Переход пользователей со старой редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» на актуальную версию 3.1 часто сопровождается поисками привычных настроек. Одним из самых популярных вопросов бухгалтеров является исчезновение флажка «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный». В этой статье мы подробно разберем, почему разработчики фирмы «1С» приняли решение полностью отказаться от этой опции, к каким изменениям в законодательстве это привязано и как теперь правильно контролировать расчеты по НДФЛ в программе 1С:ЗУП 3.1.
В старых редакциях программы (в частности, в ЗУП 2.5) в настройках параметров учета на вкладке «Расчет зарплаты» присутствовала опция, позволявшая автоматически приравнивать исчисленный НДФЛ к удержанному.
Давайте вспомним, как функционировал этот механизм:
НачислениеЗарплатыРаботникамОрганизаций) программа рассчитывала сумму налога.В те годы это существенно упрощало ведение учета. Законодательство не требовало столь жесткой персонифицированной привязки дат удержания налога к датам фактической выплаты денежных средств, и налоговые органы вполне удовлетворяла общая отчетность по итогам года (справки 2-НДФЛ). Хронологический порядок проведения документов внутри месяца практически не влиял на итоговую отчетность.
Основной и единственной причиной ликвидации данного флажка стало кардинальное изменение налогового законодательства Российской Федерации. Начиная с 2016 года, с введением ежеквартальной формы отчетности 6-НДФЛ, требования к учету налога стали предельно строгими.
Проанализируем требования Налогового кодекса РФ:
Если бы в ЗУП 3.1 остался старый механизм «автоудержания» при начислении, программа фиксировала бы удержание налога последним числом месяца (датой проведения документа начисления). Однако фактическая выплата зарплаты чаще всего происходит в первой декаде следующего месяца. Такое расхождение дат приводило бы к формированию абсолютно недостоверной отчетности 6-НДФЛ, начислению колоссальных штрафов и пеней со стороны ФНС. Именно поэтому в архитектуре 1С:ЗУП 3.1 возможность автоматического признания исчисленного НДФЛ удержанным была полностью исключена на уровне кода.
В современной конфигурации реализован жесткий двухэтапный учет налога, который распределен между разными документами. Давайте подробно рассмотрим эти этапы:
Исчисление НДФЛ происходит в момент расчета документов начисления. К таким документам относятся:
НачислениеЗарплатыИВзносовОтпускБольничныйЛистРазовоеНачисление и другие расчетные документы.В этот момент программа лишь рассчитывает математическую сумму налога, которую необходимо будет удержать в будущем. Налог записывается в регистры накопления со статусом «Исчислено».
Удержание налога происходит строго в момент проведения документов выплаты. Без этих документов налог никогда не будет признан удержанным. К платежным документам относятся:
ВедомостьВБанкВедомостьВКассуВедомостьНаСчетаВедомостьЧерезРаздатчикаКогда мы проводим ведомость, программа обращается к табличным частям и автоматически определяет сумму налога, приходящуюся на выплатную сумму. Именно дата проведения ведомости (или дата выплаты, указанная в ней) фиксируется в системе как официальная дата удержания НДФЛ.
Пока ведомость не создана и не проведена, НДФЛ будет числиться в системе как «исчисленный, но не удержанный».
Для понимания технической стороны процесса заглянем «под капот» программы. Основным регистром, в котором хранится информация для отчетности по НДФЛ, является регистр накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.
Давайте проанализируем движения в этом регистре:
Если мы хотим оперативно проверить, есть ли в базе суммы налога, которые были исчислены, но по какой-то причине не удержались (например, забыли оформить ведомость или сбилась последовательность проведения документов), мы можем воспользоваться универсальным запросом к виртуальной таблице остатков этого регистра.
Рассмотрим пример запроса, который позволяет выявить такие расхождения:
ВЫБРАТЬ
НДФЛОстатки.ФизическоеЛицо КАК Сотрудник,
НДФЛОстатки.СуммаОстаток КАК ИсчисленныйНоНеУдержанныйНДФЛ,
НДФЛОстатки.КатегорияДохода КАК КатегорияДохода
ИЗ
РегистрНакопления.РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.Остатки(&Период, ) КАК НДФЛОстатки
ГДЕ
НДФЛОстатки.СуммаОстаток > 0
Наличие положительного остатка по данному регистру на конец налогового периода как раз и говорит о том, что у нас есть исчисленный, но еще не удержанный налог. Это нормальная ситуация в течение месяца (например, когда зарплата за декабрь начислена 31 декабря, а выплачивается и удерживается налог 10 января нового года).
С введением в действие Единого налогового счета и Единого налогового платежа правила игры стали еще жестче. Теперь понятие «дата фактического получения дохода» для оплаты труда полностью синхронизировано с датой его реальной выплаты.
Посмотрим на ключевые правила, которые делают невозможным возврат к старой схеме работы:
ОтражениеУдержанногоНДФЛВБухучете. Этот документ собирает информацию исключительно из проведенных ведомостей за строго определенные интервалы дат.Любая попытка искусственно «удержать» налог раньше фактической выплаты приведет к полному коллапсу в регламентированном учете, нестыковкам в уведомлениях об исчисленных суммах налогов и невозможности автоматического заполнения декларации 6-НДФЛ.
Для того чтобы учет НДФЛ в программе всегда оставался красивым и корректным, а отчеты заполнялись автоматически и без ошибок, рекомендуем придерживаться следующих правил:
Дата выплаты в документе ведомости должно строго соответствовать дню, когда деньги действительно будут списаны с расчетного счета или выданы из кассы. Именно эта дата пойдет в отчетность как день удержания налога.Таким образом, отсутствие старого флажка в «1С:ЗУП 3.1» — это не недоработка программистов, а единственно возможное техническое решение, обеспечивающее полное соответствие программы требованиям действующего законодательства РФ.