При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с наличием в справочнике Виды использования рабочего времени двух очень похожих элементов: Повышение квалификации и Повышение квалификации в другой местности. На первый взгляд кажется, что разница лишь в названии, однако использование того или иного вида времени влечет за собой различные последствия как в кадровом учете, так и в расчете оплаты сотруднику. Рассмотрим подробнее, в чем заключается принципиальная разница между этими понятиями, и как правильно отразить их в программе.
Прежде всего, разберем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Согласно статье 187 Трудового кодекса РФ, при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работодатель обязан:
Проанализируем этот момент: если сотрудник учится в своем городе, компания платит ему только средний заработок. Если же он едет в другой город — это приравнивается по условиям компенсаций к служебной командировке. Именно это законодательное различие и заложено в основу разделения видов времени в 1С.
Рассмотрим, как выбор вида времени влияет на печатную форму табеля. Для каждого из видов использования рабочего времени предусмотрены свои буквенные и цифровые коды:
Это разделение критически важно для корректного ведения кадрового учета. Проверка трудовой инспекции или аудит могут выявить несоответствие, если сотрудник фактически находился в другом городе (что подтверждается билетами и чеками из гостиницы), а в табеле стоит код ПК вместо ПМ.
Выясним, как эти виды времени связаны с начислениями. В программе по умолчанию настроены предопределенные начисления, которые используют данные виды времени. Разберем по шагам, как это работает:
Для регистрации периода обучения используется документ Отсутствие с сохранением оплаты. Внутри документа на вкладке «Главное» мы выбираем Вид отсутствия. Именно здесь мы указываем, является ли это обычным повышением квалификации или обучением в другой местности.
Посмотрим на настройки начислений. Если мы откроем начисление Оплата за время повышения квалификации, то увидим, что на вкладке «Учет времени» выбран вид времени Повышение квалификации. Аналогично настроено начисление для «другой местности».
Почему это важно? Это позволяет пользователю:
Часто возникает вопрос: влияет ли РК (районный коэффициент) другой местности на расчет? Проанализируем ситуацию. Средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной зарплаты за предыдущие 12 месяцев. В эти начисления РК вашего региона уже включен. При расчете суммы оплаты по среднему за период обучения в другой местности, РК той местности, куда поехал сотрудник, никак не учитывается в самом расчете среднего. Однако, наличие вида времени ПМ подсказывает бухгалтеру, что нужно оформить выплату суточных, на которые РК может влиять (в зависимости от локальных нормативных актов организации).
Для персонифицированного учета периоды повышения квалификации также имеют значение. Оба вида времени в отчетности должны иметь код КВАЛИФ. Однако, если сотрудник работает в особых территориальных условиях (РКС или МКС), период обучения (даже в другой местности) обычно засчитывается в льготный стаж, если за сотрудником сохранялась средняя заработная плата. Использование корректного вида времени в 1С позволяет системе автоматически и безошибочно подтягивать нужные периоды в регламентированную отчетность.
Рассмотрим подробный алгоритм действий при направлении сотрудника на обучение в другую местность:
Отсутствие с сохранением оплаты.Повышение квалификации в другой местности.СреднийЗаработокОбщий будет стандартной.Доход в натуральной форме (если мы просто фиксируем доход для налогов) или Командировка (хотя методически обучение — это не командировка, иногда используют этот документ для упрощения печати приказов и расчета суточных, но правильнее использовать специализированные начисления).Пример настройки формулы для дополнительного начисления (суточных), которое может быть привязано к виду времени ПМ:
Результат = СуточныеВДень * ВремяВКалендарныхДнях
Где СуточныеВДень — это показатель, зависящий от того, является ли местность «другой» по отношению к основному месту работы.
Подведем итоги нашего анализа. Разница между ПК и ПМ заключается в трех плоскостях:
ПМ сигнализирует о необходимости дополнительных выплат (суточные, проезд), которые регламентированы ст. 187 ТК РФ.Таким образом, использование двух предопределенных элементов — это не избыточность программы, а необходимый инструмент для соблюдения норм законодательства и обеспечения прозрачности учета. Рекомендуем всегда выбирать Повышение квалификации в другой местности, если обучение сотрудника связано с выездом из населенного пункта, где находится его постоянное рабочее место.