В практике торговых и производственных компаний часто возникает потребность вести учет не просто в разрезе складов, но и в разрезе конкретных проектов. Это необходимо для оценки рентабельности отдельных сделок, контроля за целевым использованием закупленных ТМЦ и предотвращения ситуации, когда товар, заказанный под «Проект А», случайно отгружается по «Проекту Б». В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11), а также в ERP и Комплексной автоматизации 2, для этих целей предусмотрен мощный механизм обособленного учета. Разберем подробно, как настроить систему так, чтобы аналитика по проектам «проходила» через складские ордера и отображалась в отчетах.
Для того чтобы понять, как работает проектный учет на складе, нам необходимо разобраться с термином Назначение. В системе 1С назначение — это уникальный идентификатор, который связывает конкретную единицу товара на складе с целью его приобретения. Это может быть заказ клиента, заказ на сборку или, что наиболее важно в нашем случае, направление деятельности.
Рассмотрим ситуацию: когда мы включаем складскую аналитику по проектам, система начинает видеть товар не просто как «Стол офисный — 10 шт.», а как «Стол офисный — 10 шт. под Проект Альфа». Эта связка сохраняется на протяжении всей цепочки документов: от заказа поставщику до расходного ордера на товары.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что в системе включены все необходимые инструменты. Разберем по шагам, какие опции должны быть активны:
Обособленное обеспечение заказов. Именно эта настройка позволяет системе «бронировать» товар под конкретную цель уже на этапе поступления.Финансовый результат по направлениям деятельности.Учет затрат по направлениям деятельности. Это позволит нам в дальнейшем видеть не только остатки товаров, но и финансовую эффективность каждого проекта.В типовой конфигурации УТ 11 справочник Проекты носит в большей степени описательный характер. Для того чтобы проект стал полноценной учетной единицей, его необходимо связать с объектом Направление деятельности.
Проанализируем, как это сделать правильно:
Учет запасов. Без этого флага система не будет разделять остатки товаров на складах по данному направлению.Заказе клиента или Заказе поставщику мы сможем указывать это направление деятельности.Если в компании используется ордерная схема учета (документы Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары), аналитика по проектам будет отображаться в колонке Назначение. Посмотрим, как это работает на практике:
При поступлении товара:
Когда мы оформляем Приходный ордер на товары на основании распоряжения (например, Заказа поставщику, в котором указано обособленное обеспечение под проект), колонка Назначение заполнится автоматически. Кладовщик видит, что товар пришел не в «общую кучу», а под конкретную задачу. В регистре Товары на складах запись будет сделана в разрезе этого назначения.
При отгрузке товара:
В документе Расходный ордер на товары система автоматически подставит нужное назначение. Это критически важный момент: если товар был зарезервирован под «Проект А», кладовщик не сможет просто так отгрузить его по ордеру, относящемуся к «Проекту Б», так как система будет видеть отсутствие свободного остатка по данному назначению.
Выясним, как проанализировать движения товаров по проектам. Стандартный отчет Ведомость по товарам на складах по умолчанию показывает общие остатки. Чтобы увидеть проекты, выполним следующие действия:
Назначение (или Назначение.Направление деятельности).Также полезным будет специализированный отчет Остатки товаров по назначениям. Он наглядно показывает, какой объем товара находится в свободном остатке, а какой жестко закреплен за конкретными проектами.
Иногда возникают ситуации, когда товар, купленный под один проект, нужно передать в другой. Поскольку мы используем «жесткое» обособление, просто выписать накладную не получится. Для этого проанализируем использование документа Корректировка назначения товаров.
Этот документ позволяет:
Использование этого документа обеспечивает чистоту учета и гарантирует, что в любой момент времени вы сможете ответить на вопрос: «Чьи это товары лежат на складе?».
Если ваша компания не нуждается в жестком резервировании товаров и контроле остатков, а проектная аналитика нужна только «для справки» в печатных формах, можно рассмотреть вариант с Дополнительными реквизитами.
Разберем этот способ кратко:
Товары на складах.Резюмируем: Для полноценного контроля за проектами в УТ 11 наиболее корректным и методически верным способом является использование Направлений деятельности с включенным учетом запасов и механизмом Обособленного обеспечения. Это позволяет «протащить» проектную аналитику через все складские документы, включая ордера, и получать достоверную отчетность об остатках.