← На главную

В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда сотрудник, ранее работавший в организации, решает вернуться. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) этот процесс имеет свои технические нюансы, несоблюдение которых может привести к критическим ошибкам в регламентированной отчетности. Рассмотрим подробно, как избежать дублирования данных и корректно провести процедуру повторного приема.

Разделение понятий «Физическое лицо» и «Сотрудник»

Для начала разберем фундаментальную разницу между двумя ключевыми справочниками программы, так как именно здесь пользователи чаще всего совершают ошибки. Проанализируем логику системы:

1. Справочник «Физические лица»: Содержит персональные данные человека как гражданина (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные). Человек в реальном мире один, поэтому и в этом справочнике запись о нем всегда должна быть строго одна.
2. Справочник «Сотрудники»: Отражает трудовые отношения. Каждая запись здесь — это отдельный трудовой договор. Если человек увольнялся и принимается заново, у него будет два разных периода работы, а значит, и две разные карточки в этом справочнике.

Важно: Категорически нельзя создавать новое физическое лицо при повторном приеме. Если вы создадите дубль в справочнике Физические лица, программа не сможет корректно собрать данные для справок 2-НДФЛ, расчета по страховым взносам (РСВ) и персонифицированных сведений, так как идентификация идет по связке ИНН и СНИЛС.

Пошаговый алгоритм повторного приема

Выясним, как технически правильно оформить процедуру в интерфейсе программы:

1. Переходим в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Нажимаем кнопку Создать.
3. В поле ФИО начинаем вводить фамилию сотрудника. Система автоматически проанализирует базу и покажет окно «Найден человек с похожими данными».
4. В появившемся окне выбираем вариант «Да, это тот же самый человек». Программа автоматически подтянет все персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН) из уже существующей карточки физического лица.
5. Заполняем остальные реквизиты (подразделение, должность, график работы) и записываем карточку. Программа присвоит сотруднику новый табельный номер.
6. На основании карточки сотрудника создаем документ Прием на работу.

Рассмотрим ситуацию, когда в списке сотрудников вы не видите старую карточку. Помните, что в справочнике Сотрудники по умолчанию установлена настройка «Скрывать уволенных». Чтобы увидеть прошлую запись, достаточно снять этот фильтр, однако для нового приема нам в любом случае необходимо создать именно новую запись, как описано выше.

Особенности расчета НДФЛ и стандартных вычетов

Проанализируем ситуацию с налоговыми вычетами, если сотрудник вернулся в течение одного календарного года. Согласно законодательству, стандартные вычеты (например, на детей) предоставляются до достижения определенного лимита дохода (350 000 рублей в 2024 году).

Поскольку физическое лицо у нас одно, программа автоматически суммирует доходы по старой и новой карточке сотрудника в рамках текущего года. Если при увольнении в документе Увольнение на закладке «Дополнительно» не была установлена галочка «Прекратить право на вычеты», система может применить вычеты за месяцы перерыва в работе «задним числом» при первом же начислении зарплаты после возвращения. Если это не входит в ваши планы, проверьте настройки прав на вычеты в карточке физического лица (раздел «Налог на доходы»).

Расчет среднего заработка для больничных и отпусков

Разберем, как повторный прием влияет на расчеты пособий:

• Отпуска: Трудовой стаж для отпуска при повторном приеме всегда начинает исчисляться заново. Дни, накопленные за прошлый период, должны были быть компенсированы при увольнении. Программа создаст новый рабочий год с даты нового приема.
• Больничные: Для расчета пособий по временной нетрудоспособности системе нужны данные о доходах за два предыдущих календарных года. Поскольку физическое лицо в базе одно, 1С:ЗУП автоматически увидит все начисления, которые производились этому человеку в вашей организации ранее. Вводить справку о доходах от другого работодателя для периодов работы в этой же базе не требуется.

Подготовка отчетности в СФР (ЕФС-1)

Посмотрим на требования к отчетности. При повторном приеме необходимо подать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Несмотря на то что физическое лицо старое, для контролирующих органов это новое кадровое мероприятие. В документе ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) будет отражен новый табельный номер и актуальная должность. Убедитесь, что в документе Прием на работу стоит галочка «Отразить в трудовой книжке».

Работа в базе с несколькими организациями

Проанализируем ситуацию, когда сотрудник переходит из одной вашей организации в другую (обе ведутся в одной базе ЗУП). В этом случае алгоритм остается прежним:

1. Физическое лицо остается общим для всех организаций.
2. В новой организации создается новый элемент в справочнике Сотрудники.
3. Справка о доходах для расчета больничных не требуется — программа «увидит» доходы сотрудника по всем организациям, ведущимся в данной информационной базе.

Таким образом, соблюдение принципа «Один человек — одно физическое лицо — много сотрудников» является залогом корректного учета и отсутствия ошибок при сдаче отчетности в налоговую и Социальный фонд России.