В программах для малого бизнеса, таких как 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), кадровый учет часто упрощен по сравнению со специализированными решениями вроде 1С:ЗУП. Тем не менее, задача контроля отпусков стоит перед любым руководителем. Нам необходимо не только зафиксировать факт отсутствия человека, но и сделать так, чтобы система учитывала это при планировании работ, заказов и расчете заработной платы. В этой статье мы подробно разберем, как настроить учет отпусков, используя как стандартные документы, так и механизмы ресурсного планирования.
Начнем с того, что в современных редакциях 1С:УНФ (начиная с версии 1.6.20) разработчики добавили прямой инструмент для фиксации отсутствия. Проанализируем, где он находится и как работает. Перейдем в раздел Персонал и найдем журнал документов Отпуска. Если вы не видите этого пункта, проверьте настройки программы (Настройки — Еще больше возможностей — Персонал), должна быть включена опция ведения кадрового учета.
Рассмотрим процесс заполнения документа:
Важно понимать: в отличие от полноценного кадрового учета, 1С:УНФ в типовой поставке не рассчитывает остатки дней отпуска автоматически. Система просто фиксирует период. Чтобы понимать, сколько дней осталось у сотрудника, мы рекомендуем либо использовать дополнительные расширения, либо фиксировать накопленные дни в дополнительных реквизитах карточки сотрудника.
Один из самых эффективных способов отслеживания отпусков, упомянутый в обсуждении, — это использование механизма Ресурсов. Это особенно актуально, если ваши сотрудники являются исполнителями в заказах-нарядах или производственных операциях. Разберем эту схему подробнее.
В 1С:УНФ сотрудник может быть привязан к объекту под названием Ресурс. Это позволяет системе «видеть» его доступность в календаре планирования. Когда мы проводим документ «Отпуск», информация об этом должна отразиться в графике работы этого ресурса.
Посмотрим, как это настроить:
Это критически важно для менеджеров. Когда они будут пытаться назначить задачу на сотрудника через «Планировщик ресурсов», система подсветит эти дни красным или просто не даст выбрать человека, так как он официально находится в отпуске. Таким образом, мы исключаем риск ошибки при распределении нагрузки.
Выясним, какие отчеты помогут нам оперативно увидеть общую картину по всем сотрудникам. В программе есть несколько ключевых точек контроля:
1. Отчет «График работы»
Этот отчет находится в разделе «Персонал». Он позволяет вывести сетку по дням месяца, где будут отмечены выходы и отсутствия. Мы можем настроить фильтры по подразделениям или конкретным должностям. Периоды отпусков здесь отображаются в соответствии с проведенными документами.
2. Планировщик ресурсов
Это наиболее наглядный визуальный инструмент. Если все сотрудники заведены как ресурсы, открыв планировщик, вы увидите «дыры» в графике. Это и есть периоды отпусков. Мы можем переключать виды (день, неделя, месяц), чтобы оценить укомплектованность штата в конкретный период времени.
3. Отчет «Учет времени»
Здесь мы можем проанализировать фактически отработанное время и сопоставить его с плановым. Если документ «Отпуск» зафиксировал отсутствие, то в табеле (учете времени) эти часы не будут учитываться как рабочие, что напрямую повлияет на итоговые показатели эффективности.
Разберем важный нюанс: как оплачивать отпуска. В 1С:УНФ нет автоматического расчета среднего заработка для отпускных выплат. Рассмотрим алгоритм действий бухгалтера или управленца:
Несмотря на ручной расчет суммы, наличие документа «Отпуск» помогает нам не забыть про сам факт выплаты и корректно заполнить табель рабочего времени, чтобы основная зарплата (оклад) начислилась только за фактически отработанные дни. Для автоматизации вычислений можно использовать решение для расчета отпуска и больничного листа в 1С:УНФ.
Если ваша компания растет и ручной учет остатков дней или расчет среднего заработка становится трудоемким, проанализируем вариант интеграции. Программа 1С:УНФ поддерживает типовую синхронизацию с 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
В такой схеме:
Это оптимальный вариант для компаний, где штат превышает 20-30 человек, так как он минимизирует человеческий фактор и ошибки в расчетах с персоналом. При необходимости настроить обмен данными подойдёт обработка для переноса документов по зарплате из ЗУП в УНФ.
Для того чтобы сделать учет «оптимальным», как просил автор темы на форуме, рекомендуем внедрить следующие правила:
Во-первых, назначьте ответственного за ведение графиков. Если информация об отпуске не попадет в систему вовремя, менеджеры по продажам или производству могут пообещать клиенту сроки выполнения работ, которые физически невозможно соблюсти из-за отсутствия ключевого специалиста.
Во-вторых, используйте Дополнительные сведения в карточке сотрудника для хранения даты последнего отпуска или количества накопленных дней. Это позволит выводить данную информацию в списки сотрудников и отчеты без изменения кода конфигурации.
В-третьих, регулярно проверяйте отчет «План-фактный анализ рабочего времени». Он покажет расхождения между тем, что было запланировано в графиках ресурсов, и тем, что фактически попало в документы начисления. Это лучший способ найти «забытые» или неоформленные отпуска.
Таким образом, даже в ограниченном функционале 1С:УНФ можно выстроить прозрачную систему контроля отпусков, если грамотно комбинировать документы кадрового учета и механизмы планирования ресурсов.