← На главную

Приветствуем вас! В практической работе расчетчика и кадровика в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» (ЗУП 2.5) нередко возникают ситуации, когда действия пользователя кажутся абсолютно логичными, но программа ведет себя неожиданным образом. Один из ярких примеров — досрочный выход сотрудника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет). Кадровик оформляет все необходимые документы, сотрудник фактически приступает к обязанностям, кадровые регистры показывают статус «Работает», но при заполнении табеля учета рабочего времени упорно продолжает проставляться код «ОЗ» (отпуск без сохранения заработной платы) вместо долгожданной явки «Я».

Давайте подробно разберем эту ситуацию, проанализируем внутренние механизмы платформы 1С v8.3 на обычных формах, выясним истинные причины рассинхронизации данных и рассмотрим пошаговые сценарии решения этой проблемы для различных ситуаций (когда расчетный период открыт и когда он уже закрыт). Также мы сравним этот механизм с современной редакцией ЗУП 3.1, чтобы понять, как эволюционировала логика программы.

Разберем техническую суть рассинхронизации данных

Для того чтобы понять, почему программа игнорирует кадровый документ досрочного возврата на работу, нам необходимо заглянуть «под капот» конфигурации ЗУП 2.5. Главная архитектурная особенность этой редакции — это жесткое разделение на кадровую и расчетную (зарплатную) подсистемы. Эти две структуры практически независимы на уровне регистров и решают разные задачи:

1. Кадровая подсистема: Предназначена для учета движения кадров и ведения кадрового делопроизводства. Документы кадрового учета (такие как Отпуска организаций, Возврат на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций) делают записи в регистр сведений Состояние сотрудников организаций. Когда мы проводим документ «Возврат на работу», в этом регистре действительно фиксируется, что сотрудник с определенной даты «работает».
2. Расчетная подсистема: Предназначена для непосредственного начисления заработной платы, учета невыходов и налогообложения. Любые отсутствия сотрудника (включая неоплачиваемый отпуск) фиксируются здесь специальным документом — Невыходы в организациях. Этот документ делает записи в регистр расчета Основные начисления сотрудников организаций.

Проанализируем ситуацию, с которой столкнулся автор темы. Кадровик оформил возврат на работу кадровым документом и переместил сотрудника на новую должность. В регистре сведений состояние изменилось на «работает». Однако при автоматическом заполнении документа Табель учета рабочего времени программа обращается не к кадровому регистру сведений, а именно к регистрам расчета подсистемы начислений! И если в регистре расчета продолжает действовать неоплачиваемое начисление (зафиксированное документом Невыходы в организациях на первоначальный период до 01.09), то алгоритм заполнения табеля безоговорочно отдает приоритет расчетным данным и проставляет код «ОЗ».

Сценарий А. Корректировка в текущем (открытом) расчетном периоде

Рассмотрим подробнее самый простой вариант развития событий: когда месяц, в котором сотрудник досрочно вернулся к работе, еще не закрыт, зарплата за него не рассчитана окончательно и отчетность не сдана. В нашем примере сотрудник должен был отдыхать до 01.09, но вышел на работу 05.07.

Выполним следующие шаги для исправления ситуации:

1. Перейдем в интерфейс кадрового учета и откроем исходный документ Отпуска организаций, которым регистрировался отпуск без сохранения оплаты.
2. В верхней части формы или на панели инструментов найдем и нажмем кнопку «Открыть начисления». Это ключевой шаг! Данная кнопка позволяет перейти к связанному расчетному документу Невыходы в организациях.
3. Если расчетный документ уже был создан ранее (что и происходит при правильном ведении учета), перед нами откроется его форма. Если же документ не был создан, программа предложит создать новый — в этом случае его нужно будет заполнить и рассчитать.
4. В открывшемся документе Невыходы в организациях находим строку по нашему сотруднику. Нам необходимо скорректировать дату окончания невыхода. Поскольку сотрудник выходит на работу с 05.07, то последним днем его отсутствия (отпуска за свой счет) будет предыдущий день — 04.07. Изменяем дату окончания на 04.07.
5. Нажимаем кнопку «Рассчитать» (или пересчитываем строку сотрудника), чтобы программа скорректировала количество дней отсутствия в регистре расчета.
6. Проводим и закрываем расчетный документ.
7. После выполнения этих действий возвращаемся в документ Табель учета рабочего времени за июль, очищаем его и заполняем заново. Вы увидите, что с 05.07 программа корректно проставила код «Я» (Явка), а период с 20.06 по 04.07 остался отмечен кодом «ОЗ».

Сценарий Б. Корректировка, если расчетный период уже закрыт (прошлый месяц)

Что делать, если период возврата (июль) уже закрыт, расчет зарплаты завершен, а ошибка обнаружилась только сейчас? Напрямую редактировать проведенные расчетные документы за прошлые периоды категорически запрещено, так как это приведет к искажению данных прошлых периодов, из-за чего "поплывут" сальдо взаиморасчетов и отчетность.

