Вопрос учета рабочего времени в период так называемых «майских каникул» 2021 года вызвал много дискуссий и вопросов у бухгалтеров и программистов 1С, особенно касательно корректного отражения этих дней в программе 1С:ЗУП. Рассмотрим эту ситуацию подробно, чтобы разобраться во всех нюансах и обеспечить правильные расчеты.
Прежде всего, давайте обратимся к официальным документам, которые определяли статус дней с 1 по 10 мая 2021 года. 23 апреля 2021 года Президент Российской Федерации Владимир Путин подписал Указ № 242 "Об установлении на территории Российской Федерации нерабочих дней в мае 2021 года".
Согласно этому Указу, нерабочие дни с сохранением заработной платы были установлены с 4 по 7 мая 2021 года включительно. С учетом официальных праздничных дней (1 и 9 мая) и обычных выходных, общая продолжительность майских «каникул» составила с 1 по 10 мая 2021 года.
Критически важно понимать различие: дни с 4 по 7 мая 2021 года были определены именно как «нерабочие», а не как «выходные» или «нерабочие праздничные дни» в соответствии со статьёй 112 Трудового кодекса РФ. Это различие имеет фундаментальное значение для порядка оплаты труда, расчета отпусков и настройки программного обеспечения, такого как 1С:ЗУП.
Наличие в мае 2021 года нерабочих дней, установленных Указом Президента, не являлось основанием для снижения заработной платы работников. Это означает, что работникам, на которых распространялся Указ, заработная плата выплачивалась в том же размере, как если бы они полностью отработали эти дни, выполнив норму рабочего времени при повременной оплате или норму труда при сдельной оплате. Таким образом, норма рабочего времени за май не уменьшалась.
Работодатели и органы публичной власти должны были самостоятельно определить количество служащих и работников, обеспечивающих функционирование организаций и органов с 1 по 10 мая 2021 года. Решение о привлечении сотрудников к работе в этот период оформлялось приказом или локальным нормативным актом организации.
Если сотрудник выходил на работу с 4 по 7 мая 2021 года, оплата труда производилась в обычном, а не в повышенном размере, если работодатель не устанавливал повышенную оплату самостоятельно в локальных актах.
Минтруд России рекомендовал использовать для оформления и оплаты нерабочих президентских дней код Я (явка) или НОД (нерабочие оплачиваемые дни) в табеле учёта рабочего времени. При этом работодатель мог самостоятельно определить обозначение этих дней в своих внутренних документах, главное — обеспечить корректное отражение статуса дня и сохранение заработной платы.
Если работник находился в отпуске, то отпуск на период нерабочих дней, установленных Указом Президента № 242 (то есть с 4 по 7 мая), не продлевался. Это объясняется тем, что в период этих нерабочих дней за работниками сохранялась заработная плата, и норма рабочего времени не уменьшалась, в отличие от нерабочих праздничных дней, которые по Трудовому кодексу продлевают отпуск.
Один из наиболее важных и сложных вопросов — это влияние нерабочих дней на расчет среднего заработка, который используется для оплаты отпусков, командировок и других случаев, требующих сохранения среднего заработка. Здесь мы сталкиваемся с существенными различиями в зависимости от того, работал ли сотрудник в эти дни или нет.
Если сотрудник не работал (отдыхал) 4-7 мая:
При определении размера средней заработной платы (среднего заработка) нерабочие дни с 4 по 7 мая 2021 года и сохранённая заработная плата за этот период не учитывались. Это правило применялось для тех работников, которые были освобождены от работы в соответствии с Указом. По сути, эти дни и связанные с ними выплаты исключались из расчетного периода для среднего заработка, как если бы их не было.
Если сотрудник работал 4-7 мая:
Если работник в период действия Указа не освобождался от работы и в табеле учёта рабочего времени у него были указаны рабочие дни (например, кодом Я), то этот период и суммы выплат за него учитывались при исчислении среднего заработка. Таким образом, расчет среднего заработка напрямую зависел от того, работал сотрудник или нет в эти дни. Это создавало необходимость тонкой настройки в 1С:ЗУП.
Для корректного отражения всех этих особенностей в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) нам потребуется выполнить ряд шагов. Основная задача — обеспечить правильное формирование производственного календаря, а затем индивидуальную настройку графиков работы для сотрудников, чтобы корректно рассчитывались отпуска и средний заработок.
Прежде всего, убедимся, что наш производственный календарь в 1С:ЗУП обновлен до актуальной версии. Как правило, 1С выпускает обновления, которые автоматически вносят необходимые изменения в производственный календарь, обозначая дни с 4 по 7 мая как "нерабочие".
