← На главную

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуациями, когда документы от сотрудников поступают с опозданием. Типичный пример: сотрудник принят на работу в конце года, ему сразу же предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка, и лишь в следующем году выясняется, что его доходы с предыдущего места работы уже давно превысили законодательно установленный лимит. Если при этом организация меняет программный продукт (например, переходит с 1С:Бухгалтерия 3.0 на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1), задача по исправлению ошибки усложняется вдвойне.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно исправить эту ошибку с точки зрения Налогового кодекса РФ, минимизировать риски штрафов и технически провести корректировку в базах данных программ 1С.

Законодательный аспект: права, обязанности и ответственность работодателя

Прежде чем приступать к техническим манипуляциям в программах 1С, проанализируем ситуацию с точки зрения налогового законодательства Российской Федерации. Это необходимо для того, чтобы избежать типичных ошибок при формировании корректирующей отчетности.

Правомерность предоставления вычета. Согласно пункту 3 статьи 218 Налогового кодекса РФ, если физическое лицо принимается на работу не с первого месяца налогового периода, стандартные налоговые вычеты предоставляются по новому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода у предыдущего работодателя. Этот доход подтверждается справкой о доходах и суммах налога физического лица (ранее — форма 2-НДФЛ). Работодатель не имеет права предоставлять вычет «под честное слово» без этого документа. Если справки нет, вычет не применяется до момента ее предоставления. Таким образом, предоставление вычета в декабре без справки является прямой методологической ошибкой организации.

Возможно ли заявить о невозможности удержания? В обсуждениях на форумах часто предлагают самый простой путь: подать в налоговую инспекцию сведения о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ (или в составе единого расчета 6-НДФЛ). Однако, согласно пункту 5 статьи 226 НК РФ, заявить о невозможности удержания налога организация имеет право только в том случае, если сотруднику больше не выплачиваются никакие доходы в денежной форме (например, при увольнении). Поскольку наш сотрудник продолжает работать на предприятии и получать заработную плату, организация обязана самостоятельно исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.

Ограничение размера удержаний. Принудительно взыскать всю сумму недоимки за один раз из ближайшей зарплаты может быть запрещено законом. Пункт 4 статьи 226 НК РФ устанавливает жесткий лимит: удерживаемая сумма налога при выплате доходов в денежной форме не может превышать 50 процентов от суммы выплачиваемого дохода. Если сумма недоудержанного НДФЛ превышает этот предел, удержание необходимо растянуть на несколько месяцев до полного погашения долга перед бюджетом.

Штрафы и пени (статьи 123 и 126.1 НК РФ). Налоговые агенты могут избежать ответственности за несвоевременное удержание и перечисление налога. Для этого должны соблюдаться следующие условия:

1. Организация самостоятельно обнаружила ошибку в расчетах до того, как ее выявили налоговые органы.
2. Произведен перерасчет налога, сумма недоимки удержана у сотрудника и перечислена в бюджет вместе с соответствующими пенями за просрочку платежа.
3. Представлен уточненный (корректирующий) расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган.

В этом случае штраф в размере 20% от суммы налога (по статье 123 НК РФ), а также штраф за недостоверные сведения в размере 500 рублей за каждый документ (по статье 126.1 НК РФ) организации не грозят. Единственной финансовой потерей будут пени, которые рассчитываются исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, но их размер за короткий период обычно незначителен.

---

Техническое решение: два варианта исправления ошибки в 1С

Поскольку расчет заработной платы за декабрь прошлого года велся в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП 3.0), а с января нового года учет запущен в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1), мы можем пойти двумя путями. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Вариант А. Корректировка в исходной базе «1С:Бухгалтерия 3.0» (рекомендуемый)

Этот способ является наиболее чистым и методологически правильным, особенно если отчетность по НДФЛ за прошлый год еще не сдана или по ней планируется подача корректирующего расчета непосредственно из базы БП 3.0.

Разберем процесс по шагам:

