Рассмотрим довольно распространенную, но от этого не менее неприятную ситуацию при работе в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП (и ПРОФ версиях). Допустим, у нас есть работник, который оформлен в основной организации (головном подразделении), а также числится в филиале как внутренний совместитель. За определенный месяц (например, за май) по сотруднику в филиале проведен документ отсутствия — болезнь, прогул, отпуск без сохранения заработной платы или неявка. При начислении зарплаты мы видим логичный нулевой результат по доходам в филиале. Однако, при расчете взносов программа почему-то удерживает суммы по филиалу, хотя базы для их начисления там нет. При этом в головной организации сотрудник отработал полный месяц и получил стандартный доход.
Проанализируем данную ситуацию подробно, выясним причину такого поведения программы и разберем по шагам, как исправить этот недочет.
Чтобы понять, откуда берутся «фантомные» взносы, давайте посмотрим на архитектуру самой программы 1С:ЗУП. Главная особенность заключается в том, что учет доходов для исчисления страховых взносов, а также расчет НДФЛ ведутся не в разрезе конкретных элементов справочника Сотрудники (то есть не по отдельным трудовым договорам), а в целом по элементу справочника ФизическиеЛица в рамках всей организации, включая все ее обособленные подразделения и филиалы.
Алгоритм программы работает следующим образом:
Именно на третьем этапе происходит сбой. При наличии нулевого дохода в одном из подразделений (из-за проведенного документа неявки) алгоритм пропорционального распределения дает так называемый «перекос». В результате часть взносов с основного места работы ошибочно перебрасывается на филиал. Эта проблема известна еще с 2018 года и особенно часто проявляется, когда головная организация и филиал имеют разные регистрации в ИФНС и фондах.
Разберем по шагам, какие отчеты и регистры нам необходимо проверить, чтобы подтвердить, что мы столкнулись именно с ошибкой распределения.
Анализ взносов в фонды (раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам»). Главное правило при поиске подобных ошибок — делайте отбор исключительно по физическому лицу, а не по сотруднику. Если вы сделаете отбор по сотруднику филиала, вы не увидите общую картину и можете упустить суммы, пришедшие с головного подразделения.УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов. Проверьте, есть ли там движения за проблемный месяц. Обратите внимание, что для корректного расчета взносов за месяц (например, май) в регистре должна быть запись с датой получения дохода, соответствующей концу месяца (например, 31.05).ИсчисленныеСтраховыеВзносы. Посмотрите, есть ли там записи по филиалу за расчетный месяц. Часто бывает так, что сумма по филиалу есть, а по головной организации она меньше ровно на эту же величину. Это явно указывает на перераспределение общей базы.Поскольку типовой алгоритм распределения при нулевых доходах внутреннего совместителя дает сбой, рассмотрим несколько практических методов корректировки ситуации.
Во многих случаях ошибка возникает из-за нарушения последовательности начисления зарплаты. Мы рекомендуем строго следить за тем, как создаются документы. Если филиал не выделен на самостоятельный баланс, старайтесь рассчитывать начисления и взносы по всем местам работы физического лица одновременно, в одном документе НачислениеЗарплатыИВзносов. Если документы все же раздельные, сначала проводите документы по основному месту работы, а только затем — по внутреннему совместительству.
Самый простой способ, к которому прибегают бухгалтеры при возникновении «перекоса» — ручное исправление распределенных сумм.
НачислениеЗарплатыИВзносов.Таким образом, общая сумма исчисленных взносов по физическому лицу не изменится, но они будут полностью отнесены к тому подразделению, где сотрудник фактически получал доход.
Если месяц уже закрыт или ручная корректировка в исходном документе невозможна, воспользуемся техническим документом ПереносДанных. Этот способ требует внимательности, так как мы будем работать с регистрами напрямую.
ПереносДанных.УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов и ИсчисленныеСтраховыеВзносы.После проведения документа обязательно переформируйте отчет Анализ взносов в фонды, чтобы убедиться, что сальдо по филиалу стало нулевым, а по головной организации приняло верные значения.
Перед окончательным закрытием квартала и формированием отчетности РСВ мы настоятельно рекомендуем использовать штатный документ ПерерасчетСтраховыхВзносов. Заполните его за отчетный период по физическому лицу. Программа проанализирует совокупный доход по всем местам работы с начала года и, возможно, автоматически скорректирует перекосы между регистрациями в налоговых органах. Если система выявит ошибки распределения, она сформирует записи с плюсом по одному подразделению и с минусом по другому, выравнивая общую картину.
Подводя итог, помните: при анализе любых налогов и взносов в 1С:ЗУП всегда отталкивайтесь от физического лица целиком. Только так вы сможете увидеть полную базу налогообложения и избежать ошибок при формировании регламентированной отчетности по филиалам.