← На главную

При оформлении документа Увольнение в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 редкой, но крайне неприятной проблемой становится отсутствие автоматического расчета удержания за дни отпуска, отгулянные сотрудником авансом. Программа рассчитывает средний заработок, однако итоговая сумма удержания остается пустой или рассчитывается только по дополнительным отпускам, полностью игнорируя основной. Рассмотрим подробнее, почему возникает такое поведение, какие законодательные ограничения важно учитывать при сокращении и как технически решить эту проблему в базе данных.

Законодательный аспект: удержание отпуска при сокращении штата

Проанализируем правовую сторону вопроса, если процедура увольнения вызвана сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ). В соответствии с частью 2 статьи 137 ТК РФ, работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска, если трудовой договор расторгается в связи с сокращением штата, ликвидацией организации или по иным льготным основаниям.

В подобных ситуациях задолженность сотрудника за предоставленный авансом отпуск списывается работодателем. Для корректного отражения в программе 1С:ЗУП 3 выполним следующие действия:

1. Откроем документ Увольнение на вкладке Компенсации отпуска.
2. Для основного и дополнительных отпусков вместо варианта Удержать за использованный авансом отпуск выберем значение Не использовать.
3. Проведем документ без уменьшения расчетных сумм при увольнении.

Если же основание увольнения позволяет производить удержание (например, расторжение трудового договора по собственному желанию или по соглашению сторон), разберем технические причины программного сбоя.

Архитектурная причина сбоя: перенос данных и механизм сторнирования

Поведение программы при расчете неотработанного отпуска определяется глобальной настройкой в меню Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний на вкладке Удержания. Существует два режима:

1. Удержание является сторно-начислением и уменьшает налоги и взносы (по умолчанию): в этом режиме система производит поиск фактического документа Отпуск, зарегистрированного ранее в текущей информационной базе, чтобы сторнировать первичное начисление и скорректировать налоговые базы.
2. Удержание не уменьшает налоги и взносы: алгоритм регистрирует отдельную запись в регистре удержаний по специальной расчетной формуле.

Когда информационная база была сформирована путем переноса данных из предыдущих версий (например, 1С:ЗУП 2.5), отпуска прошлых лет не переносятся в виде полноценных расчетных документов. Вместо этого фиксируется отрицательный остаток в документе Начальная штатная расстановка или Ввод остатков отпусков.

В режиме сторнирования механизм 1С:ЗУП пытается найти документ-регистратор для вытеснения. Поскольку первичного документа Отпуск в базе нет, алгоритм прерывает расчет без формирования записей сторно. Официальная позиция разработчиков 1С квалифицирует это как штатное поведение системы: программа не может отсторнировать начисление, которого физически не существует в регистрах расчетной базы.

Способ 1. Использование технического документа «Отпуск» для инициализации сторно

Разберем по шагам наиболее быстрый способ восстановления цепочки документов без изменения глобальных учетных настроек программы:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Отпуска и создадим технический документ Отпуск на сотрудника.
2. Установим дату документа и расчетный период ранее даты ввода начальных остатков (до даты начала ведения учета в текущей базе).
3. Укажем количество дней отпуска, равное количеству дней, предоставленных авансом. Проведем документ.
4. Вернемся в документ Увольнение и нажмем кнопку перерасчета. Система успешно обнаружит документ-основание и заполнит сторнировочные строки с пересчетом НДФЛ и страховых взносов.
5. Снимем с проведения или удалим ранее созданный технический документ Отпуск.
6. Обязательно перейдем в рабочее место Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Найдем появившуюся запись о необходимости перерасчета зарплаты по данному сотруднику и удалим ее вручную, чтобы исключить паразитные движения в следующих расчетных периодах.

Способ 2. Корректировка остатков через документ «Ввод остатков отпусков»

Зачастую отрицательный остаток, внесенный непосредственно в документе Начальная штатная расстановка, конфликтует с внутренними таблицами срезов отпусков. Проанализируем правильный порядок выравнивания кадровых остатков:

1. Откроем документ Начальная штатная расстановка, найдем нужного сотрудника и обнулим отрицательное количество дней отпуска. Проведем документ.
2. Перейдем в раздел Кадры — Остатки отпусков и создадим документ Ввод остатков отпусков на дату начала эксплуатации базы.
3. В табличной части документа введем корректные границы рабочих лет сотрудника и зафиксируем реальный авансовый остаток.
4. Пересчитаем документ Увольнение. Разделение остатков по четким рабочим периодам позволяет внутренним функциям расчета корректно сопоставить права на отпуск.

Способ 3. Переход на режим удержания и проверка справочника

Если на предприятии принято не уменьшать налоги и взносы прошлых периодов при удержании за отпуск, переключим соответствующий флаг в настройках расчета зарплаты. Однако при переносе данных этот механизм может не сработать из-за рассогласования связей в справочниках. Выполним проверку по следующему алгоритму:

1. Откроем меню Настройка — Удержания.
2. Найдем предопределенный элемент с назначением Удержание за неотработанный отпуск.
3. Убедимся, что реквизит Вид отпуска заполнен значением Основной отпуск. Если в базе используются дополнительные отпуска, для каждого из них в справочнике должно быть заведено отдельное удержание с привязкой к соответствующему виду отпуска.
4. Проверим формулу расчета: в ней должен фигурировать показатель среднего заработка, умноженный на количество неотработанных дней, а не фиксированная величина.

Способ 4. Ручная корректировка расчета и соблюдение лимита по ст. 138 ТК РФ

Если сроки закрытия расчетного периода ограничены, рассчитаем сумму удержания вручную:

1. Определим среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный программой в документе Увольнение на вкладке Начислено (подробно) или в печатной форме записки-расчета.
2. Умножим среднедневной заработок на количество неотработанных дней основного отпуска.
3. В зависимости от настроек учета вручную добавим строку: либо на вкладку Начисления с отрицательной суммой (при схеме сторно), либо на вкладку Удержания со знаком плюс (при схеме удержания).

Обратим особое внимание на требования статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов суммы, причитающейся работнику к выплате (после вычета НДФЛ). Типовой документ Ограничение взысканий в 1С:ЗУП 3 контролирует только элементы из справочника Удержания и не применяется к отрицательным сторно-начислениям. Поэтому при использовании сторно-метода расчетчик обязан проконтролировать соблюдение 20-процентного предела вручную, при необходимости уменьшив количество удерживаемых дней.