← На главную

При анализе взаиморасчетов с контрагентами в отчете Дебиторская задолженность пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда в колонке Сумма незачтенного аванса зависают суммы. При этом в документе Поступление в кассу (или Поступление на счет) статус платежа автоматически определяется как аванс, даже если пользователь не выставлял этот признак вручную. Разберем внутреннюю логику программы 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), выясним причины такого поведения системы и рассмотрим пошаговые способы корректного зачета предоплаты.

Почему документ оплаты автоматически признается авансом

Проанализируем логику учета денежных средств и отгрузок в системе. Программа 1С:УНФ отслеживает состояние взаиморасчетов в режиме реального времени на момент проведения документа:

1. Ввод оплаты на основании Заказа покупателя. Документ Заказ покупателя является документом планирования и намерений, а не фактом свершившейся хозяйственной операции по реализации товаров или услуг. Поскольку на момент оформления поступления денег отгрузка еще не состоялась и закрывающие документы отсутствуют, поступившие средства по правилам финансового учета являются предоплатой (авансом). Поэтому система автоматически присваивает платежу признак аванса.
2. Оплата без привязки к закрывающему документу. Если Поступление в кассу создается вручную либо в документе не выбрана конкретная накладная или акт, задолженность перед клиентом фиксируется как авансовая.
3. Нарушение хронологии документов. Если поступление денежных средств проведено даже на несколько минут раньше закрывающего документа (акта или накладной), программа зафиксирует аванс, так как на момент платежа долг покупателя перед организацией еще не возник.

Способ 1. Зачет аванса при оформлении документа продажи

Рассмотрим стандартный сценарий работы, когда сначала оформляется заказ и принимается предоплата, а затем выполняется реализация товаров или услуг. Чтобы предоплата автоматически перешла в зачет образовавшейся задолженности, выполним следующие действия:

1. Откроем закрывающий документ (Расходная накладная или Акт выполненных работ), оформленный на основании заказа.
2. Перейдем на вкладку Оплата (в зависимости от релиза конфигурации эта информация может отображаться на специальной вкладке либо в нижней панели документа в виде гиперссылки состояния оплаты).
3. Проверим режим зачета: если переключатель установлен в положение Вручную, нажмем кнопку Подобрать (или откроем помощник зачета предоплаты), выберем наш документ Поступление в кассу и перенесем сумму в табличную часть.
4. Если переключатель установлен в положение Автоматически, система при проведении сама найдет подходящий аванс по данному контрагенту и заказу и закроет взаиморасчеты.
5. Проведем документ продажи. В результате статус аванса будет погашен, а из отчета по дебиторской задолженности уйдет зависшая сумма.

Способ 2. Включение автоматического зачета авансов в настройках программы

Если специфика бизнеса предполагает непрерывный поток оплат и отгрузок и у пользователей нет возможности вручную распределять каждый платеж по закрывающим документам, включим системный автозачет. Разберем порядок настройки:

1. Перейдем в раздел Настройки (или Компания) — Еще больше возможностей.
2. Откроем подсистему Деньги.
3. Установим флаг Автозачет авансов.

После включения этой опции система будет автоматически последовательно списывать поступающие денежные средства в счет существующих долгов контрагента по методу ФИФО (в порядке календарной очередности документов). Это снижает количество рутинных операций, однако требует аккуратности в ведении хронологии документов.

Способ 3. Создание поступления на основании закрывающего документа

Рассмотрим ситуацию, когда покупатель производит оплату по факту получения товара или подписания акта:

1. Сначала оформляем и проводим документ реализации (Расходная накладная или Акт выполненных работ).
2. На основании проведенного документа продажи создаем Поступление в кассу.
3. В этом случае программа сразу определит, что оплачивается уже существующий подтвержденный долг. Признак аванса выставляться не будет, а документ закроет конкретную задолженность по накладной.

Что делать, если аванс все равно не зачитывается

Если все действия выполнены, но сумма по-прежнему отображается как незачтенная, проанализируем следующие параметры учета:

1. Несовпадение аналитики взаиморасчетов. Проверим ключевые реквизиты в документе оплаты и документе реализации: они должны иметь одинаковые значения в полях Организация, Контрагент, Договор и Заказ. Если в кассовом ордере привязан конкретный заказ, а в расходной накладной он не указан (или указан другой договор), программа будет вести учет по этим объектам раздельно.
2. Ошибки интерфейса и прав доступа. Если в документе реализации не видна табличная часть или группа зачета оплаты, нажмем Еще — Изменить форму и убедимся, что включена видимость соответствующих групп и полей расчетов. Также убедимся, что документ записан, так как некоторые элементы подбора становятся активными только после первой записи объекта.
3. Ввод документов задним числом. Если оплата была внесена датой, предшествующей уже проведенному акту, автоматического связывания может не произойти. В таком случае выполним перепроведение цепочки документов в хронологическом порядке либо запустим процедуру закрытия месяца, включающую восстановление последовательности расчетов.
4. Использование документа «Корректировка долга». Если расчетный период уже закрыт для редактирования и перепроводить первичные документы нельзя, воспользуемся документом Корректировка долга с видом операции Зачет авансов покупателя, чтобы схлопнуть образовавшееся сальдо между авансом и реализацией.