← На главную

При расчете заработной платы и взносов в конфигурациях 1С:Управление производственным предприятием 1.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда по сотруднику, находившемуся весь месяц в невыходах (или на больничном), при проведении документов появляется информационное сообщение:

«Внимание! При формировании проводок обнаружены сотрудники, по которым нет данных для формирования проводок по страховым взносам. Сотрудники по которым сформированы проводки по страховым взносам по начислениям нарастающим итогом с начала года: ...»

Разберем детально, почему программа выдает это предупреждение, является ли оно ошибкой и каков правильный алгоритм действий при регистрации отсутствий и перерасчетов прошлых периодов.

Механика распределения взносов по счетам затрат

Для того чтобы сформировать бухгалтерские проводки по начисленным страховым взносам (документ Отражение зарплаты в регл учете или процедура расчета взносов), системе необходимо определить счета затрат и аналитику (статьи затрат, подразделения, номенклатурные группы). Алгоритм программы работает по строгому каскадному принципу:

1. Распределение по текущим начислениям расчетного месяца: программа анализирует способы отражения в бухучете, привязанные к начислениям текущего месяца (оклад, премии, надбавки), и распределяет взносы пропорционально базам этих начислений.
2. Распределение по доходам нарастающим итогом с начала года: если в текущем расчетном месяце у сотрудника нет облагаемой базы (начисления равны нулю из-за отсутствий, либо были только необлагаемые выплаты), алгоритм обращается к данным о доходах и способах их отражения за предыдущие месяцы текущего календарного года.
3. Отражение на предопределенный счет по умолчанию (счет 91.02): если распределить базу не удается даже по итогам года, взносы относятся на прочие расходы.

Таким образом, появление данного сообщения — это информационное предупреждение, а не фатальная ошибка. Система уведомляет бухгалтера о том, что для сотрудника был задействован второй вариант алгоритма: распределение выполнено по структуре затрат предыдущих месяцев года.

Причины возникновения ситуации

Проанализируем типовую ситуацию: в октябре сотруднику начислена зарплата, в ноябре он отсутствовал, а в декабре принес больничный лист, открытый с конца октября по начало декабря. При закрытии ноября формируется расчет взносов.

В этом сценарии сообщение возникает по следующим причинам:

1. Отсутствие базы начислений в расчетном месяце: в ноябре сотрудник ничего не заработал, поэтому отсутствуют начисления, указывающие конкретные счета затрат для текущего месяца.
2. Нарушение хронологической последовательности ввода документов: если больничный лист зарегистрирован и проведен декабрем, а зарплата закрывается за ноябрь, то сторнирование октябрьского заработка в ноябре еще не произошло (оно отразится в декабре).
3. Неверные настройки способов отражения: если у сотрудника ранее вводились натуральные доходы или разовые выплаты, у которых в виде расчета был ошибочно указан способ Не отражать в бухучете, программа теряет базу для сопоставления.

Пошаговый порядок действий для корректного учета

Разберем правильный порядок оформления невыходов, расчетных документов и контроля результатов.

Шаг 1. Регистрация невыходов в межрасчетный период

Если сотрудник не выходил на работу в ноябре, но подтверждающих документов еще нет, нельзя просто оставлять табель пустым или игнорировать сотрудника в расчетных документах. Оформим невыход:

1. Перейдем в документ Невыходы в организациях.
2. Зарегистрируем период отсутствия сотрудника с видом расчета «Отсутствие по невыясненной причине».
3. Проведем документ. При расчете заработной платы за ноябрь (документ Начисление зарплаты работникам организаций) по сотруднику зафиксируется нулевая сумма заработка за отработанные дни отсутствия.

Шаг 2. Проведение расчета страховых взносов и отражения в учете

Выполним расчет взносов за ноябрь:

1. Создадим и рассчитаем документ Начисление страховых взносов за ноябрь.
2. Сформируем документ Отражение зарплаты в регл учете.
3. При появлении информационного сообщения о формировании проводок нарастающим итогом с начала года проверим вкладку «Проводки»: суммы страховых взносов должны распределиться на рабочие счета затрат сотрудника (например, 20, 25, 26, 44) пропорционально его заработку за предыдущие месяцы текущего года.
4. Если проводки легли на корректные производственные счета и на счет 91.02 ничего ошибочно не ушло, результат признается верным, предупреждение можно пропустить.

Шаг 3. Регистрация больничного листа и перерасчет в следующем месяце

Когда в декабре сотрудник предоставляет закрытый листок нетрудоспособности, действуем в следующем порядке:

1. Введем документ Начисление по больничному листу с датой документа и периодом регистрации «Декабрь». Укажем период нетрудоспособности с 26 октября по 01 декабря.
2. Программа автоматически рассчитает пособие и выполнит сторнирование начисленной ранее зарплаты за дни с 26 по 31 октября.
3. В декабрьском документе Начисление страховых взносов перейдем на вкладку «Перерасчеты» или рассчитаем взносы за декабрь: программа автоматически уменьшит облагаемую базу и сторнирует излишне исчисленные в октябре страховые взносы.

Диагностика и проверка регистров

Если распределение взносов сформировалось некорректно или суммы ушли на счет 91.02, выполним диагностику регистров:

1. Сформируем отчет «Анализ начислений сотрудникам организаций» и проверим колонку «Учтено в формировании проводок» — в ней не должно быть пустых значений по облагаемым доходам.
2. Откроем регистр накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов с отбором по проблемному сотруднику. Сравним реквизиты «Период» и «Дата получения дохода» для выявления расхождений между расчетными периодами и периодами действия начислений.
3. Проверим справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете у основных плановых начислений сотрудника: в свойствах видов расчетов переключатель должен стоять в положении «По данным о сотруднике и его плановых начислениях».