← На главную

Переход с редакции 2.5 программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом на редакцию 3.1 с использованием рекомендованного варианта переноса остатков нередко преподносит сюрпризы расчетчикам. Типичная ситуация: увольняется сотрудник, отгулявший отпуск авансом еще в старой программе. В базе 3.1 остаток отпуска зафиксирован со знаком минус, однако при создании документа Увольнение расчет удержания за неотработанные дни попросту не выполняется. Проанализируем, почему возникает эта ошибка и какие способы существуют для ее устранения.

Выясняем причину: как устроен механизм сторнирования в ЗУП 3.1

Разберем по шагам, что происходит под капотом программы при расчете увольнения. Поведение системы зависит от глобальной настройки, расположенной в разделе Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний на вкладке Удержания.

Если в программе выбран пункт «Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы», алгоритм работает следующим образом:

1. Программа не просто берет количество неотработанных дней и умножает их на средний заработок текущего месяца.
2. Система ищет исходный документ-регистратор (документ Отпуск) и записи в регистрах расчета за прошлые периоды, по которым отпускные были фактически начислены сотруднику.
3. На основе найденных записей программа определяет исходный среднедневной заработок и первоначальный период для корректного сторнирования сумм оплаты, исчисленного НДФЛ и базы страховых взносов.

При рекомендованном («кратком») переносе данных из редакции 2.5 переносятся только остатки: сальдо взаиморасчетов, кадровая история и права на отпуск (через документ Начальная штатная расстановка). Первичные документы начислений и расчетные регистры за прошлые годы в новую базу не переносятся. В результате алгоритм сторнирования обращается к базе за первичными данными, ничего не находит и оставляет строку расчета пустой.

Способ 1. Переключение на штатный вариант удержания (рекомендуемый)

Рассмотрим основной и методически верный вариант решения проблемы. Если порядок учета на предприятии позволяет регистрировать неотработанный отпуск именно как удержание, переключим соответствующую опцию в программе:

1. Перейдем в раздел Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
2. Откроем вкладку Удержания.
3. Установим переключатель в положение «Удержание и не уменьшает налоги и взносы» и нажмем Применить и закрыть.
4. Вернемся в документ Увольнение и выполним повторный расчет.

При таком подходе программа перестает искать старые расчетные документы. Сумма рассчитывается на вкладке Удержания по предопределенному виду расчета Удержание за неотработанный отпуск исходя из среднедневного заработка, исчисленного непосредственно в текущем документе Увольнение.

Способ 2. Ручной расчет и корректировка начислений

Если учетная политика организации строго требует уменьшения налоговой базы и взносов текущего месяца, а настройку «Сторно начислений» менять нельзя, рассчитаем сумму вручную на основе архивной базы:

1. Откроем базу-источник ЗУП 2.5 и посмотрим, по какому среднему заработку рассчитывался исходный отпуск сотрудника. Рассчитаем сумму: умножим среднедневной заработок на количество неотработанных дней отпуска (в нашем примере — 4 дня).
2. В базе ЗУП 3.1 откроем документ Увольнение и перейдем на закладку Начисления.
3. Нажмем кнопку Добавить и выберем начисление Основной отпуск.
4. В колонке количества дней укажем значение с минусом (-4), а в колонку результата внесем рассчитанную отрицательную сумму.
5. Пересчитаем закладки НДФЛ и Взносы. Базы текущего месяца скорректируются с учетом отрицательной суммы начисления.

Способ 3. Создание технической записи прошлого периода

В некоторых случаях пользователи создают в базе ЗУП 3.1 документ Отпуск в периоде до переноса данных, чтобы система могла сослаться на него при расчете увольнения. Однако такой путь требует ручной корректировки регистров накопления и взаиморасчетов с помощью документа Перенос данных, иначе возникнет задвоение остатков и долгов. Из-за высокой трудоемкости и риска внесения ошибок в учет данный способ использовать на практике не рекомендуется.

Важные ограничения и риски метода «Сторно начислений»

Проанализируем последствия применения варианта сторнирования, о которых часто забывают при расчете увольнений:

1. Ограничение размера удержаний (ст. 138 ТК РФ): если выбран вариант «Удержание», в программе работает механизм ограничения удержаний (не более 20% от причитающейся к выплате суммы через документ Ограничение взысканий). При варианте «Сторно начислений» уменьшение дохода юридически не считается удержанием, лимит 20% не отслеживается, и у сотрудника может возникнуть отрицательная сумма к выплате, которую работодатель не вправе принудительно взыскать.
2. Отрицательные базы в регламентированной отчетности: если сумма сторно превышает начисленную при увольнении оплату труда, за текущий месяц образуется отрицательный доход. Раздел 3 отчета РСВ не допускает отрицательных сумм по сотруднику, что приведет к ошибкам при сдаче отчетности.

Таким образом, для исключения методологических ошибок и сбоев при переносе данных наиболее надежным решением остается использование варианта «Удержание и не уменьшает налоги и взносы».