Как массово изменить способ отражения расходов по зарплате для группы сотрудников в 1С:ЗУП 3.1?

При переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) со старых версий (например, ЗУП 2.5) пользователи часто сталкиваются с отсутствием привычных инструментов. Одним из таких «потерянных» документов долгое время оставался аналог документа Учет основного заработка сотрудников организации в регл учете. Пользователям приходилось вручную заходить в карточку каждого сотрудника, чтобы изменить способ отражения расходов в бухгалтерском учете, что крайне неудобно при штате более 10–20 человек.

В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу в современных релизах 1С:ЗУП 3.1, а также рассмотрим альтернативные способы, если вы все еще работаете в более ранних версиях программы.

Способ 1. Современное официальное решение (для версий ЗУП 3.1.25 и выше)

Начиная с версии 3.1.25, разработчики фирмы «1С» добавили специализированный инструмент, который полностью решает проблему группового изменения настроек бухучета. Был добавлен документ Бухучет зарплаты сотрудников.

Рассмотрим по шагам, как им пользоваться:

1. Перейдем в раздел Зарплата и выберем пункт Бухучет зарплаты сотрудников.
2. Создадим новый документ. В поле Действует с укажем дату, начиная с которой новые правила отражения расходов должны вступить в силу.
3. В табличную часть с помощью кнопок Подбор или Добавить выберем список сотрудников, для которых требуется изменить бухучет.
4. Если у всех выбранных сотрудников способ отражения будет одинаковым, выделим всех сотрудников в списке (сочетанием клавиш Ctrl+A), нажмем кнопку Заполнить сведения и выберем нужный Способ отражения.
5. Если изменения должны вступить в силу в разные даты для разных людей, установим флаг Разные даты для сотрудников. После этого в табличной части появятся колонки для индивидуальной настройки периодов.
6. Проведем документ.

Также обратим внимание на документ Бухучет начислений сотрудников. Его мы используем в тех случаях, когда нужно массово изменить способ отражения не для всего основного заработка сотрудника, а только для конкретного начисления (например, для определенной ежемесячной надбавки или разовой премии).

Важное изменение в интерфейсе: после появления этих документов ручное изменение способа отражения непосредственно в карточке сотрудника (в меню Кадры — Сотрудники — ссылка Выплаты, учет затрат) стало заблокировано. Теперь там отображается ссылка Настройки бухучета, при нажатии на которую открывается история изменений, созданная соответствующими документами.

Способ 2. Обходные пути для старых релизов (до версии 3.1.25)

Если по каким-то причинам вы работаете на устаревших релизах программы и обновить конфигурацию пока невозможно, решить задачу массового изменения бухучета можно следующими методами:

Вариант А. Использование документа «Кадровый перевод списком»

Этот документ позволяет зафиксировать кадровые изменения сразу для группы сотрудников. На вкладке Бухучет начислений можно массово переопределить способы отражения расходов. Основной минус этого подхода заключается в том, что программа зарегистрирует кадровое событие (перевод), что может быть нежелательным, если реальные трудовые условия сотрудников не менялись, а скорректировать нужно только аналитику бухучета.

Вариант Б. Групповое изменение реквизитов

Для разовой первоначальной настройки можно воспользоваться стандартной обработкой Групповое изменение реквизитов (находится в разделе Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных):

1. В качестве объекта выберем справочник Сотрудники.
2. Настроим отбор по нужной группе сотрудников или подразделению.
3. Найдем реквизит Способ отражения и установим для него новое значение.
4. Выполним изменение.

Обратите внимание: этот способ не сохраняет красивую историю изменений по датам в регистре сведений и подходит скорее для первоначального заполнения базы данных.

Вариант В. Использование внешней обработки (для разработчиков)

Если требуется автоматизировать процесс заполнения периодического регистра сведений Бухучет зарплаты сотрудников программным путем в старых релизах, программист может написать обработку, которая создает записи напрямую в регистр сведений. Пример кода для записи данных в регистр:

НаборЗаписей = РегистрыСведений.БухучетЗарплатыСотрудников.СоздатьНаборЗаписей();
НаборЗаписей.Отбор.Сотрудник.Установить(ВыбранныйСотрудник);

НоваяЗапись = НаборЗаписей.Добавить();
НоваяЗапись.Период = ДатаНачалаДействия;
НоваяЗапись.Сотрудник = ВыбранныйСотрудник;
НоваяЗапись.СпособОтражения = ВыбранныйСпособОтражения;

НаборЗаписей.Записать();

Приоритеты определения бухучета в 1С:ЗУП 3.1

При массовом изменении настроек отражения расходов важно понимать, по какому алгоритму программа выбирает, на какой счет и аналитику отправить начисленную зарплату. В системе действует жесткая иерархия приоритетов (от самого низкого к самому высокому):

1. Организация (настройки в учетной политике организации) — самый слабый приоритет. Применяется, если больше нигде настройки не заданы.
2. Подразделение (задается в карточке подразделения) — перекрывает настройки организации.
3. Территория (если в программе включен учет по территориям) — перекрывает настройки подразделения.
4. Сотрудник (настройки, которые мы задаем документом Бухучет зарплаты сотрудников) — перекрывает все вышестоящие уровни.
5. Начисление / Документ (настройка конкретного вида расчета, например, в карточке начисления «Премия», или непосредственно в документе начисления) — наивысший приоритет. Если в самом начислении жестко прописан способ отражения, настройки сотрудника или подразделения учитываться не будут.

Таким образом, использование нового документа Бухучет зарплаты сотрудников является наиболее гибким, удобным и методологически верным способом точечной настройки учета расходов на оплату труда в программе 1С:ЗУП 3.1.