При ведении учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда при повторном приеме сотрудника на работу программа начинает «наверстывать» стандартные налоговые вычеты за все прошлые месяцы текущего года. Рассмотрим ситуацию: сотрудник работал с января по апрель, затем уволился и снова был принят в ту же организацию в октябре. При расчете октябрьской зарплаты система автоматически применяет вычеты не только за октябрь, но и за май, июнь, июль, август и сентябрь. Разберем, почему это происходит и как правильно настроить программу, чтобы расчет соответствовал требованиям законодательства.
Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С, проанализируем правовую базу. Согласно статье 218 Налогового кодекса РФ, стандартный налоговый вычет на детей предоставляется за каждый месяц налогового периода (календарного года) до тех пор, пока доход сотрудника не превысит 350 000 рублей.
Однако контролирующие органы (Минфин и ФНС) указывают на важный нюанс. Если в течение года трудовой договор с сотрудником расторгался, налоговый агент (работодатель) обязан предоставлять вычеты только за те месяцы, в которых сотрудник фактически состоял в трудовых отношениях. Рассмотрим позицию Минфина (например, Письмо от 15.02.2018 № 03-04-05/9296): работодатель не имеет права уменьшать налоговую базу на суммы вычетов за те периоды, когда человек был официально безработным или не имел действующего договора с данной организацией.
Важный момент для сотрудника: Если у человека были «дыры» в трудовом стаже в течение года, он имеет право получить вычеты за эти месяцы самостоятельно, подав декларацию 3-НДФЛ в налоговую инспекцию по окончании года. Работодатель же при повторном приеме должен начинать расчет «чистого» периода работы.
Выясним причину такого поведения программы. В алгоритмах 1С заложен принцип «накопления» прав на вычеты в рамках налогового периода. Если программа видит, что право на вычет у физического лица зарегистрировано с начала года, но за определенные месяцы доход отсутствовал (и, соответственно, вычет не применялся), она считает своим «долгом» применить все накопленные вычеты в первом же месяце, где появился доход.
В конфигурации ЗУП 2.5 данные о вычетах хранятся в привязке к справочнику ФизическиеЛица. Даже если вы создаете нового Сотрудника при повторном приеме, он все равно ссылается на то же ФизическоеЛицо, и программа видит всю историю его прав на льготы.
Разберем по шагам, как ограничить «аппетиты» программы и заставить её считать вычеты только за периоды фактической работы.
Физические лица.Посмотрим на пример правильного заполнения периодов в данном случае:
Чтобы реализовать это в интерфейсе ЗУП 2.5, необходимо использовать документ Ввод сведений о стандартных вычетах по НДФЛ. Рассмотрим подробнее процедуру:
Ввод сведений о стандартных вычетах по НДФЛ.Проанализируем ситуацию, когда сотрудник в промежутке между увольнением и приемом к вам работал в другом месте. В этом случае работодатель при расчете октябрьской зарплаты обязан учитывать доход, полученный в других организациях, чтобы контролировать лимит в 350 000 рублей.
Для этого в программе 1С:ЗУП 2.5 необходимо:
Если вы внесете доходы за май–сентябрь, программа будет видеть, что база для НДФЛ росла, но вычеты там не применялись (или применялись другим работодателем). Если же доходов не было, и вы оставите эти поля пустыми, программа снова может попытаться применить вычеты за «пустые» месяцы, если периоды действия вычетов настроены как единый непрерывный интервал. Именно поэтому разделение периодов в настройках НДФЛ является приоритетным решением.
После того как мы внесли изменения в периоды действия вычетов, необходимо пересчитать октябрьскую зарплату. Рассмотрим, как это сделать правильно:
Начисление зарплаты сотрудникам организаций за октябрь.Если сумма все равно превышает положенную за один месяц, проверьте регистр сведений Предоставление стандартных вычетов по НДФЛ. Иногда там могут «зависать» некорректные записи, которые мешают автоматическому расчету.
Резюме: Основной способ борьбы с «лишними» вычетами в ЗУП 2.5 — это жесткое ограничение периодов действия права на вычет. Всегда требуйте от сотрудника при повторном приеме новое заявление на вычеты и регистрируйте его в программе новой датой, закрывая старый период действия на дату увольнения.