Если производственный календарь не обновлен автоматически, вы можете обновить его вручную, загрузив праздники по умолчанию или проверив настройки дней в самом календаре. После обновления производственный календарь должен корректно отображать эти дни. Производственный календарь является основой для всех стандартных графиков работы.
Наиболее сложная часть — это обеспечить корректное отражение нерабочих дней для различных категорий сотрудников: тех, кто отдыхал, и тех, кто работал. Мы проанализируем, как поступить в каждом случае.
Для сотрудников, которые отдыхали 4-7 мая, стандартные графики работы (например, пятидневка), основанные на обновленном производственном календаре, должны автоматически отразить эти дни как нерабочие. Если производственный календарь обновлен, то и графики, использующие его, будут работать правильно. В этом случае, при расчете среднего заработка для отпусков, дни с 4 по 7 мая и начисления за них не будут учитываться, что соответствует требованиям законодательства.
Для сотрудников, которые выходили на работу с 4 по 7 мая, требуется индивидуальная настройка графиков. Стандартный график, основанный на производственном календаре, не подойдет, так как он будет считать эти дни нерабочими, что приведет к некорректному расчету среднего заработка.
Создание индивидуальных графиков или корректировка существующих:
Рассмотрим возможность создания индивидуальных графиков работы для каждого сотрудника или группы сотрудников, выходивших на работу с 4 по 7 мая. Это самый надежный способ обеспечить точный учет. Альтернативно, если у нас есть группа сотрудников, работавших по одинаковому графику, можно скорректировать их общий график, но с осторожностью.
Изменение свойств графика:
В свойствах графика работы, назначенного сотруднику, который работал 4-7 мая, мы должны выполнить следующие манипуляции:
Нам потребуется снять галочку автоматического обновления графика по производственному календарю для соответствующего месяца (май 2021 года) или для отдельных дней. Это позволит нам вручную управлять статусом дней.
Затем мы вручную установим нужные признаки дням с 4 по 7 мая, помечая их как рабочие дни. Это критически важно для того, чтобы в табеле учета рабочего времени эти дни отражались как явки, а при расчете среднего заработка учитывались.
Обратите внимание на признак нормы дней в свойствах графика – он определяет, по какой норме будут считаться дни в этом графике. Убедитесь, что он настроен корректно.
Не забывайте, что такие изменения либо создают строго индивидуальный график для сотрудника, либо изменяют настройку для всей группы сотрудников, которые используют этот общий график.
Проверка на копии базы:
Критически важно смоделировать все предполагаемые изменения на копии базы данных перед тем, как применять их в рабочей базе. Мы рекомендуем следующий подход:
Внесите изменения в график работы тестового сотрудника, который работал 4-7 мая.
Проведите тестовое начисление зарплаты за май для этого сотрудника.
Затем введите документ "Отпуск" с началом периода в июне (или любой другой месяц после мая) и посмотрите, какую норму дней и число дней оно подхватило для расчета среднего заработка.
Обратите внимание, как майские дни отражены в нижней части таблицы расчета среднего заработка. Убедитесь, что дни с 4 по 7 мая и соответствующие начисления учтены в расчете среднего, если сотрудник работал, и не учтены, если он отдыхал.
Для сотрудников, работающих на дистанционной основе, ситуация может быть несколько иной. Если их график работы не привязан к физическому присутствию в офисе и их трудовой договор предусматривает фиксированный оклад за месяц без учета фактического количества рабочих дней, то влияние нерабочих дней может быть менее критичным. Однако, все равно необходимо следить за корректностью учета рабочего времени и начислений в соответствии с их трудовым договором и внутренними правилами организации.
Для минимизации рисков и ошибок при учете нерабочих дней всегда оформляйте все решения о работе или неработе сотрудников официальными приказами или распоряжениями руководителя. Это послужит основанием для всех расчетов.
Также не забывайте обращаться к официальным ресурсам 1С, таким как информационно-технологическое сопровождение (1С:ИТС), где часто публикуются разъяснения и рекомендации по учету подобных ситуаций в программах 1С. В данном случае, на 1С:ИТС также была информация по этому вопросу, которая подтверждала описанные нами подходы.
Правильный учет нерабочих дней с 1 по 10 мая 2021 года в 1С:ЗУП требовал внимательности к деталям и понимания различий в правовом статусе этих дней. Следуя нашим рекомендациям по настройке производственного календаря и графиков работы, вы сможете обеспечить корректные расчеты зарплаты и отпусков для всех категорий сотрудников.