← На главную

При ведении зарплатного учета нередко возникает ситуация, когда после увольнения сотрудника за ним продолжает числиться излишне удержанный налог. В результате при формировании отчета Расчетный листок уволенный работник продолжает ежемесячно попадать в выборку с ненулевым сальдо, даже если текущие начисления по нему отсутствуют. Разберем причины возникновения этой ситуации и варианты ее решения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Выясним причину возникновения остатка в учете

Излишне удержанный НДФЛ у увольняемого сотрудника чаще всего появляется в следующих случаях:

1. Сторнирование начислений в месяце увольнения (например, удержание за неотработанные дни отпуска при расчете при увольнении).
2. Предоставление налоговых вычетов (имущественных или стандартных) задним числом за прошлые периоды.
3. Перерасчет налога в связи с изменением налогового статуса физического лица (приобретение статуса налогового резидента РФ).

Проанализируем движение регистров программы: при появлении отрицательного исчисленного налога в учете формируется положительное движение в регистре накопления НДФЛ к зачету. Типовой отчет Расчетный листок ориентируется на наличие остатков во взаиморасчетах. Зависшая сумма налога воспринимается системой как задолженность организации перед сотрудником («В т.ч. излишне удержанный НДФЛ»), поэтому стандартная настройка отчета «Не формировать на сотрудников без начислений» не скрывает такого работника до полного закрытия остатков.

Правовые основания: является ли организация налоговым агентом для уволенного

Согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ, излишне удержанная налоговым агентом сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Факт расторжения трудового договора прекращает трудовые отношения, но не снимает с организации обязанностей налогового агента по доходам, выплаченным в рамках завершившегося налогового периода.

Организация обязана уведомить бывшего сотрудника об излишнем удержании в течение 10 рабочих дней. При получении заявления от сотрудника с указанием банковских реквизитов работодатель производит возврат налога в безналичной форме в течение трех месяцев со дня получения заявления.

Вариант 1. Штатный возврат налога организацией

Разберем по шагам порядок действий, если уволенный сотрудник написал заявление на возврат налога:

1. Откроем журнал документов по расчету НДФЛ и создадим документ Возврат НДФЛ. Месяцем документа указываем расчетный месяц оформления возврата. Добавляем в табличную часть уволенного сотрудника — сумма к возврату заполнится автоматически на основании остатка по регистру НДФЛ к зачету.
2. Сформируем документ Зарплата к выплате организаций. В поле «Характер выплаты» (или вид выплаты) обязательно выбираем значение Возврат НДФЛ и нажимаем кнопку Заполнить.
3. Оформим платежное поручение или банковскую выписку на перечисление денежных средств на банковский счет сотрудника (наличные выплаты по возврату НДФЛ законодательством запрещены).
4. После проведения документов выплаты запись в регистре накопления НДФЛ к зачету закрывается в ноль, конечное сальдо расчетов обнуляется, и расчетный листок перестает формироваться в последующих периодах.

Вариант 2. Техническое списание остатка без фактического возврата денег

Рассмотрим ситуацию, когда налоговый период завершен, возврат организацией не производился, а факт излишне удержанного налога был передан в налоговые органы в составе годовой отчетности по форме 2-НДФЛ (или 6-НДФЛ), где работник возвращает налог самостоятельно через ИФНС при подаче декларации 3-НДФЛ.

В этом случае, чтобы исключить вывод расчетного листка в программе, необходимо вручную списать технологический остаток:

1. Создадим документ Корректировка записей регистров накопления (или специализированный ручной документ корректировки регистров).
2. В списке регистров отметим регистр НДФЛ к зачету.
3. Добавим строку по сотруднику с видом движения Расход на сумму зависшего налога.
4. Если зависший остаток отразился в общем сальдо взаиморасчетов, добавим корректировку по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками организаций или Зарплата за месяц организаций.

После проведения корректировки остатки по сотруднику закроются, что полностью решит проблему с появлением расчетного листка в текущих расчетных периодах.