Как выставить счет на предоплату в 1С:УНФ и настроить автоматический расчет процента?

При работе с клиентами по схеме поэтапной оплаты (например, аванс 70% и доплата 30% по завершении работ или отгрузке) часто возникает необходимость выставить счет на частичную сумму. Разберем особенности типовой конфигурации 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ), выясним причину отсутствия автоматического расчета процентов в документе счета и рассмотрим практические способы решения этой задачи.

Штатное поведение программы и причины ограничений

Проанализируем типовой механизм ввода документов на основании. Когда мы создаем документ Счет на оплату на основании документа Заказ покупателя, программа полностью копирует номенклатурный состав и итоговые суммы (100%).

В типовом функционале 1С:УНФ при формировании счета на оплату нет встроенного диалогового окна, которое позволяло бы задать процент аванса и автоматически пропорционально пересчитать цены или количество по всем строкам номенклатуры. Поэтому штатно выставление счета на долю от общей суммы требует ручной корректировки либо применения альтернативных подходов.

Способ 1. Планирование этапов оплаты через «Платежный календарь»

Если нам необходимо зафиксировать график платежей и автоматически рассчитать точные суммы этапов (например, 70% и 30%), используем встроенный механизм планирования:

1. Перейдем в раздел Настройки — Еще больше возможностей — Деньги и проверим, включен ли флаг Платежный календарь.
2. Откроем документ Заказ покупателя и перейдем на вкладку Платежный календарь.
3. Переключим режим отображения в Список.
4. Добавим две строки этапов оплаты: для первого этапа укажем процент 70%, для второго — 30%.
5. Убедимся, что программа автоматически рассчитала точные суммы в рублях для каждого этапа от общей суммы заказа.

Данные этапов сохраняются в заказе и используются для контроля дебиторской задолженности и формирования платежного календаря, однако сам печатный или электронный документ Счет на оплату по-прежнему заполняется на полную стоимость заказа.

Способ 2. Оформление счета на предоплату вручную

Для отправки клиенту документа на 70% стоимости разберем два стандартных варианта ручного оформления:

1. Счет с одной служебной позицией: создадим документ Счет на оплату на основании заказа. Очистим табличную часть и добавим одну строку с номенклатурой типа «Услуга» (например, «Предоплата по заказу №...») с суммой 7 000 руб. После выполнения обязательств создадим второй счет на оставшиеся 3 000 руб.
2. Счет на полную сумму с комментарием: выставим клиенту единый счет на 10 000 руб., указав в условиях оплаты или комментарии необходимость внесения первого платежа в размере 70%.

Способ 3. Отражение фактической предоплаты без промежуточного счета

Отметим важную деталь управленческого учета: для фиксации аванса в программе формировать отдельный документ Счет на оплату не обязательно.

1. При поступлении денежных средств создадим документ Поступление на счет или Поступление в кассу непосредственно на основании документа Заказ покупателя.
2. В документе поступления укажем фактически полученную сумму (7 000 руб.).
3. Программа автоматически отнесет эту сумму как аванс по данному заказу.
4. При последующей отгрузке документом Акт выполненных работ или Расходная накладная ранее внесенный аванс зачтется автоматически.

Способ 4. Автоматизация с помощью расширений и печатных форм

Если специфика бизнеса требует регулярной массовой отправки счетов на процент предоплаты, ручной ввод становится трудоемким. Для полной автоматизации применяют следующие доработки без снятия конфигурации с поддержки:

1. Внешняя печатная форма счета: подключается в справочнике дополнительных отчетов и обработок. При нажатии на печать форма запрашивает процент предоплаты (или считывает процент из вкладки «Платежный календарь») и автоматически пересчитывает суммы в печатном бланке.
2. Расширение конфигурации: добавляет специальную команду заполнения в документ Счет на оплату, позволяющую автоматически пересчитывать строки табличной части под заданный процент от родительского заказа.