При ведении учета на упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов» бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом отражения затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и топливо в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Нередко возникает требование списывать ГСМ в налоговые расходы строго в момент списания на основании путевых листов или документов расхода материалов, тогда как программа отражает расход сразу после поступления и оплаты. Разберем законодательные нормы, логику работы типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 КОРП и доступные варианты настройки.
Проанализируем требования Налогового кодекса РФ в отношении материальных расходов. Согласно пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, материальные расходы (к которым относится и топливо, учитываемое на счете 10.03) принимаются к налоговому учету при УСН в момент погашения задолженности перед поставщиком после фактического поступления ценностей на склад. Факт передачи в производство или списания по путевому листу с точки зрения налогового законодательства не является обязательным условием для признания материального расхода.
Именно поэтому типовой алгоритм 1С регистрирует запись в регистре накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I) по наиболее позднему из двух событий:
Поступление (акт, накладная, УПД).Списание с расчетного счета или наличная оплата через Выдача наличных.Важно не путать материальные расходы и расходы на приобретение товаров для перепродажи: для товаров (счет 41) Налоговый кодекс прямо требует выполнения третьего условия — реализации покупателю.
Выясним, можно ли штатно включить условие списания только для одной номенклатурной позиции или субсчета (например, только для счета 10.03 «Топливо»), оставив остальные материалы со стандартным порядком признания.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия КОРП настройки налогового учета задаются в разделе Главное — Налоги и отчеты — вкладка УСН — Порядок признания расходов. Все указанные там правила действуют централизованно на всю организацию. Штатно разделить порядок признания материальных расходов по видам номенклатуры, субсчетам или договорам невозможно.
Если для организации принципиально признавать материальные расходы в КУДиР только после списания ценностей, настроим глобальную политику учета. Разберем порядок действий по шагам:
После активации этой настройки расход по счету 10 будет попадать в КУДиР только при одновременном выполнении трех условий: оприходование, оплата поставщику и оформление документа списания (Расход материалов, Требование-накладная или Путевой лист). Обратим внимание, что данное правило автоматически применится абсолютно ко всем материалам компании (канцтовары, сырье, запчасти и т.д.).
Если для основных материалов требуется оставить стандартный порядок признания (по оплате и оприходованию), а для топлива необходимо отложить признание до момента списания, применим следующую методику:
Поступление (акт, накладная, УПД) на ГСМ в табличной части в колонке Расходы (УСН) вручную выберем значение Не принимаются.Запись книги учета доходов и расходов УСН, где на закладке I. Доходы и расходы вручную отразим сумму списанного топлива в графе «В т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».Посмотрим на специализированный механизм учета ГСМ, встроенный в современные релизы 1С:Бухгалтерии:
10.03.2 («Топливо в баке»).Путевой лист (раздел Покупки) регистрирует фактический расход топлива по норме и по факту на основании показаний одометра.Путевой лист фиксирует получение топлива водителем и его списание, а финансовые проводки и регламентные движения по признанию расходов окончательно формируются документом Поступление с видом операции Топливо по итогам получения закрывающих документов от топливной компании.Для проверки корректности выполнения цепочки событий (поступление, оплата, списание) и анализа причин отсутствия записи в КУДиР используем специализированный отчет. Перейдем в раздел Отчеты — Расходы УСН. Данный отчет наглядно показывает статус каждой партии номенклатуры в разрезе документов взаиморасчетов и регистров накопления Расходы при УСН.