Сдача отчетности по налогу на добавленную стоимость — всегда ответственный и напряженный период для любого бухгалтера. Программа «1С:Бухгалтерия 3.0» оснащена встроенными механизмами проверки декларации, которые помогают выявить нестыковки до отправки отчета в налоговые органы. Однако иногда эти проверки ставят пользователей в тупик. В случаях, когда сроки сдачи поджимают, а оперативно исправить ошибки в регистрах не получается, может выручить обработка для выгрузки декларации по НДС с ошибками в обход проверок.
Типичный пример — возникновение массы ошибок с текстом «Не указан номер счета-фактуры». Самое запутанное здесь то, что при попытке расшифровать ошибку и перейти к источнику проблемы, программа перенаправляет нас в документ ОтчетОРозничныхПродажах, в котором зафиксирован возврат товара от покупателя. Физические лица не являются плательщиками НДС, и выставлять им счета-фактуры розничный продавец не должен. Почему же программа требует этот документ и как исправить ситуацию без ручных «костылей»? Давайте разберем эту проблему подробно и по шагам.
---
Для того чтобы найти верное решение, нам необходимо проанализировать методологию учета НДС при розничных продажах и последующих возвратах. Согласно Налоговому кодексу РФ, при продаже товаров физическим лицам за наличный или безналичный расчет счета-фактуры не выписываются. Вместо этого продавец выдает кассовый чек, а по итогам налогового периода (месяца или квартала) регистрирует в Книге продаж так называемую Сводную справку по розничным продажам.
Когда розничный покупатель решает вернуть товар, ситуация с НДС меняется в зависимости от того, когда именно происходит этот возврат:
ОтчетОРозничныхПродажах за текущий день. НДС начисляется на фактически полученную разницу. Никаких дополнительных записей в Книгу покупок делать не требуется, и в декларации по НДС такие операции не вызывают ошибок.Именно здесь и кроется корень проблемы. Программа «1С:Бухгалтерия 3.0» видит, что в документе ОтчетОРозничныхПродажах на вкладке «Возвраты» отражена операция, требующая вычета по НДС. Программа пытается сделать запись в Книгу покупок (Раздел 8 декларации по НДС), но не находит документа-основания, реквизиты которого (номер и дату) нужно туда транслировать. В результате поле номера счета-фактуры остается пустым, и встроенная проверка декларации выдает ошибку.
На форумах часто советуют «обходные пути»: например, вручную вводить номера и даты входящих документов непосредственно в документ возврата или в ОтчетОРозничныхПродажах. Рассмотрим, почему это методологически неверно. Подобные ручные правки нарушают системность учета, могут привести к задвоению данных в регистрах накопления НДС, например, в регистре НДСПокупки, и гарантированно вызовут вопросы у налоговых инспекторов при автоматизированной камеральной проверке (система АСК НДС-2 просто не сможет сопоставить выдуманные номера).
---
Разработчики фирмы 1С заложили в программу четкий и автоматизированный механизм для отражения розничных возвратов в налоговом учете по НДС. Давайте разберем по шагам, как решить проблему правильно.
Для того чтобы скорректировать начисления по розничным продажам, в системе за соответствующий период (месяц) обязательно должна быть проведена первичная Сводная справка по розничным продажам. Этот документ аккумулирует данные всех отчетов о розничных продажах за выбранный период и формирует запись в Книге продаж.
Проверить ее наличие можно в разделе Продажи — Счета-фактуры выданные. Если справка отсутствует, ее необходимо создать (вручную или через Помощник по учету НДС).
Это ключевое действие, которое решает проблему незаполненных номеров счетов-фактур. Нам необходимо зарегистрировать корректировочный документ, который свяжет возвраты с ранее начисленным НДС.
ОтчетОРозничныхПродажах, содержащие розничные возвраты за этот период.При проведении КорректировочнаяСправкаПоРозничнымПродажам сделает корректные движения по регистру НДС Покупки. В качестве документа-основания (счета-фактуры) в Книге покупок зафиксируется именно эта корректировочная справка, у которой будут и реальный системный номер, и дата проведения. Код вида операции автоматически установится в значение 17.
После того как корректировочные справки проведены по всем периодам, где случались возвраты не «день в день», нам остается лишь обновить отчетность:
Теперь программа не обнаружит пустых полей. Ошибка исчезнет, так как Раздел 8 (Книга покупок) заполнился легитимными реквизитами созданных нами корректировочных справок. Для быстрого анализа изменений между редакциями отчета после исправления ошибок пригодится отчет для сравнения первичной и корректирующей деклараций НДС по разделам 8 и 9.
---
Проанализируем похожую ситуацию, которая часто возникает у организаций, торгующих через маркетплейсы (Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет) или обычных комиссионеров. При получении ежемесячного отчета комиссионера мы отражаем в программе розничные продажи конечным покупателям. В этих же отчетах часто присутствуют возвраты товаров, которые покупатели совершили спустя какое-то время. При регулярной работе с выгрузками площадок перенос данных ускоряет загрузка отчётов о продажах маркетплейсов в БП 3 из Excel.
Методология исправления ошибок по НДС здесь абсолютно аналогична розничной торговле. Если в отчете комиссионера присутствуют возвраты, то на основании ранее выданного сводного счета-фактуры (или сводной справки) по продажам через комиссионера необходимо ввести Корректировочную справку по розничным продажам (или корректировочный сводный счет-фактуру), заполнив его автоматически по данным отчетов о продажах. Это позволит избежать ручного ввода несуществующих номеров СФ и полностью обезопасит учет от претензий контролирующих органов.
---
Для того чтобы у вас не оставалось сомнений в правильности выбранного пути, обратимся к нормативной базе. Федеральная налоговая служба в своем Письме от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@ четко разъяснила порядок действий налогоплательщика в подобных ситуациях.
В документе указано, что при возврате товаров физическими лицами, которым счета-фактуры при реализации не выставлялись, продавец должен отразить сумму возврата в Книге покупок. Для этого ему рекомендуется регистрировать в Книге покупок именно корректировочные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям возвратов, осуществленным в течение календарного месяца (или квартала). В программных продуктах семейства «1С:Предприятие 8» этим суммарным документом и является рассмотренная нами КорректировочнаяСправкаПоРозничнымПродажам.
---
Мы успешно разобрались, как исправить популярную ошибку в декларации по НДС, не прибегая к сомнительным ручным корректировкам в самих возвратах. Резюмируем ключевые правила для профилактики подобных ошибок в будущем:
КорректировочнаяСправкаПоРозничнымПродажам на основании сводных справок по продажам. Это гарантирует автоматическое заполнение Книги покупок и успешную сдачу декларации по НДС без лишней нервотрепки.