← На главную

При ведении кадрового учета и расчета заработной платы в 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Зарплата и управление персоналом пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда после проведения приказа на отпуск сотрудника остаток положенных дней не уменьшается. В справке об остатках отпусков данные остаются прежними, а при последующем увольнении компенсация неиспользованного отпуска рассчитывается некорректно. Особенно часто такая ситуация возникает при использовании группового документа Отпуска сотрудников. Разберем детально механизм работы подсистемы учета отпусков, выясним причину такого поведения программы и рассмотрим все способы решения задачи.

Механика работы регистра «Фактические отпуска»

Для того чтобы понять корень проблемы, проанализируем архитектуру зарплатного блока в современных типовых конфигурациях. Учет использованных дней отпуска ведется в регистре накопления Фактические отпуска. Именно на основании данных этого регистра строятся кадровые отчеты, справки по отпускам и рассчитывается количество дней компенсации при увольнении.

Ключевая особенность проведения документов заключается в следующем:

1. Зависимость от строк начислений: Движения по расходу дней отпуска в регистре Фактические отпуска формируются не просто по факту заполнения кадрового периода отсутствия, а строго на основании рассчитанных строк в табличной части Начисления документа Отпуск.
2. Роль списочного документа: Документ Отпуска сотрудников представляет собой форму для группового ввода и печати приказа Т-6а. При нажатии гиперссылки «Оформить отпуска» программа создает индивидуальные документы Отпуск на каждого работника, но оставляет их в нерассчитанном (кадровом) состоянии.
3. Отсутствие расчета: Пока в индивидуальном документе Отпуск не выполнен расчет сумм оплаты и табличная часть начислений пуста, типовой алгоритм проведения документа полностью пропускает формирование движений по регистру Фактические отпуска.

Способ 1. Оформление через индивидуальный документ «Отпуск»

Рассмотрим самый быстрый оперативный обход проблемы без изменения системных настроек программы. Если кадровику требуется сразу видеть уменьшение остатка отпуска в отчетах и справках, откажемся от списочной формы.

Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откроем журнал Отпуска (индивидуальные документы).
2. Создадим отдельный документ Отпуск на сотрудника.
3. Заполним период отпуска. При создании индивидуального документа система автоматически формирует строки начислений (предварительный расчет), что позволяет документу сразу сделать нужные записи расхода в регистр Фактические отпуска.
4. Проведем документ и проверим актуальные остатки в справке по отпуску сотрудника.

Способ 2. Включение предварительного расчета для кадровой службы

Если на предприятии принято разделение обязанностей, при котором кадровики создают списки на отпуск, а расчетчики начисляют отпускные позже, настроим автоматический фоновый расчет кадровых документов.

Выполним настройку по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка → Расчет зарплаты.
2. Установим флаг «Выполнять предварительный расчет документов кадровой службой» (в некоторых версиях — «Выполнять автоматический предварительный расчет»).
3. После включения этой опции при формировании и проведении документов кадровиком программа будет в фоновом режиме заполнять расчетную часть, благодаря чему регистр Фактические отпуска заполнится корректно сразу при вводе документов.

Способ 3. Завершение расчета расчетной службой

Проанализируем стандартный регламент раздельного учета «Кадровик — Расчетчик» без использования предварительного расчета:

1. Кадровая служба формирует групповой приказ Отпуска сотрудников и генерирует индивидуальные документы Отпуск. На этом этапе документы имеют признак нерассчитанных, дни отпуска в регистре еще не списаны.
2. Специалист расчетной службы (или пользователь с полными правами) открывает созданные документы Отпуск, проверяет средний заработок, рассчитывает суммы начислений и утверждает расчет (устанавливает флаг «Расчет утвердил»).
3. После окончательного проведения рассчитанного документа регистр Фактические отпуска заполняется, и остатки становятся актуальными.

Способ 4. Корректировка остатков без ведения зарплатного блока

Если в программе 1С:ERP ведется исключительно кадровый учет, а расчет заработной платы перенесен во внешнюю базу или стороннюю систему, типовой механизм списания дней через расчетные документы не сможет функционировать штатно. В этом случае применим специализированные инструменты корректировки:

1. Документ «Ввод остатков отпусков»: Перейдем в раздел Кадры → Остатки отпусков и создадим документ ввода остатков, зафиксировав актуальное количество положенных дней на нужную дату.
2. Документ «Перенос данных»: Создадим документ Перенос данных с установленным флагом для регистра накопления Фактические отпуска и вручную внесем расходную запись с указанием сотрудника, вида отпуска, периода и количества использованных дней.

Рекомендации по обновлению и доработке конфигурации

Если описанная ситуация вызвана ошибкой устаревшей версии конфигурации, а регулярное обновление базы временно затруднено, рассмотрим следующие варианты:

1. Массовый расчет документов: Воспользуемся встроенной обработкой Групповое изменение реквизитов или внешними обработками для пакетного заполнения и расчета документов Отпуск.
2. Точечная доработка через расширение: С помощью расширения конфигурации можно скорректировать процедуру проведения документа Отпуск, чтобы движения по регистру Фактические отпуска формировались на основании кадрового периода, даже если табличная часть с суммами начислений еще не заполнена расчетчиком.