← На главную

При окончательном расчете увольняемого сотрудника бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда начисленный доход за последний месяц оказывается меньше размера предоставляемых стандартных налоговых вычетов (например, вычетов на детей). В результате программа 1С рассчитывает НДФЛ с отрицательным значением («к зачету» или «к возврату»).

Рассмотрим, почему возникает такая ситуация с точки зрения налогового законодательства, почему категорически нельзя править НДФЛ вручную и как правильно оформить расчеты в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Анализ ситуации: методология расчета НДФЛ нарастающим итогом

Согласно нормам Налогового кодекса РФ (ст. 218 и ст. 226 НК РФ), исчисление суммы НДФЛ производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года) по итогам каждого месяца. При этом стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, в котором работник состоял в трудовых отношениях.

Проанализируем конкретный пример расчета:

1. Январь: доход = 12 800 руб., вычет = 2 800 руб., облагаемая база = 10 000 руб., исчисленный НДФЛ = 1 300 руб.
2. Февраль: доход = 12 800 руб., вычет = 2 800 руб., облагаемая база = 10 000 руб., исчисленный НДФЛ = 1 300 руб.
3. Март (месяц увольнения): начислен доход за отработанные дни = 2 000 руб. Работнику положен вычет за март = 2 800 руб.

Посмотрим на математику расчета с начала года нарастающим итогом:

1. Совокупный доход с начала года: 12 800 + 12 800 + 2 000 = 27 600 руб.
2. Сумма вычетов за 3 месяца: 2 800 * 3 = 8 400 руб.
3. Налоговая база с начала года: 27 600 - 8 400 = 19 200 руб.
4. Исчисленный НДФЛ с начала года: 19 200 * 13% = 2 496 руб.
5. Фактически удержанный налог в прошлых месяцах: 1 300 + 1 300 = 2 600 руб.
6. Разница между удержанным и исчисленным налогом: 2 600 - 2 496 = 104 руб.

Таким образом, за счет применения полного стандартного вычета в месяце увольнения облагаемая база за весь год уменьшилась, и возник излишне удержанный НДФЛ в размере 104 руб. Это абсолютно корректное поведение системы, полностью соответствующее налоговому законодательству.

Почему нельзя ручными корректировками обнулять НДФЛ

Частая ошибка — попытка вручную поставить НДФЛ равным 0 в документе расчета при увольнении, чтобы избавиться от «минуса». Рассмотрим, к каким негативным последствиям в программе это приводит:

1. Искажение накопительных регистров: в регистрах учетных документов возникнет расхождение между исчисленным и фактически удержанным налогом.
2. Ошибки в отчетности: при формировании отчетов 6-НДФЛ и справок о доходах (бывшая 2-НДФЛ) сумма налога с начала года рассчитается неверно относительно полученного дохода и предоставленных вычетов.
3. Нарушение цепочки расчета: зачет налога за счет будущих доходов невозможен, так как сотрудник увольняется и новых начислений у данного работодателя больше не будет.

Порядок действий для правильного оформления в 1С

Для корректного отражения расчетов с работником и налоговым органом выполним следующий алгоритм действий:

1. Рассчитаем увольнение: в документе расчета (Расчет при увольнении или Начисление зарплаты) отрицательная сумма НДФЛ фиксируется автоматически как излишне удержанный налог.
2. Уведомим сотрудника: согласно ст. 231 НК РФ, работодатель обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным факте излишнего удержания налога в течение 10 рабочих дней.
3. Получим заявление от сотрудника: возврат излишне удержанного налога производится работодателем на основании письменного заявления работника.
4. Оформим документ «Возврат НДФЛ»: после получения заявления создадим в программе специализированный документ Возврат НДФЛ. Этот документ спишет переплату с регистра налога и сформирует сумму к выплате сотруднику.
5. Выплатим денежные средства: возврат налога осуществляется исключительно в безналичной форме путем перечисления на банковский счет сотрудника (в составе окончательного расчета или отдельной ведомостью).

Если бывший сотрудник не подал письменное заявление на возврат налога до момента выплаты расчета, излишне удержанная сумма остается зафиксированной в учете организации и отражается в годовой отчетности 6-НДФЛ. В этом случае уволенный работник сможет вернуть сумму переплаченного налога самостоятельно, обратившись в ИФНС по месту жительства и подав декларацию 3-НДФЛ по окончании года.