В практике кадрового учета и расчета заработной платы нередко возникают ситуации, когда сотрудник, находясь в официальной командировке, по тем или иным причинам не выходит на связь или не является на место выполнения служебного задания. В системе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 такие случаи требуют особого внимания, так как один период времени (командировка) перекрывается другим (неявка). Рассмотрим подробно, как правильно настроить программу, чтобы в печатной форме Т-13 за конкретный день отобразился код «НН» вместо кода «К», и как это влияет на расчеты.
Для начала проанализируем, как 1С:ЗУП 3.1 определяет, какой код поставить в табель, если на один и тот же день введены два разных документа. В программе существует понятие «приоритета видов расчета». Каждый вид начисления (например, Оплата по среднему заработку (командировка)) имеет список вытесняющих его начислений.
Посмотрим на ситуацию со стороны программы: если у нас уже есть проведенный документ Командировка, он зафиксировал состояние сотрудника как «Командировка». Когда мы вводим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), программа должна понять, что это новое отсутствие является более важным (приоритетным) и должно «вытеснить» оплату по среднему заработку за этот день.
Важный момент: в перечислении Состояния сотрудника код «Отсутствие по невыясненным причинам» технически стоит выше, чем «Командировка». Это означает, что кадровый учет в системе изначально спроектирован так, чтобы неявка имела преимущество при отображении в отчетах.
Выясним причину, по которой «НН» может не отображаться в табеле автоматически. Чаще всего это связано с настройками видов расчета. Выполним следующие действия для проверки:
Командировка (или то начисление, которое используется для оплаты среднего заработка в командировке).Отсутствие по невыясненной причине.Командировка относительно документов отсутствия.После сохранения этих настроек система будет автоматически «забивать» период командировки периодом неявки в тех днях, где они пересекаются.
Рассмотрим порядок действий кадровика и бухгалтера при обнаружении неявки внутри уже рассчитанной командировки:
Шаг 1. Ввод отсутствия. Создадим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на дату фактического прогула (например, на 03.12). В поле «Причина отсутствия» выберем Отсутствие по невыясненным причинам.
Шаг 2. Анализ пересечения. При проведении документа система выдаст предупреждение о том, что период пересекается с документом Командировка. Это штатная ситуация. Программа произведет запись в регистр сведений Состояния сотрудников, где новая запись об отсутствии перекроет запись о командировке на этот день.
Шаг 3. Пересчет начислений. Если командировка уже была оплачена в текущем месяце, то при расчете зарплаты за месяц программа автоматически создаст сторнирующие записи. Сумма среднего заработка за день неявки будет удержана (отсторнирована), так как фактически работа (или выполнение поручения) не велась.
Проанализируем правомерность использования кода НН (код 30) в окончательном табеле. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, код «НН» ставится до выяснения обстоятельств. Как только сотрудник представит объяснительную или больничный лист, код должен быть уточнен (например, на «ПР» — прогул или «Б» — больничный).
Однако, как справедливо замечено в профессиональных обсуждениях, код НН является временным техническим инструментом. Если до момента закрытия табеля и подписания формы Т-13 причина не установлена, НН остается в документе. Но помните: для целей начисления зарплаты этот день не оплачивается.
Нюанс с суточными: Стоит учитывать, что даже при прогуле внутри командировки сотрудник физически находится в другом городе. С точки зрения ТК РФ, суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни. Однако оплата по среднему заработку за день прогула не производится. В 1С:ЗУП документ Отсутствие прекращает начисление среднего заработка, но не влияет на расчет суточных, если они оформлены отдельным документом (например, Доход в натуральной форме или через Зарплата — Начисления), если только вы вручную не скорректируете период проживания/пребывания.
Рассмотрим ситуацию, когда стандартный механизм отклонений не дает нужного результата в печатной форме. В 1С:ЗУП 3.1 основным режимом работы является метод отклонений (регистрация фактов отсутствия документами). Но если ваше предприятие использует сплошное табелирование через документ Табель, действия будут следующими:
В документе Табель за соответствующий месяц найдем нашего сотрудника. На дату 03.12 мы увидим, что программа автоматически поставила К. Если нам нужно принудительно изменить это значение:
К на НН.Внимание! Ручная правка документа Табель — это крайняя мера. Она «разрывает» связь между фактическими кадровыми документами и расчетным листком. Мы рекомендуем добиваться корректного отображения именно через настройку приоритетов начислений и ввод документов отклонений.
Если вы анализируете проблему программно, обратите внимание на логику работы запросов в модулях менеджеров отчетов по табелям. Система собирает данные из нескольких источников:
Начисления (фактически начисленные виды времени).ДанныеОперативногоУчетаРабочегоВремени.СостоянияСотрудников.Приоритет в Т-13 отдается тем записям, которые имеют более высокий приоритет в настройках видов расчета. В программном коде это обрабатывается функцией определения фактически отработанного времени, где периоды отсутствий «накладываются» на плановые графики и ранее введенные отклонения.
Для проверки вытеснения можно использовать следующий алгоритм в консоли запросов:
ВЫБРАТЬ
Регистратор,
ВидРасчета,
ПериодДействияНачало,
ПериодДействияКонец
ИЗ
РегистрРасчета.Начисления
ГДЕ
Сотрудник = &Сотрудник
И ПериодДействия МЕЖДУ &ДатаНач И &ДатаКон
Если вы увидите, что период Командировки не «разорвался» записью Неявки, значит, настройки приоритетов в справочнике Начисления не вступили в силу или были настроены некорректно.
Подводя итог, можно сказать: чтобы увидеть «НН» вместо «К» в табеле Т-13 в 1С:ЗУП 3.1, не нужно ломать логику программы. Достаточно:
Отсутствие по невыясненной причине является вытесняющим для Командировки в настройках начислений.Начисление зарплаты и взносов произошло сторнирование оплаты за этот день.Такой подход обеспечит чистоту учета, корректность расчета среднего заработка для будущих периодов и правильное формирование отчетности в СФР.