← На главную

В оптовой торговле часто возникает ситуация: товар клиенту доставляется внешней транспортной компанией, при этом по условиям договоренности доставку оплачивает продавец (например, в качестве бонуса при крупном заказе или при включении стоимости перевозки в наценку на товары). При этом покупатели нередко запрещают выставлять услугу доставки отдельной строкой в закрывающих документах, требуя отражения только товарных позиций.

В типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11 на вкладке «Доставка» документа Заказ клиента можно указать способ доставки «К перевозчику» или «Силами перевозчика», однако типовой функционал заказа покупателя не формирует прямых финансовых обязательств перед третьими лицами — транспортными компаниями. В результате менеджеры в момент передачи груза на склад или перевозчику рискуют забыть, по каким именно заказам доставка должна быть оплачена за счет компании, а где платит получатель.

Разберем практические способы решения этой задачи с помощью типового функционала программы без привлечения программистов.

Вариант 1. Использование дополнительных реквизитов и условного оформления списков

Рассмотрим наиболее простой и наглядный способ, который позволяет менеджеру зафиксировать признак оплаты доставки, а оператору или кладовщику — визуально увидеть это при оформлении отгрузки.

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения и убедимся, что установлена функциональная опция Дополнительные реквизиты и сведения.
2. В списке наборов реквизитов выберем документ Заказ клиента и создадим новый дополнительный реквизит:
   • Наименование: Оплата перевозчика за наш счет;
   • Тип значения: Булево (флаг).
3. Теперь менеджер при согласовании сделки ставит этот флаг непосредственно в карточке заказа.
4. Для того чтобы оператор при отгрузке не пропустил этот признак, настроим визуальное выделение в журнале документов. В форме списка документов Заказы клиентов или Документы продажи (все) нажмем Еще — Настроить список и перейдем на вкладку Условное оформление.
5. Добавим новое оформление:
   • В поле Оформление зададим выделение цветом (например, цвет фона — светло-зеленый или цвет текста — красный);
   • В поле Условие выберем созданный дополнительный реквизит Ссылка.Оплата перевозчика за наш счет Равно Истина;
   • При необходимости ограничим условие проверкой статуса отгрузки (например, только для заказов в статусе «К отгрузке»).

В результате заказы, требующие оплаты транспортных расходов продавцом, будут автоматически подсвечиваться в журнале, сигнализируя сотруднику о необходимости оформить оплату перевозчику в момент подготовки документов.

Вариант 2. Оформление документа «Заказ поставщику» под сделку

Если взаиморасчеты с транспортной компанией ведутся по безналичному расчету и требуют предварительного планирования кредиторской задолженности, правильнее использовать связку заказов.

1. На основании согласованного и оплаченного покупателем документа Заказ клиента введем документ Заказ поставщику.
2. В поле Поставщик укажем транспортную компанию (перевозчика).
3. В табличной части Товары добавим услугу с типом номенклатуры «Работа» или «Услуга» (например, «Услуги по доставке груза») и укажем ее плановую стоимость.
4. В реквизите Оплата установим желаемую дату платежа, привязав ее к плановой дате отгрузки товара со склада.

Такой подход подключает стандартный платежный календарь: финансовая служба видит приближение срока оплаты перевозчику в отчетах по графику платежей и заблаговременно формирует платежное поручение. После фактического оказания услуги на основании заказа поставщику регистрируется документ Приобретение услуг и прочих активов.

Вариант 3. Создание документа «Заявка на расходование денежных средств»

Если на предприятии включен контроль заявок на расходование денежных средств (казначейство), задачу напоминания можно решить формированием финансовой заявки:

1. При наступлении события (поступление предоплаты от покупателя) менеджер создает на основании заказа клиента документ Заявка на расходование ДС.
2. В качестве хозяйственной операции выбирается Оплата поставщику (если перевозчик заведен как контрагент) или Прочий расход (в случае экспресс-оплаты наличными через подотчетное лицо).
3. В заявке фиксируется плановая дата расхода, совпадающая с днем передачи груза в транспортную компанию.
4. Кассир или бухгалтер при формировании документов Расходный кассовый ордер или Списание безналичных ДС ориентируется на утвержденные заявки, привязанные к конкретным заказам покупателей.

Вариант 4. Использование типового механизма «Напоминания» БСП

В библиотеке стандартных подсистем (БСП), на базе которой построена конфигурация УТ 11, присутствует персональный инструмент напоминаний, не требующий создания промежуточных финансовых документов:

1. В документе Заказ клиента на командной панели нажмем на кнопку с изображением колокольчика (Напомнить...).
2. В открывшемся окне укажем текст: «Оплатить доставку перевозчику по заказу».
3. Выберем срок напоминания: В указанное время (установив дату и время планируемой отгрузки) или При наступлении события (например, относительно даты отгрузки заказа).
4. В назначенный срок у ответственного пользователя автоматически откроется всплывающее системное окно с активной ссылкой на заказ клиента.

Отражение расходов на доставку в финансовом результате

Проанализируем правильное отражение затрат на услуги перевозчика в управленческом учете, если они не включены в документ реализации покупателю отдельной позицией:

1. По факту получения закрывающих документов от перевозчика оформим документ Приобретение услуг и прочих активов.
2. В строке с услугой доставки укажем статью расходов, у которой в правиле распределения установлено На себестоимость товаров.
3. В качестве аналитики расходов выберем конкретный документ Реализация товаров и услуг.

Такой порядок позволит включить затраты на доставку в себестоимость проданных товаров по конкретной сделке, что обеспечит корректный расчет валовой прибыли и рентабельности продаж без изменения номенклатурного состава первичных документов клиента.