В такой ситуации проанализируем механизм исправления задним числом:

1. Нам по-прежнему нужно открыть исходный расчетный документ Невыходы в организациях за прошлый период (это можно сделать через кадровый документ по кнопке «Открыть начисления» или непосредственно через журнал расчетных документов).
2. Обратите внимание на левый нижний угол формы документа. Там находится кнопка «Исправить». Нажимаем ее.
3. Программа создаст новый документ-исправление текущим (активным на данный момент) расчетным периодом. При этом исходный документ за прошлый период останется нетронутым, что сохранит историю учета.
4. В созданном документе-исправлении меняем дату окончания невыхода сотрудника на 04.07.
5. Нажимаем кнопку «Рассчитать». Программа автоматически произведет сторнирование (аннулирование) излишне начисленных дней отсутствия с 05.07 по 01.09 в текущем периоде.
6. Проводим документ. Теперь при заполнении табеля за текущий месяц и перерасчете зарплаты программа начислит сотруднику оклад за фактически отработанное время с 05.07.

Как быстро находить подобные расхождения с помощью типовой обработки

Для того чтобы избежать ручного поиска подобных ошибок по каждому сотруднику, в ЗУП 2.5 существует прекрасный встроенный инструмент — обработка «Анализ неявок». Рассмотрим, как она помогает в работе расчетчика:

Эта обработка предназначена именно для синхронизации кадровой и расчетной подсистем. Она сопоставляет проведенные кадровые приказы об отсутствии (отпуска, больничные, командировки) с зарегистрированными расчетными документами невыходов.

1. Откроем обработку Анализ неявок (ее можно найти в меню «Расчет зарплаты» -> «Анализ неявок»).
2. Выберем интересующий нас период (в данном случае — июль) и организацию. Нажмем кнопку «Заполнить».
3. В табличной части обработки программа выведет список всех сотрудников, по которым есть кадровые документы отсутствия. В колонке состояния расчетных документов будет наглядно показано, созданы ли по ним начисления и соответствуют ли периоды в кадровой и расчетной частях.
4. Если программа обнаружит расхождение (например, кадровый возврат оформлен, а расчетный невыход продолжает висеть до сентября), строка сотрудника будет подсвечена, и система предложит автоматически создать или исправить расчетный документ. Это позволяет оперативно устранять подобные коллизии до момента расчета зарплаты и заполнения табеля.

Почему критически важно своевременно устранять эту ошибку?

Некоторые пользователи ошибочно полагают, что если зарплата за месяц рассчитана верно (например, вручную скорректировали сумму к выплате), то на неверный код в табеле или неисправленный документ невыходов можно закрыть глаза. Выясним, почему это опасное заблуждение.

Все записи о стаже сотрудников для контролирующих органов (ранее это была форма СЗВ-СТАЖ, а в настоящее время — подраздел 1.2 формы ЕФС-1) в программах 1С формируются строго на основании регистров расчета (в частности, по данным документа Невыходы в организациях).

Если вы оставите расчетный документ неисправленным (с датой окончания 01.09):

• В отчет по стажу за текущий год по данному сотруднику выгрузится код «АДМИНИСТР» (отпуск без сохранения содержания) за весь период по 01.09.
• При этом в системе за этого сотрудника с 05.07 будут начисляться страховые взносы и отражаться доходы, так как кадрово он работает и получает зарплату.
• Такое расхождение (взносы начисляются, а в стаже стоит неоплачиваемый отпуск за свой счет) мгновенно вызовет жесткие проверки и штрафные санкции со стороны Социального фонда России (СФР), так как это является грубым нарушением правил ведения персонифицированного учета.

Сравним логику работы ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1

В современной редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» разработчики полностью пересмотрели концепцию взаимодействия кадров и расчетной части. Они отказались от разделения документов на кадровые «Отпуска организаций» и расчетные «Невыходы».

Посмотрим, насколько проще решается эта задача в ЗУП 3.1:

• В программе существует единственный, единый документ — Отпуск без сохранения оплаты. Он одновременно выполняет обе функции: формирует печатную форму приказа (Т-6) и делает движения по регистрам расчета для табеля и начисления зарплаты.
• При досрочном выходе сотрудника в ЗУП 3.1 нет необходимости вводить отдельный документ возврата на работу (как это было в 2.5). Пользователю достаточно просто зайти в исходный документ Отпуск без сохранения оплаты и изменить в нем дату окончания на фактическую.
• Если период уже закрыт, под документом появится ссылка «Исправить». При ее нажатии создается новый документ текущим периодом, в котором уменьшается срок отпуска. Программа сама автоматически отсторнирует лишние дни невыхода и начислит оклад за фактически отработанное время с момента выхода.

Таким образом, архитектура ЗУП 3.1 полностью исключает возможность возникновения рассинхронизации данных, которая была столь частой проблемой в редакции 2.5.

Резюме

Для исправления кода «ОЗ» на «Я» в табеле ЗУП 2.5 всегда контролируйте соответствие кадровых приказов расчетным документам. Используйте кнопку «Открыть начисления» в кадровом отпуске или обработку «Анализ неявок», чтобы ваши расчетные регистры всегда содержали актуальную информацию. Это гарантирует правильный расчет зарплаты и сдачу отчетности по персонифицированному учету без ошибок!