Как получить количество сотрудников и число сотрудников в отпуске на конкретную дату в 1С:ЗУП 3.1?

При работе в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 часто возникает задача оперативного получения аналитики по численности персонала. Рассмотрим, как правильно настроить отчеты, чтобы вывести общее количество сотрудников и отдельно посчитать тех, кто находится в отпуске на определенную дату.

Выбор подходящего отчета для анализа численности

Для решения поставленной задачи мы можем использовать два основных отчета: Штатные сотрудники и Отсутствия сотрудников. Давайте разберемся, в чем их принципиальное отличие:

1. Отчет «Штатные сотрудники»: ориентирован на списочную численность. Чтобы увидеть в нем всех сотрудников, включая тех, кто находится в отпуске, нам необходимо внимательно проверить Отборы. Зачастую там по умолчанию установлен отбор Состояние = Работа. Если мы снимем этот фильтр, отчет покажет всех лиц, числящихся в штате на указанную дату.
2. Отчет «Отсутствия сотрудников»: изначально настроен на вывод состояний, отличных от работы. Этот отчет удобнее всего использовать для детализации по видам отпусков, больничных и иных неявок.

Шаг 1: Настройка общего количества сотрудников

Для формирования корректной цифры общего количества персонала выполним следующие действия:

• Откроем отчет Штатные сотрудники.
• В поле На дату установим нужное число.
• Перейдем в раздел Настройки и выберем Расширенный режим.
• Проверим вкладку Отборы: если установлен фильтр по состоянию, его необходимо отключить или изменить так, чтобы он не отсекал нужные нам категории персонала.

Шаг 2: Вывод количества сотрудников в отпуске через пользовательские поля

Чтобы получить «цифру» по отпускникам, воспользуемся механизмом Пользовательские поля в системе компоновки данных (СКД). Это позволит нам не просто вывести список, а посчитать итоговое количество.

Разберем процесс настройки по шагам:

1. В настройках отчета Отсутствия сотрудников перейдем на вкладку Поля.
2. Создадим Новое пользовательское поле типа Выражение.
3. В качестве выражения укажем логику, которая будет помечать отпускников единицей. Например:

Выбор
    Когда Состояние = "Отпуск" Тогда 1
    Иначе 0
Конец

Далее настроим Ресурсы:

• Перейдем на вкладку Ресурсы в настройках СКД.
• Добавим созданное нами поле и укажем для него функцию Сумма().
• Теперь при выводе отчета система автоматически просуммирует всех сотрудников, попадающих под условие отпуска, и выведет итоговую цифру в конце группировки.

Почему важно использовать правильные настройки?

Часто пользователи сталкиваются с тем, что в отчетах не видны нужные состояния. Это происходит не потому, что программа не учитывает данные, а из-за того, что отчет фильтрует их по Видам состояний. При работе с отчетом Отсутствия сотрудников мы получаем доступ к регистрам сведений, где хранятся записи обо всех видах отпусков (основные, по уходу за ребенком, по беременности и родам). Анализируя эти данные через Пользовательские поля, мы получаем максимально точный управленческий отчет.

Рекомендации по контролю данных

Для того чтобы отчетность была достоверной, необходимо соблюдать несколько правил:

• Убедитесь, что все документы Отпуск, Больничный лист и Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) проведены в системе.
• Если сотрудник не попал в отчет, первым делом проверьте, не истек ли срок его документа Отпуск к выбранной дате.
• Для формирования отчета по всем состояниям используйте стандартный Универсальный отчет, если стандартных настроек специализированных отчетов не хватает для решения вашей специфической задачи по группировке.

Применяя данные методы, вы сможете оперативно получать точные сведения о составе персонала на любую дату, исключая ошибки ручного подсчета.