← На главную

В кадровой практике часто возникает ситуация, когда сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, решает выйти на работу на условиях неполного рабочего времени или на дому. При этом за ней полностью сохраняется право на получение государственного пособия. С точки зрения кадрового учета и расчета среднесписочной численности (ССЧ) для статистической отчетности Росстата, эта ситуация имеет ряд важных нюансов.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно отразить этот процесс в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 2.5 и 3.1, выясним причину возникновения популярной ошибки изменения состояния сотрудника на одну и ту же дату и рассмотрим законодательную базу, регулирующую данный вопрос.

Законодательный контекст: правила Росстата до и после 2018 года

Давайте проанализируем, почему вокруг этой темы возникало так много споров и методологических сложностей:

1. Период до 1 января 2018 года: Согласно действовавшим ранее указаниям Росстата, все сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, безоговорочно исключались из расчета среднесписочной численности. Возникала серьезная правовая коллизия. С одной стороны, декретница фактически работала (пусть и на полставки) и должна была учитываться пропорционально отработанному времени как неполно занятая. С другой стороны, ее статус «в отпуске по уходу» требовал полностью исключить ее из отчетов по численности. Бухгалтерам приходилось вручную корректировать отчеты.
2. Период с 1 января 2018 года по настоящее время: Росстат устранил это противоречие (впервые норма была закреплена в Приказе Росстата № 772, п. 79.1, и перенесена в последующие ежегодные приказы). Согласно актуальным правилам, сотрудники, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком и работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия, должны включаться в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.

Технический парадокс программы 1С:ЗУП редакции 2.5

Рассмотрим интересную особенность старой редакции ЗУП 2.5. На самом деле, алгоритм программы и до 2018 года рассчитывал среднесписочную численность так, как этого требуют современные правила Росстата. Это связано со спецификой проведения кадровых документов в системе.

Чтобы программа физически могла начислить декретнице заработную плату за фактически отработанные часы, расчетчики были вынуждены проводить документ Возврат на работу организаций. Этот документ автоматически менял статус сотрудника в регистре сведений Состояния сотрудников организаций на значение «Работает». Отчет «Среднесписочная численность» в ЗУП 2.5 ориентировался именно на этот статус, поэтому программа без лишних настроек включала сотрудницу в расчет ССЧ пропорционально ее ставке.

Таким образом, до 2018 года поведение ЗУП 2.5 формально не соответствовало старым инструкциям Росстата (и требовало ручных правок в меньшую сторону), а после 2018 года технический алгоритм программы стал идеально соответствовать законодательству без каких-либо доработок со стороны программистов.

Решение проблемы с ошибкой: «На одну дату нельзя два раза изменить состояние»

При попытке провести документы для выхода декретницы на работу пользователи часто сталкиваются со следующей ошибкой:
«В строке номер "1" табл. части "Сотрудники": сотрудник уже переведен в состояние "В отпуске по уходу за ребенком" документом Отпуск по уходу за ребенком...»

Выясним причину этой проблемы. В программе ЗУП 2.5 регистр сведений Состояния сотрудников организаций настроен как периодический в пределах дня. Это означает, что система технически не может зафиксировать два разных кадровых состояния (например, «В отпуске по уходу...» и «Работает») на одну и ту же дату.

Как правильно решить эту проблему и провести документы:

Для корректного отражения ситуации нам необходимо разнести даты проведения документов в программе хотя бы на один день. Разберем этот процесс по шагам:

1. Оформление отпуска по уходу: Проводим документ Отпуск по уходу за ребенком. Например, дата начала отпуска — 16.04.2018. С этой даты состояние сотрудника меняется на «В отпуске по уходу за ребенком».
2. Оформление возврата на работу: Чтобы избежать конфликта дат в регистре, документ Возврат на работу организаций необходимо оформить следующим днем — 17.04.2018. С этой даты состояние в регистре перезапишется на «Работает». При этом сотрудница продолжит получать пособие, а ее стаж для ежегодного отпуска не прервется.
3. Оформление изменения кадровых условий: Создаем документ Кадровое перемещение организаций той же датой (17.04.2018). В нем выполняем следующие критически важные настройки:
   • Назначаем сотруднице график неполного рабочего времени и указываем соответствующее количество ставок (например, 0.5 ставки).
   • Переходим на вкладку «Начисления». Для основного начисления (например, «Оплата по окладу») устанавливаем действие «Начать».
   • Важно! Для технического начисления «Отпуск по уходу за ребенком без оплаты» обязательно выбираем действие «Прекратить». Если этого не сделать, данное начисление продолжит вытеснять основной оклад, и заработная плата за отработанное время начисляться не будет.
   • Для начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет» устанавливаем действие «Не изменять», чтобы сохранить выплату пособия.

Как эта ситуация реализована в современной 1С:ЗУП редакции 3.1

Посмотрим, насколько проще и логичнее реализован этот механизм в современной редакции программы. Разработчики 1С полностью отказались от использования костылей в виде документов возврата из отпуска, которые путали кадровый учет.

В ЗУП 3.1 для этой задачи используется специализированный документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком». Давайте разберем его ключевые преимущества:

• Документ позволяет напрямую назначить сотруднику оклад и график неполного рабочего времени, не прерывая при этом отпуск по уходу за ребенком.
• Официальное кадровое состояние сотрудника в системе остается прежним — «В отпуске по уходу за ребенком». Это позволяет корректно формировать личную карточку Т-2 и другие кадровые отчеты.
• Алгоритм отчета по среднесписочной численности в ЗУП 3.1 был полностью переписан. Теперь программа анализирует не только кадровое состояние сотрудника, но и наличие действующих начислений и графиков работы. Система автоматически распознает работающих декретниц и включает их в ССЧ пропорционально отработанным часам в полном соответствии с актуальными требованиями Росстата.

Если ваша организация до сих пор ведет учет в устаревшей редакции ЗУП 2.5, настоятельно рекомендуем запланировать переход на редакцию 3.1, так как поддержка старой версии прекращена, и новые требования законодательства в ней больше не реализуются разработчиками.