← На главную

Ситуация, когда сотрудник увольняется и через короткий промежуток времени (в течение одного календарного года) вновь принимается на работу в ту же организацию, является стандартной для кадрового учета. Однако в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 этот процесс имеет свои тонкости, особенно в части предоставления стандартных налоговых вычетов по НДФЛ. Неправильные настройки могут привести к тому, что программа начнет необоснованно «сторнировать» (отменять) вычеты за прошлые месяцы, когда сотрудник еще работал в первый раз. Разберем детально, почему это происходит и как правильно настроить учет.

Почему происходит сторнирование вычетов за прошлые периоды?

Проанализируем механику работы программы. В 1С:ЗУП 3.1 учет всех данных для целей исчисления НДФЛ ведется не в разрезе элементов справочника Сотрудники, а в разрезе справочника Физические лица. Это критически важный момент. Даже если у вас создано два разных сотрудника (один уволенный, другой принятый), для налоговой они являются одним и тем же физическим лицом с единым идентификатором (ИНН/СНИЛС).

Когда вы начисляете зарплату после повторного приема, программа анализирует совокупный доход физического лица с начала года. Сторнирование вычетов за прошлые месяцы (например, за август и сентябрь в октябре) обычно происходит по двум основным причинам:

1. Превышение предела дохода: Стандартный вычет на ребенка предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысил 350 000 рублей. Если программа «видит» резкий скачок дохода, она пересчитывает право на вычеты с того месяца, где, по ее мнению, лимит был превышен.
2. Дублирование данных о доходах: Это самая частая ошибка. При приеме нового сотрудника бухгалтер часто по привычке заполняет поле «Доходы с предыдущего места работы». Но если сотрудник раньше работал в этой же организации, программа уже хранит его доходы в регистрах накопления. Ручной ввод этих же сумм приводит к удвоению налоговой базы в глазах системы.

Разберем по шагам работу с доходами при повторном приеме

Выясним причину ошибки на конкретном примере. Если сотрудник уволился 30 сентября и был принят 4 октября в ту же самую информационную базу, программа автоматически суммирует его доходы. Рассмотрим, как проверить и исправить данные:

1. Зайдем в карточку Физического лица (не путать с карточкой сотрудника).
2. Перейдем по ссылке Налог на доходы.
3. Найдем пункт Доходы с предыдущего места работы.
4. Проверим таблицу. Если там указаны суммы, которые сотрудник получил в вашей же организации до увольнения — это ошибка. Эти суммы нужно удалить (проставить нули).

Программа сама «подцепит» доходы из документов Начисление зарплаты и взносов, которые были оформлены до сентября включительно. Лишние записи в этой таблице заставляют 1С:ЗУП считать, что сотрудник принес справку 2-НДФЛ со сторонней организации, и прибавлять эти суммы к уже имеющимся в базе начислениям.

Особенности применения заявления на вычеты

Рассмотрим ситуацию с документами, подтверждающими право на вычеты. В 1С:ЗУП 3.1 есть два варианта развития событий при увольнении:

Вариант 1: Использование галочки в документе «Увольнение»

В документе Увольнение на вкладке Дополнительно (или в зависимости от версии программы — на главной странице документа) есть флаг «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения».

Если этот флаг установлен:

• Право на вычеты для данного физического лица не прекращается датой увольнения.
• При повторном приеме не нужно создавать новый документ Заявление на вычеты по НДФЛ.
• Старое заявление продолжает действовать до конца года или до достижения предела дохода в 350 000 рублей.

Важно: Если вы при этом создадите второе заявление, программа может начать двоить вычеты или конфликтовать, что также приведет к некорректным пересчетам.

Вариант 2: Прекращение вычетов при увольнении

Если галочка в увольнении не ставилась, то право на вычеты закрывается датой увольнения. В этом случае:

• При приеме на работу 4 октября необходимо создать новое Заявление на вычеты по НДФЛ.
• В новом заявлении следует указать месяц начала применения — октябрь.

Как исправить ситуацию, если налог уже начислен и период закрыт?

Представим, что ошибка обнаружена в ноябре, а октябрь уже окончательно рассчитан и закрыт. Исправлять документы Начисление зарплаты и взносов за прошлый месяц не рекомендуется, так как это нарушит последовательность учета и отчетность. Посмотрим на алгоритм исправления:

1. Очистка доходов: Сначала удаляем ошибочные «Доходы с предыдущего места работы» в карточке физлица, как мы разобрали выше.
2. Проверка заявлений: Оставляем только одно актуальное заявление на вычеты. Если их два — одно нужно пометить на удаление или ограничить период действия первого.
3. Документ «Пересчет НДФЛ»: Вместо того чтобы пересчитывать зарплату, воспользуемся специализированным инструментом. Переходим в раздел Налоги и взносы — Пересчеты НДФЛ. Создаем новый документ, выбираем налоговый период (текущий год) и месяц, в котором отражаем исправление (например, ноябрь). Нажимаем «Заполнить».
4. Программа увидит, что в октябре вычеты были сторнированы ошибочно, и в ноябре вернет их («сторнирует сторно»), тем самым уменьшив сумму налога к уплате в текущем месяце.

Анализ через отчеты

Для того чтобы окончательно убедиться в правильности расчетов, проанализируем ситуацию с помощью отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам).

В этом отчете нужно обратить внимание на:

• Колонку Доход: сумма должна соответствовать реальным начислениям без удвоений.
• Колонку Вычеты: проверьте, чтобы за каждый месяц (август, сентябрь, октябрь) стояла корректная сумма (например, 1400 рублей на первого ребенка).
• Если в октябре вы видите отрицательную сумму вычета, значит, программа все еще считает, что право на вычет было потеряно ранее.

Подводя итог, отметим: главная формула успеха при повторном приеме в 1С:ЗУП 3.1 — это отсутствие ручного ввода доходов, полученных в этой же базе, и контроль за тем, чтобы заявление на вычеты было либо продлено через документ увольнения, либо корректно введено заново без наслоения периодов.