Оформление сотрудника, который должен выполнять обязанности в двух разных подразделениях по сложному графику (например, чередуя дни недели), часто вызывает вопросы у расчетчиков и кадровиков. Рассмотрим доступные в 1С:ЗУП методы решения этой задачи, их преимущества и ограничения.
Этот способ является наиболее предпочтительным, если юридически трудовая функция остается прежней, а меняется только место выполнения работы или объем нагрузки. Подработка позволяет назначить сотруднику дополнительный график и начисления, связанные с другим подразделением, без необходимости оформления полноценного внутреннего совместительства.
Преимущество этого метода в том, что вам не нужно оформлять новые кадровые приказы и подавать лишние отчеты в СФР, так как юридически трудовой договор не меняется.
Если работа в разных подразделениях подразумевает разные трудовые функции или жесткие требования к разделению учета, стоит рассмотреть внутреннее совместительство.
В этом случае в программе создается новый «Сотрудник» (на основании того же физического лица). Это позволяет вести полностью независимый учет по каждому месту работы:
Однако помните, что при таком подходе на каждого «сотрудника» нужно оформлять отдельный трудовой договор и подавать сведения в ЕФС-1, что увеличивает административную нагрузку на кадрового специалиста.
Если ваши подразделения физически находятся в разных местах, в программе можно использовать механизм Территорий. Это позволяет:
Привязать начисления к конкретной территории (в настройках структуры предприятия) без создания дополнительных трудовых договоров. При заполнении табеля программа учтет работу на разных территориях, что поможет в дальнейшем разнести затраты по бухгалтерским счетам, если для этих территорий настроены соответствующие способы отражения.
Разберем важные аспекты, которые следует учитывать при принятии решения:
1. Цели учета: Если главная цель — получение корректных проводок, то достаточно использовать подработки или территории. Если же необходим строгий учет невыходов (больничных, отпусков) в разрезе каждого места работы, совместительство будет более прозрачным инструментом.
2. Расчет среднего заработка: Помните, что при использовании двух разных «сотрудников» (совместительство) расчет среднего заработка для отпускных или командировочных будет производиться раздельно по каждому договору. Это может быть как преимуществом, так и недостатком, в зависимости от системы оплаты труда.
3. Отчетность: Внимательно оценивайте необходимость подачи отчетов. Если вы оформляете подработку, то кадровые данные не попадают в отправку, что экономит время. При приеме на работу по совместительству — отчетность обязательна.
Рекомендация: Начните с тестирования механизма подработок. Это самый «легкий» способ, который позволяет избежать дублирования карточек сотрудников в базе, при этом обеспечивая необходимую детализацию начислений в разрезе подразделений. Если функционала подработок окажется недостаточно для ваших специфических задач (например, при расчете особых доплат или специфических графиков), переходите к оформлению внутреннего совместительства.
Проанализируйте, какие именно проводки вы хотите видеть после закрытия месяца. Если подразделения используются исключительно для аналитики затрат, настройте СпособыОтраженияЗарплатыВБухучете с привязкой к начислениям. Это позволит корректно распределять расходы, даже если сотрудник формально числится в одном подразделении.