← На главную

При переходе с программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на версию 3.1 путем переноса остатков пользователи часто сталкиваются с проблемой: при оформлении документа Увольнение не рассчитывается сумма удержания за отгулянный авансом отпуск. В документе на вкладке «Компенсация отпуска» устанавливается флаг «Удержать за использованный авансом отпуск» и указывается количество дней, однако на вкладке «Условия увольнения» в колонке «Удержано» сумма остается нулевой или пустое поле недоступно для редактирования.

В этой статье мы подробно разберем причины такого поведения системы, проанализируем механизмы расчета удержания за неотработанные дни отпуска в 1С:ЗУП 3.1 и рассмотрим несколько практических способов решения данной задачи.

Причины возникновения проблемы

Чтобы понять, почему программа не рассчитывает сумму автоматически, разберем базовые механизмы работы редакции 3.1:

1. Отсутствие первичных документов начисления отпуска. В конфигурации «1С:ЗУП 3.1» по умолчанию при удержании за излишне использованный отпуск происходит сторнирование начисленных ранее сумм отпускных. Расчет выполняется исходя из среднего заработка, который действовал на момент фактического предоставления отпуска, а не на дату увольнения. Если в информационную базу переносились только остатки на определенную дату (например, документом Начальная штатная расстановка), первичные документы Отпуск за прошлые периоды в базе отсутствуют. Системе негде взять данные о предшествующих начислениях, поэтому сумма сторно получается равной нулю.
2. Настройки состава начислений и удержаний. Механизм удержания за неотработанный отпуск зависит от переключателя в настройках расчета зарплаты. Если выбран режим «Сторно начислений» (уменьшающий налоговую базу), программа ищет первичные документы. Если режим установлен в значение «Обычное удержание», расчет выполняется по текущему среднему заработку сотрудника.
3. Отрицательные остатки отпусков в начальных данных. При переносе остатков из старой базы отрицательный остаток дней отпуска может быть зафиксирован в документе Начальная штатная расстановка, но без связки с зарегистрированными документами расчета отпускных.

Варианты решения проблемы

Рассмотрим подробнее способы исправления данной ситуации в зависимости от того, какой метод учета удержаний за неотработанный отпуск принят в вашей организации.

Способ 1. Изменение режима учета удержания в настройках программы

Если учетной политикой организации допускается перерасчет неотработанных дней отпуска как самостоятельного удержания (без сторнирования прошлых начислений и без уменьшения налоговой базы прошлых периодов), изменим настройки системы.

1. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
2. Откроем ссылку Настройка состава начислений и удержаний.
3. Перейдем на вкладку Удержания.
4. Найдем блок, отвечающий за удержание за неотработанный отпуск, и переключим вариант расчета в положение «Удержание и не уменьшает налоги и взносы».
5. Сохраним настройки по кнопке Применить и закрыть.

После изменения этой настройки перепроведем документ Увольнение. Программа рассчитает сумму удержания от текущего среднего заработка работника на дату увольнения, а сам результат появится на вкладке «Начисления и удержания» в подразделе «Удержания».

Способ 2. Ручная корректировка суммы в документе «Увольнение»

Если менять глобальные настройки программы не требуется, а случай увольнения сотрудника с неотработанными днями отпуска единичный, рассчитаем сумму вручную и введем ее в документ.

1. Рассчитаем сумму удержания в старой базе (1С:ЗУП 2.5) или вручную по формуле: Средний дневной заработок × Количество неотработанных дней отпуска.
2. В 1С:ЗУП 3.1 откроем документ Увольнение.
3. Перейдем на вкладку Начисления и удержания.
4. В зависимости от настроек вида расчета, введем рассчитанную сумму:
   • Если удержание работает в режиме сторно — на вкладке Начисления добавим или скорректируем строку компенсации/удержания отпуска со знаком «минус».
   • Если удержание настроено как стандартное — перейдем на вкладку Удержания, добавим вид расчета «Удержание за неотработанный отпуск» и укажем рассчитанную сумму с положительным знаком.
5. Проверим итоговые взаиморасчеты на вкладке Сводно или в печатной форме расчетного листка.

Способ 3. Ввод архивных документов отпуска

В случаях, когда принципиально важно сохранить вариант сторнирования с перерасчетом НДФЛ и страховых взносов, и при этом нужно, чтобы программа рассчитывала сумму сама:

1. Проанализируем, когда именно сотруднику был предоставлен излишний отпуск в предыдущей базе.
2. Введем в 1С:ЗУП 3.1 архивный документ Отпуск датой периода, в котором сотрудник фактически уходил в отпуск (до даты ввода начальных остатков).
3. Укажем в документе периоды и среднедневной заработок того времени.
4. После регистрации первичного документа откроем документ Увольнение и пересчитаем его — программа найдет введенный отпуск и выполнит автоматическое сторно за неотработанные дни.

Проверка остатков отпусков

При переносе данных из редакции 2.5 важно убедиться, что остатки отпусков перенесены корректно. Начальные остатки дней отпуска в 1С:ЗУП 3.1 регистрируются документом Начальная штатная расстановка (раздел Главное — Данные на начало эксплуатации).

Проверим корректность данных по сотруднику:

1. Откроем документ Начальная штатная расстановка, созданный при переносе.
2. Найдем нужного сотрудника и нажмем на ссылку в колонке Права на отпуск.
3. Убедимся, что в форме ввода остатков правильно указаны рабочие годы и количество дней неиспользованного (или перерасходованного со знаком «минус») отпуска.

Важные ограничения и нормативные нюансы

При оформлении удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении важно учитывать следующие моменты:

• Ограничение размера удержаний (ст. 138 ТК РФ). Общий размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% от суммы, подлежащей выплате работнику на руки (за вычетом НДФЛ). Документ Увольнение в 1С:ЗУП 3.1 не ограничивает удержание за неотработанный отпуск автоматически до предела в 20%. Расчетчик должен самостоятельно проконтролировать итоговую сумму к выплате и при необходимости уменьшить удерживаемую сумму вручную.
• Корректировка налогов и отчетов. При использовании варианта «Сторно начислений» происходит уменьшение налогооблагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам. Если сторнируются отпускные прошлых налоговых периодов, это может потребовать применения документа Операция учета НДФЛ для корректного отражения данных в отчетах 6-НДФЛ и РСВ.