Переход на новую информационную систему — всегда сложный и ответственный процесс. Часто компании начинают вести учет в «1С:Комплексная автоматизация 2.4» (или «1С:ERP Управление предприятием 2.4») с чистого листа, например, с начала нового календарного года. В базу данных переносятся только входящие остатки, а вся историческая первичка остается в старой программе.
Проблемы начинаются тогда, когда клиент решает вернуть товар, купленный им год или два назад — еще до того, как учет начали вести в новой системе. Если мы попытаемся оформить обычный возврат, программа потребует указать документ продажи. Если же провести документ без указания продажи, мы столкнемся с техническим ограничением: система заблокирует возможность создания счета-фактуры (исчезнет гиперссылка), и операция не попадет в Книгу покупок.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта сложность с точки зрения законодательства и логики программы, а также проанализируем четыре практических способа решения этой задачи в 1С:КА 2.4.
Прежде чем перейти к техническим механизмам, давайте разберем методологию учета. Начиная с 1 января 2019 года правила оформления возвратов существенно изменились. Ранее при возврате товара, принятого покупателем на учет, оформлялась так называемая «обратная реализация» — покупатель сам выставлял счет-фактуру. Сейчас же, согласно разъяснениям контролирующих органов, при любом возврате (независимо от того, качественный товар или бракованный, принят он на учет или нет) продавец должен выставлять корректировочный счет-фактуру (КСФ).
Именно здесь кроется технический тупик в ERP-системах 1С. Чтобы программа могла автоматически сформировать корректировочный счет-фактуру, ей абсолютно необходим документ-основание — исходная Реализация товаров и услуг. Программе нужно сопоставить данные «до» и «после» корректировки, чтобы правильно сделать записи в регистры НДС и сформировать Книгу покупок. Если продажи в базе нет, то и корректировать нечего.
Ниже мы рассмотрим четыре метода обхода этой проблемы: от самого простого (организационного) до сложных технических манипуляций с регистрами и остатками.
Проанализируем самый простой и юридически чистый способ, к которому часто прибегают бухгалтеры, чтобы избежать ручных правок в программе. Вместо оформления процедуры возврата стороны договариваются провести операцию как обратную покупку.
Этот способ идеально подходит, если ваш клиент является плательщиком НДС и согласен выставить в ваш адрес стандартный комплект документов на продажу.
Разберем по шагам, как это сделать в 1С:КА 2.4:
Приобретение товаров и услуг текущей датой. В качестве поставщика указываем нашего клиента, а в качестве номенклатуры — возвращаемый товар.Счет-фактура полученный, предоставленный клиентом.При таком подходе товар корректно возвращается на склад по текущей стоимости, а входящий НДС штатным образом попадает в Книгу покупок. Никаких доработок системы и ручных корректировок регистров не требуется.
Что делать, если клиент категорически отказывается оформлять обратную продажу (например, он находится на УСН и не может выставить счет-фактуру с НДС) или требует именно корректировочный документ? В этом случае нам придется обмануть систему, создав для нее «историю» продажи.
Рассмотрим, как реализовать этот сценарий без искажения закрытых периодов и начальных остатков:
Реализация товаров и услуг. Дату документа установите на один секунду раньше даты ввода начальных остатков (например, если учет ведется с 01.01.2019, то дату реализации ставим 31.12.2018 в 23:59:59). Заполните табличную часть строго по историческим данным: укажите ту номенклатуру, цены, количество и ставку НДС, которые были при фактической отгрузке в 2017–2018 годах.Счет-фактура выданный.Возврат товаров от клиента. В поле Документ продажи выберите только что созданную виртуальную реализацию от 31.12.2018. Проведите документ.Корректировочный счет-фактура выданный. Система без проблем позволит это сделать, так как теперь видит всю цепочку документов. КСФ сделает корректную запись в Книгу покупок текущего периода с кодом вида операции (КВО) 18.Важный нюанс: Созданная нами виртуальная реализация от 31.12.2018 неизбежно повлияет на баланс — она уменьшит остатки товаров на складе на дату ввода остатков и создаст дебиторскую задолженность клиента, которая уже могла быть учтена в документе ввода остатков взаиморасчетов. Чтобы нивелировать это влияние, у нас есть два пути:
Ввод начальных остатков по складу и по взаиморасчетам. Уменьшите остаток этого товара на складе и сумму долга этого контрагента на те значения, которые мы только что провели виртуальной реализацией. В итоге общий баланс на 01.01.2019 сойдется идеально.Если вы не хотите вмешиваться в исторические периоды и изменять документы ввода остатков, можно отразить операцию напрямую в регистрах учета НДС текущего периода.
Проанализируем пошаговый алгоритм выполнения этой операции:
Возврат товаров от клиента текущей датой без указания документа продажи. Это позволит оприходовать товар на склад и скорректировать взаиморасчеты с клиентом. Гиперссылка для выставления счета-фактуры в документе ожидаемо пропадет — игнорируем это.Запись книги покупок.Этот способ позволяет напрямую сделать запись в регистр сведений НДС Покупки. В результате сумма налога попадет в Книгу покупок текущего периода, при этом система не потребует от вас проведения документов прошлыми датами.
Разберем еще один альтернативный вариант, который аналогичен ручной записи книги покупок, но предоставляет бухгалтеру больше контроля над формированием проводок в регламентированном учете.
Для реализации этого способа используется документ Отражение НДС к вычету:
Отражение НДС к вычету в разделе регламентированного учета.Выбор конкретного метода зависит от учетной политики вашей компании, отношений с клиентом и жесткости требований аудиторов: