В практике кадрового учета нередко возникают сложные ситуации, когда сотрудник, находясь в официальной служебной поездке, совершает дисциплинарный проступок или просто не выходит на связь. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 корректное отражение такого события требует внимания не только к расчету среднего заработка, но и к правильному заполнению унифицированной формы табеля учета рабочего времени (Т-13). Проанализируем ситуацию, когда внутри длительной командировки возник день неявки, и выясним, как настроить систему так, чтобы коды «К» (командировка) и «НН»/«П» (неявка/прогул) отображались верно.
Рассмотрим наиболее надежный способ, который гарантирует корректное формирование табеля Т-13 даже в тех случаях, когда в организации четко разделены права доступа между кадровиком и расчетчиком. Этот метод заключается в «разрыве» периода командировки на два отдельных документа.
Разберем этот процесс по шагам на примере ситуации из темы (командировка с 01.09 по 04.10, неявка 30.09):
Командировка, которым был зарегистрирован период с 01.09 по 04.10.Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на дату 30.09. Это позволит системе зафиксировать код «НН» или «П» в табеле именно за этот день.Командировка для оставшегося периода — с 01.10 по 04.10. Обратите внимание, что расчет среднего заработка во второй части должен соответствовать условиям исходной поездки.Важный нюанс: Если вы используете документ Возврат из командировки, помните, что он полностью прекращает состояние командировки для сотрудника. Если поездка продолжается после дня прогула, использование «Возврата» приведет к тому, что во все последующие дни система будет проставлять код «Я» (Явка), что является ошибкой.
Проанализируем более автоматизированный подход. В платформе 1С реализован механизм приоритетов начислений, который определяет, какой документ «главнее» при наложении периодов. Если мы хотим, чтобы прогул автоматически «побеждал» командировку в табеле и расчетах, нам необходимо проверить настройки видов расчета.
Рассмотрим подробнее алгоритм настройки:
Командировка (или Командировка (внутрисменная), если актуально).Прогул, Неявка по невыясненным причинам или Отсутствие по болезни (без оплаты). Если их там нет, необходимо нажать кнопку Добавить и выбрать соответствующие виды отсутствий из списка.После такой настройки, если мы введем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на 30.09, система сама поймет, что в этот день оплата по среднему заработку за командировку должна быть сторнирована (отменена), а в табеле должен приоритетно отобразиться код неявки.
Часто пользователи жалуются: «Я внес прогул, разделил командировку, но в печатной форме Т-13 все равно стоит старое значение!». Выясним причину этой ситуации. В 1С:ЗУП 3.1 существует документ Табель, который является «снимком» рабочего времени. Если этот документ уже был создан и проведен расчетчиком до того, как кадровик внес изменения в командировку, данные в нем не обновятся автоматически.
Посмотрим на пример решения:
Табель ежемесячно, после любых правок в командировках его необходимо перезаполнить.Табель в тех месяцах, где нет сложного учета времени (внутрисменных отсутствий, специфических графиков). Без него программа строит отчет Т-13 «на лету» прямо из первичных документов (Командировка, Больничный, Отсутствие).Проанализируем ситуацию с точки зрения формирования отчетности в Социальный фонд (бывший ПФР). Дни командировки и дни прогула в стаже сотрудника отражаются по-разному. Разделение командировки через механизм «Исправить» или использование корректного вытеснения позволяет системе сформировать в регистре Параметры периодов стажа ПФР три четкие записи:
КОМАНД или обычный стаж в зависимости от настроек).ПРОГУЛ или исключаемый период).Это критически важно для корректного заполнения подразделов формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ), так как ручная корректировка стажа в конце года — процесс трудозатратный и чреват ошибками.
Как отмечалось в обсуждении на форуме, в крупных компаниях часто возникают конфликты между кадровой и расчетной службами. Для минимизации ошибок при регистрации неявок во время командировок можно рекомендовать следующее:
1. Настройка прав: Предоставьте кадровикам доступ к созданию документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), но ограничьте возможность его проведения в закрытых периодах.
2. Использование внутрисменных отсутствий: Если сотрудник отсутствовал не весь день, а, например, полдня, необходимо включить соответствующую опцию в Настройках состава начислений и удержаний. Тогда документ Отсутствие позволит указать часы прогула внутри дня командировки.
Разберем пример кода, который может использоваться программистами для программного анализа пересечений (хотя типовых инструментов обычно достаточно):
// Пример логики проверки пересечения периодов командировки и неявок
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Командировки.Сотрудник,
| Командировки.ДатаНачала,
| Командировки.ДатаОкончания
|ИЗ
| Документ.Командировка КАК Командировки
|ГДЕ
| Командировки.Проведен = ИСТИНА
| И Командировки.Сотрудник = &Сотрудник
| И &ДатаПрогула МЕЖДУ Командировки.ДатаНачала И Командировки.ДатаОкончания";
Подводя итог, можно сказать, что наиболее «чистым» с точки зрения методологии 1С является именно способ с разделением (исправлением) исходного документа командировки. Он прозрачен для проверяющих, корректно двигает регистры стажа и не требует сложной донастройки приоритетов, если они по какой-то причине были изменены ранее.