1. Ввод доходов с предыдущего места работы. Перейдем в карточку сотрудника в раздел «Налог на доходы». В открывшемся окне найдем гиперссылку «Доходы с предыдущего места работы» и введем помесячно суммы доходов, полученных сотрудником у старого работодателя за прошедший год. Это позволит системе увидеть, что лимит доходов в 350 000 рублей для предоставления вычетов был превышен еще до трудоустройства в нашу организацию.
2. Пересчет декабря. Вернемся к документу Начисление зарплаты за декабрь прошлого года. Откроем вкладку «НДФЛ», выберем нужного сотрудника и нажмем кнопку «Пересчитать НДФЛ» (или перезаполним весь документ, если период еще не закрыт для редактирования). Программа автоматически аннулирует ранее предоставленный вычет на ребенка и доначислит НДФЛ. Например, если вычет составлял 1 400 рублей, то сумма доначисленного налога составит 182 рубля.
3. Отражение задолженности сотрудника. После проведения пересчета в бухгалтерском учете по дебету счета 70 образуется задолженность сотрудника перед организацией. Сумма выплаченной в декабре зарплаты окажется больше положенной на величину недоудержанного налога.
4. Перенос остатков в ЗУП 3.1. При переносе данных на начало нового года (1 января) указанный долг сотрудника должен быть перенесен в новую базу 1С:ЗУП 3.1. Перенос осуществляется через специализированный документ Перенос данных. Нам необходимо убедиться, что задолженность зафиксирована в регистрах взаиморасчетов (ВзаиморасчетыССотрудниками) и регистрах учета НДФЛ (РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ).
5. Удержание долга при первой выплате. При начислении и последующей выплате первой заработной платы в новом году в программе 1С:ЗУП 3.1 создадим документ Ведомость в кассу (или Ведомость в банк). Программа автоматически проанализирует накопленный долг по НДФЛ и добавит доначисленную сумму к удержанию при выплате денежных средств, соблюдая ограничение в 50% от выплаты.

Вариант Б. Корректировка в новой базе «1С:ЗУП 3.1» без изменения учета в БП 3.0

Выясним, как поступить, если прошлая база БП 3.0 уже полностью закрыта для изменений, отчеты сданы, и вы хотите выполнить все корректировки исключительно в новой рабочей базе 1С:ЗУП 3.1.

Проанализируем этот сценарий по шагам:

1. Регистрация доходов прошлого периода. Откроем карточку сотрудника в 1С:ЗУП 3.1. Перейдем по ссылке «Налог на доходы» и заполним таблицу «Доходы с предыдущего места работы» за прошлый год, указав суммы, которые привели к превышению лимита.
2. Проверка перенесенных данных за декабрь. Для того чтобы программа понимала, какие именно вычеты были фактически предоставлены сотруднику, проверим документы Перенос данных с кодом «ГЛ_НДФЛ» или «НДФЛ». В них должны быть корректно заполнены регистры накопления, отвечающие за учет исчисленного налога и предоставленных вычетов (ПредоставленныеСтандартныеВычетыПоНДФЛ).
3. Создание документа перерасчета. Перейдем в раздел «Налоги и взносы» и откроем журнал документов Перерасчеты НДФЛ. Создадим новый документ:
   • В поле «Налоговый период (год)» укажем прошлый год (год совершения ошибки).
   • В поле «Месяц перерасчета» выберем текущий рабочий месяц нового года (например, январь или февраль).
   • Нажмем кнопку «Заполнить». Программа автоматически найдет сотрудника, проанализирует превышение лимита доходов, отменит ошибочный декабрьский вычет и доначислит сумму НДФЛ со знаком «плюс».
4. Физическое удержание налога. Доначисленный налог будет автоматически учтен при заполнении ближайшей ведомости на выплату зарплаты. Программа зафиксирует факт удержания налога в текущем периоде нового года, но отнесет его к исчисленному налогу прошлого налогового периода.

---

Отражение корректировок в регламентированной отчетности

Посмотрим на пример заполнения отчетности после проведения корректировок. Это самый ответственный шаг, вызывающий больше всего вопросов у бухгалтеров.

При подаче уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за прошлый год показатели изменятся следующим образом:

• Раздел 2 расчета 6-НДФЛ: Сумма исчисленного налога (строка 140) увеличится на величину доначисленного налога. Сумма примененных налоговых вычетов (строка 130) уменьшится на величину отмененного вычета на ребенка. Сумма удержанного налога (строка 160) останется прежней, поскольку физически налог в прошлом году удержан не был.
• Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) за прошлый год: В корректирующей справке сумма исчисленного налога будет больше суммы удержанного налога на величину нашей корректировки. Программа покажет наличие задолженности налогоплательщика (которую мы планируем удержать в текущем году).

В отчетности по форме 6-НДФЛ за текущий год (период, в котором фактически произошло удержание налога):

• Физически удержанная сумма налога отразится в Разделе 1 расчета за текущий отчетный период по дате ее фактического удержания при выплате зарплаты. При этом в Разделе 2 текущего года эта сумма исчисления показываться не будет, так как налог относится к доходам прошлого года.

Благодаря такому подходу учет полностью сойдется, налоговая инспекция получит достоверные сведения, а организация избежит штрафных санкций.