← На главную

В практике работы бухгалтера-расчетчика часто возникает ситуация, когда сотруднику необходимо произвести доплату (например, до минимального оклада или по внутреннему приказу на период испытательного срока), и эта выплата должна пройти вместе с авансом. Однако стандартное поведение программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) может не устраивать пользователей: либо НДФЛ удерживается слишком рано, либо сумма к выплате в аванс рассчитывается некорректно. Разберем подробно, как настроить программу, чтобы механизм исчисления налога соответствовал требованиям учета и законодательства.

Разграничение понятий: исчисление и удержание налога

Для начала проанализируем фундаментальную разницу между двумя терминами, которую часто путают при настройке программы. Понимание этого различия — ключ к решению проблемы:

1. Исчисление НДФЛ — это математический расчет суммы налога. В программе он происходит в момент проведения документов начисления (например, Разовое начисление, Премия, Начисление зарплаты и взносов).
2. Удержание НДФЛ — это фиксация факта того, что налог забран из дохода сотрудника. В программе это происходит в момент проведения документов выплаты (Ведомость в банк, Ведомость в кассу).

Если бухгалтеры хотят, чтобы НДФЛ «считался весь с зарплатой», они обычно имеют в виду, что налог не должен удерживаться из авансовой части выплаты, но при этом сама сумма выплаты должна быть рассчитана корректно. Посмотрим, как это регулируется настройками.

Настройка учетной политики организации

Рассмотрим основной механизм управления НДФЛ в межрасчетных документах. Для этого нам необходимо перейти в настройки учетной политики организации (вкладка НДФЛ). В старых релизах (до 2023 года) и в некоторых текущих конфигурациях за это отвечают переключатели в блоке настроек исчисления и удержания налога.

Проанализируем три позиции настройки Удержание исчисленного НДФЛ с межрасчетного начисления зарплаты:

1. Первая позиция (Удерживать всегда): Если вы выбираете этот вариант, то при выплате разового начисления с авансом программа автоматически рассчитает налог в документе Разовое начисление и сразу же заполнит колонку «НДФЛ к удержанию» в Ведомости на аванс. Это наиболее безопасный с точки зрения налоговой проверки вариант.
2. Вторая позиция (Не удерживать): В этом случае налог будет рассчитан в документе начисления, но в ведомость на выплату аванса он не попадет. Сотрудник получит на руки полную сумму начисления. Налог же будет удержан позже, при выплате окончательного расчета за месяц. Внимание: расчетчики часто боятся этого варианта, так как в конце месяца у сотрудника может не хватить начисленной зарплаты для покрытия накопленного долга по НДФЛ.
3. Третья позиция (Выбирать в документе): Это наиболее гибкий вариант. В документе Разовое начисление появляется возможность вручную указать, нужно ли удерживать налог именно сейчас. Рассмотрим подробнее: если в документе установить флаг Отложить расчет налога, программа не будет исчислять НДФЛ в данном документе, и к выплате пойдет полная сумма без учета налога.

Использование документа «Разовое начисление» при выплате с авансом

Выясним причину, почему при выплате с авансом возникают сложности. Когда в документе Разовое начисление указывается способ выплаты С авансом, программа ожидает, что этот доход будет включен в общую массу авансовых выплат. Если бухгалтеры хотят «видеть налог только в конце месяца», но при этом выплатить сумму за минусом НДФЛ уже сейчас, возникает логический тупик для программы.

Рассмотрим правильный алгоритм действий, если используется Разовое начисление:

1. Создаем документ Разовое начисление.
2. Выбираем способ выплаты С авансом.
3. Если необходимо, чтобы налог был рассчитан, но выплачена сумма за вычетом этого налога — настройки учетной политики должны стоять в положении «исчислять и удерживать».
4. Если вы используете настройку «Отложить расчет налога», помните: программа просто игнорирует НДФЛ для этой строки дохода до момента итогового расчета зарплаты за месяц. Сумма к выплате в этом случае будет равна сумме начисления (Gross = Net).

Альтернативный и более правильный подход: Начисление за первую половину месяца

Проанализируем ситуацию с другой стороны. Если доплата сотруднику носит регулярный характер (например, доплата до оклада на период испытательного срока), наиболее эффективным будет настроить ее как плановое начисление.

В чем преимущество такого метода?

1. Доплата будет автоматически попадать в документ Начисление за первую половину месяца.
2. Программа увидит это начисление не как отдельное «разовое» событие, а как часть планового дохода за первую половину месяца.
3. В этом документе расчет НДФЛ происходит централизованно по всем видам доходов.
4. При формировании ведомости на аванс программа корректно учтет все начисления и весь исчисленный с них налог, выплатив сотруднику итоговое сальдо.

Чтобы реализовать этот подход, выполним следующие шаги:

• В настройках вида начисления (справочник Начисления) на вкладке Основное установим флаг Начисляется при расчете первой половины месяца.
• Назначим это начисление сотруднику в плановом порядке (документами Прием на работу, Кадровый перевод или Изменение оплаты труда).
• При расчете аванса программа сама определит сумму доплаты и налог с нее.

Влияние изменений законодательства с 2023 года

Важно помнить, что обсуждаемая проблема в современных версиях 1С:ЗУП 3.1 (начиная с релизов 2023 года) приобрела новый контекст. Согласно Федеральному закону № 263-ФЗ, дата получения дохода в виде оплаты труда теперь определяется как день выплаты дохода.

Это означает следующее:

• Понятие «НДФЛ с аванса» стало обязательным. Вы больше не можете «не исчислять» налог при выплате аванса, так как это прямое нарушение Налогового кодекса РФ (ст. 223 и 226).
• Любая выплата (будь то разовое начисление или аванс) требует немедленного исчисления и удержания НДФЛ для корректного формирования отчетности 6-НДФЛ и уведомлений по ЕНС.

Поэтому пожелание расчетчиков «исчислять весь налог с зарплатой в конце месяца» при условии, что выплата была произведена в середине месяца, технически ведет к ошибкам в налоговом учете. Программа в актуальных релизах будет принудительно рассчитывать налог в документе выплаты, чтобы обеспечить сходимость данных для налоговой инспекции.

Резюме и практические рекомендации

Подводя итог, для настройки корректного поведения программы выполним следующие действия:

1. Проверим настройки учетной политики в части НДФЛ. Если конфигурация позволяет, установим возможность выбора момента удержания в документе, но будем использовать это с осторожностью.

2. Рекомендуем расчетчикам отказаться от попыток «отложить» налог. Вместо этого лучше использовать механизм, где сумма налога рассчитывается сразу, а к выплате в ведомость попадает сумма Начислено минус НДФЛ. Это гарантирует, что у сотрудника не возникнет долга перед бюджетом, который нечем будет покрыть в конце месяца.

3. Если разовых начислений много и они типовые, переведем их в категорию плановых, чтобы они рассчитывались документом Начисление за первую половину месяца. Это самый прозрачный способ работы в ЗУП 3.1.

Таким образом, мы видим, что техническая возможность настройки программы существует, но она должна быть тесно увязана с требованиями налогового законодательства и методологией учета в 1С.