Ситуация, когда одно физическое складское пространство используется несколькими юридическими лицами, входящими в один холдинг, является стандартной для современного ритейла и дистрибуции. В программе 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) предусмотрено несколько механизмов для решения этой задачи: от штатной схемы Интеркомпани до гибкой настройки виртуальных складов и использования обособленного учета. Рассмотрим подробно каждый из вариантов, проанализируем их преимущества и риски.
Механизм «Интеркомпани» (Intercompany) — это наиболее правильный с точки зрения логики системы 1С способ организации продаж товаров, принадлежащих другой организации. Рассмотрим, как его настроить и как он работает в разрезе оперативного учета.
Для начала разберем общую логику: организация «А» закупает товар, а организация «Б» продает его конечному клиенту или перемещает в свои магазины. В момент продажи в системе фиксируется отрицательный остаток по организации «Б» и положительный по организации «А» в рамках одного склада. В конце отчетного периода система автоматически формирует документы ПередачаТоваровМеждуОрганизациями, которые «схлопывают» эти остатки.
Рассмотрим пошаговую настройку:
Проанализируем работу механизма. При отгрузке программа проверяет общие остатки по складу, игнорируя принадлежность конкретной организации (если включена настройка в правах пользователя Разрешить превышение остатков товаров организаций). В конце месяца мы запускаем рабочее место Оформление передач и выкупов, которое на основании данных регистра ТоварыОрганизаций автоматически создаст нужные документы.
Если по каким-то причинам механизм «Интеркомпани» не подходит (например, жесткое требование бухгалтерии видеть остатки в реальном времени без «минусов»), мы можем использовать методику виртуальных складов.
Разберем этот метод подробнее. В справочнике Склады мы создаем две записи: «Центральный склад (Орг А)» и «Центральный склад (Орг Б)». Физически это один и тот же адрес и те же стеллажи, но в системе это два разных места хранения.
Плюсы этого подхода:
Сложности и риски:
Для решения проблемы с кладовщиком в этом случае часто используют Ордерную схему учета. Мы можем настроить один Складской тракт (физическую зону отгрузки), к которой привязаны оба виртуальных склада. Тогда кладовщик будет работать с едиными распоряжениями на приемку/отгрузку.
Рассмотрим современный и технологичный способ — использование разреза Назначение. В УТ 11 существует механизм обособления товаров под конкретные нужды. Мы можем настроить систему так, чтобы при поступлении товар «резервировался» под конкретное направление деятельности или заказ, который ассоциирован с определенной организацией.
Посмотрим на пример работы этого механизма. В документе ПриобретениеТоваровУслуг для Организации 1 мы указываем направление деятельности «Опт». Для Организации 2 — «Розница». На складе остаток будет виден в разрезе этих назначений. При отгрузке система будет требовать списания товара именно с тем назначением, которое было указано при закупке. Это позволяет держать товар на одном складе, но жестко контролировать его владельца.
Выясним причину, почему иногда остатки в отчетах не сходятся. Главным источником информации о принадлежности товара в УТ 11 является регистр накопления ТоварыОрганизаций. Проанализируем его структуру. Он содержит следующие ключевые измерения:
Если вы видите, что по складу остаток положительный, а по организации — отрицательный, значит, была совершена продажа товара, который еще не был передан между вашими фирмами. Посмотрим на пример запроса, который поможет вам выявить такие расхождения в консоли запросов:
ВЫБРАТЬ
ТоварыОрганизацийОстатки.Организация КАК Организация,
ТоварыОрганизацийОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ТоварыОрганизацийОстатки.КоличествоОстаток КАК Количество
ИЗ
РегистрНакопления.ТоварыОрганизаций.Остатки КАК ТоварыОрганизацийОстатки
ГДЕ
ТоварыОрганизацийОстатки.КоличествоОстаток < 0
Данный запрос покажет все «дырки» в учете организаций, которые необходимо закрыть документами передачи.
Проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства 2024 года. Если ваша компания торгует товарами, подлежащими обязательной маркировке (Честный ЗНАК), «виртуальные» передачи в конце месяца становятся опасными. Каждый код маркировки в системе ГИС МТ числится за конкретным ИНН. Если вы физически отгрузили товар, который числится на Организации А, а документы выписали от Организации Б, возникнет нарушение правил оборота маркированной продукции.
Рекомендация по маркировке: При совместном хранении необходимо использовать ТСД (терминалы сбора данных). В момент подбора товара система должна проверять, принадлежит ли данный DataMatrix код той организации, от которой печатается УПД. Если нет — система должна запрещать отгрузку и предлагать либо заменить товар, либо сначала оформить перемещение между фирмами.
Также важно помнить о налоговых рисках. Если две организации используют один склад, один персонал и одну технику, но при этом распределяют доходы для уменьшения налоговой базы, это может быть трактовано как «схема дробления бизнеса» (ст. 54.1 НК РФ). Чтобы минимизировать риски, необходимо:
Разберем, как облегчить жизнь пользователям при такой схеме работы:
1. Автоматическое создание передач: Настройте регламентное задание, которое будет раз в сутки формировать документы ПередачаТоваровМеждуОрганизациями. Это позволит видеть актуальную себестоимость и прибыль, не дожидаясь конца месяца.
2. Контроль при отгрузке: Если вы не используете Интеркомпани, настройте в 1С запрет отгрузки при отсутствии остатков именно по организации. Это заставит менеджеров вовремя оформлять внутренние перемещения.
3. Инвентаризация: Проводите инвентаризацию по складу в целом, а не по организациям. В документе Пересчет товаров фиксируйте фактическое наличие, а затем с помощью обработки Распределение излишков и недостатков система сама предложит, на какую организацию списать недостачу, а на какую оприходовать излишек, исходя из текущих остатков в базе.
Таким образом, выбор метода зависит от ваших бизнес-процессов. Интеркомпани — это гибкость и удобство, Виртуальные склады — это жесткий контроль, а Назначения — это максимальная детализация учета. Мы рекомендуем использовать Интеркомпани в сочетании с жестким контролем маркированного товара через ТСД как наиболее сбалансированное решение для крупного ритейла.