← На главную

В практической работе торговых предприятий возникают ситуации, когда клиент переводит денежные средства за товар напрямую на личную банковскую карту руководителя (генерального директора). С точки зрения официально зарегистрированных кассовых операций и банковских выписок организации такая оплата не проходит по расчетному счету или эквайринговому терминалу. Рассмотрим, как правильно отразить подобную операцию в программе 1С:Управление торговлей 11 штатными средствами, чтобы сохранить корректность управленческого учета и баланс взаиморасчетов с контрагентами.

Вариант 1. Использование виртуальной кассы или управленческого банковского счета

Разберем наиболее прозрачный способ ведения управленческого учета, при котором сохраняется полная цепочка документов: заказ, оплата, отгрузка и взаиморасчеты.

Для реализации этого метода выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел НСИ и создадим отдельный элемент в справочнике Кассы или Банковские счета (например, с наименованием «Управленческая касса» или «Личный счет директора»).
2. Оформим документ оплаты Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС, выбрав созданную управленческую кассу/счет и указав в качестве основания документ Заказ клиента.
3. Проведем документ отгрузки Реализация товаров и услуг. Взаиморасчеты с покупателем закроются в полном объеме.

Преимущество метода: В программе сохраняется сквозная аналитика продаж, история расчетов с клиентом и корректный товарный учет.

Вариант 2. Проведение операции по управленческой организации

Проанализируем ситуацию, когда необходимо полностью разделить официальный и неофициальный документооборот.

Если в системе включен учет по нескольким организациям, можно задействовать специальную управленческую организацию:

1. В документе Заказ клиента и последующем документе Реализация товаров и услуг укажем управленческую организацию вместо основной юридической фирмы.
2. Отразим поступление денежных средств документом Приходный кассовый ордер по управленческой кассе этой организации.

Такой подход позволяет полностью исключить неофициальные продажи из налоговой отчетности и регламентированного учета.

Вариант 3. Оформление документа «Взаимозачет задолженности» или «Списание задолженности»

Посмотрим на сценарий, когда отгрузка товара оформляется штатным документом реализации, но фиксация входящих денежных средств на расчетный счет компании не предусмотрена.

Если у организации существуют официальные обязательства перед руководителем (например, перерасход по документу Авансовый отчет или договор займа от учредителя), выполним взаимозачет:

1. Сформируем документ Реализация товаров и услуг для покупателя, создав дебиторскую задолженность.
2. Оформим документ Взаимозачет задолженности, в котором перенесем долг покупателя на погашение обязательств организации перед директором.

Если задолженность перед директором не фиксируется, долг покупателя за отгруженный товар можно закрыть документом Списание задолженности, отнеся сумму на прочие управленческие расходы или статьи доходов/расходов предприятия.

Вариант 4. Аннулирование заказа и списание товаров на расходы

Выясним причину использования схемы со списанием, когда реализация товара клиенту не должна фиксироваться в официальных отчетах по валовой прибыли и продажам.

Если цель состоит в том, чтобы просто скорректировать складские остатки без отражения выручки:

1. Документ Заказ клиента переводим в статус «Закрыт» или аннулируем.
2. Фактически выданный со склада товар списываем документом Списание товаров на расходы с выбором соответствующей статьи расходов.

Важно: При таком способе теряется аналитика продаж по конкретному контрагенту, а также искажается маржинальность, так как товар списывается по себестоимости без фиксации выручки.

Особенности синхронизации данных с 1С:Бухгалтерией

При использовании способов с виртуальными кассами или ручной корректировкой долга в 1С:Управление торговлей 11 обратим внимание на настройки обмена с конфигурацией 1С:Бухгалтерия предприятия:

1. В настройках синхронизации данных необходимо настроить правила фильтрации, чтобы документы по управленческим кассам и организациям не выгружались в бухгалтерскую базу.
2. Если документы списания задолженности или реализации выгружаются в бухгалтерскую программу, необходимо контролировать их проведение на стороне бухгалтерского учета, чтобы избегать необоснованного возникновения налоговых обязательств.