не хотим тратить время на предварительное создание сотрудников по отдельности, мы можем выполнить всю процедуру прямо из формы документа.

Посмотрим на пример реализации этого сценария:

1. Создадим новый документ Начальная штатная расстановка (раздел Главное — Данные на начало эксплуатации или через поиск функций).
2. В шапке документа выберем организацию и укажем дату ввода остатков.
3. В табличной части нажмем кнопку Добавить или Подбор. Перед нами откроется форма выбора сотрудников, которая на данный момент пуста.
4. Нажмем кнопку Создать непосредственно в окне выбора сотрудников.
5. В открывшейся форме создания нового сотрудника начнем вводить фамилию, имя и отчество.
6. Внимание! Как только программа обнаружит совпадение с уже существующим физическим лицом, она выведет предупреждение: «Найден человек с похожим именем...».
7. В появившемся окне подтверждения обязательно выберем вариант «Да, это тот, кто мне нужен». Программа автоматически свяжет карточку нового сотрудника с уже имеющимся физическим лицом и перенесет оттуда СНИЛС, ИНН и паспортные данные.
8. Нажимаем кнопку Записать и закрыть. Новый сотрудник появится в списке выбора, и мы сможем перенести его в табличную часть документа.

Способ 3. Превентивное создание через справочник «Сотрудники»

Также мы можем создать пул сотрудников заранее через одноименный справочник. Этот метод аналогичен предыдущим, но выполняется в классическом интерфейсе:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Нажмем кнопку Создать.
3. Укажем организацию, в которой ведется кадровый учет.
4. В поле ФИО начнем вводить имя человека. Из выпадающего списка совпадений выберем нужное физическое лицо, чтобы программа подвязала существующую карточку физлица к новому сотруднику.
5. Нажмем Записать и закрыть.

Как правильно заполнить документ «Начальная штатная расстановка»

Нам важно понимать, что документ Начальная штатная расстановка предназначен исключительно для фиксации стартового состояния кадрового учета на дату начала эксплуатации системы. Он позволяет избежать ввода десятков отдельных документов Прием на работу и зафиксировать всю информацию в одной таблице.

При заполнении строк для каждого сотрудника необходимо корректно указать:

• Сотрудник: выбираем созданного нами сотрудника, связанного с физическим лицом.
• Дата приема: указываем его реальную, историческую дату приема в организацию (например, если сотрудник работает с 2018 года, пишем дату его фактического трудоустройства в 2018 году). Это критически важно для расчета стажа работы и корректного исчисления прав на ежегодные отпуска.
• Подразделение и Должность: выбираем актуальные позиции.
• График работы: задаем рабочий график сотрудника.
• Тарифная ставка (Оклад): вносим действующий размер оклада.
• Начисления: проверяем плановые начисления (надбавки, премии), которые подтягиваются автоматически исходя из должности, или корректируем их вручную.

Критические ошибки и скрытые подводные камни при работе с НШР

Давайте проанализируем неочевидные проблемы, с которыми часто сталкиваются бухгалтеры и кадровики при вводе начальных остатков через этот документ.

1. Опасность «задвоения» физических лиц

При создании сотрудников из уже имеющихся физических лиц (особенно методами 2 и 3) существует серьезный риск создать дубликаты физических лиц. Это происходит, если пользователь игнорирует предупреждение программы «Найден человек с похожим именем...» и нажимает кнопку создания нового человека.

В 1С:ЗУП расчет НДФЛ и страховых взносов ведется строго в разрезе физических лиц, а не сотрудников. Если у вас в базе окажется два одинаковых физлица для одного сотрудника, программа разделит его доходы между ними. В результате система неверно применит налоговые вычеты, неправильно рассчитает предельные базы по взносам, что повлечет за собой критические ошибки при формировании регламентированной отчетности (ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ).

Если задвоение уже произошло, его нельзя исправить простым переименованием или удалением. Потребуется воспользоваться стандартным инструментом Объединение личных карточек в разделе Кадры.

2. Ошибки при вводе остатков отпусков

При вводе остатков отпусков непосредственно в документе Начальная штатная расстановка часто допускается методическая ошибка: дату, на которую вводятся остатки отпусков, выбирают произвольно (например, указывают дату начала эксплуатации программы, вроде 01.01.2026).

Запомните правило: эта дата должна строго принадлежать последнему рабочему году сотрудника, который отсчитывается с его индивидуальной даты приема. Если ввести остатки на некорректную дату, программа либо выдаст ошибку при проведении документа, либо в будущем начнет неверно рассчитывать накопленные дни отпуска, занижая или завышая их показатели.

3. Отсутствие данных для расчета среднего заработка

Документ Начальная штатная расстановка фиксирует дату приема, плановые начисления и график работы, но не содержит и не переносит исторические данные для расчета среднего заработка для будущих отпусков, командировок или больничных за предыдущие периоды (12 или 24 месяца).

Чтобы программа могла корректно рассчитывать выплаты сразу после начала работы, эти данные нужно вносить отдельно:

• Вручную по факту: при оформлении первого отпуска или больничного прямо внутри этого документа нажать кнопку изменения данных расчета среднего заработка и вписать суммы прошлых периодов вручную.
• Массово через перенос данных: для массового ввода на дату начала эксплуатации создается специальный документ Перенос данных (раздел Администрирование). В нем заполняются специализированные технические регистры накопления: Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).

4. Взаимодействие со штатным расписанием

Если в настройках программы включена опция ведения штатного расписания, документ Начальная штатная расстановка будет жестко контролировать соответствие вводимых данных позициям штатки. Перед заполнением документа обязательно должны быть созданы и утверждены все позиции штатного расписания (с указанием подразделений, должностей, графиков работы и ФОТ). Если позиция отсутствует или не утверждена на дату приема сотрудника, документ провести не удастся.

5. Исключение двойного ввода

После проведения документа Начальная штатная расстановка создавать кадровый документ Прием на работу на этих сотрудников категорически запрещено. Документ расстановки сам по себе делает все необходимые движения по регистрам кадрового учета и плановых начислений. Повторный ввод приема приведет к дублированию занятости ставок и ошибкам в расчете зарплаты.