В практике бухгалтера нередко встречается ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, но во время отдыха заболевает. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 регистрация больничного листа в таком случае автоматически приводит к сторнированию части отпускных. Если это происходит на стыке отчетных периодов, а у сотрудника нет других начислений, возникают сложности с заполнением отчетности Расчет по страховым взносам (РСВ) и 4-ФСС. Разберем детально, как правильно отразить эти операции и нужно ли подавать корректирующие отчеты.
Рассмотрим стандартную ситуацию: отпуск начислен и выплачен в сентябре (3 квартал), а больничный лист, пересекающийся с этим отпуском, предоставлен в ноябре (4 квартал). При проведении документа Больничный лист программа сторнирует часть отпускных за сентябрь. Если сотрудник продолжает болеть до конца года и не имеет других облагаемых доходов, в ноябре и декабре у него образуется отрицательная база по страховым взносам.
Основная сложность заключается в том, что согласно правилам заполнения РСВ, утвержденным ФНС, в Разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» не допускается указание отрицательных значений. Технологический шлюз приема отчетности налоговой службы просто не пропустит файл, содержащий знаки «минус» в суммах выплат или налоговой базы. Таким образом, просто отразить сторно в текущем периоде (4 квартале) не получится, если сумма сторно превышает текущие начисления сотрудника.
Выясним причину, по которой корректировка становится обязательной. Согласно ст. 81 НК РФ, уточненный расчет подается, если в ранее поданном отчете обнаружены ошибки, приведшие к занижению суммы налога или взносов. Сторнирование отпуска — это не ошибка в классическом понимании, а хозяйственная операция на основании первичного документа (больничного). Однако, поскольку база за сентябрь фактически уменьшилась, а в 4 квартале мы не можем показать «минус», единственный законный способ привести учет в соответствие — уменьшить базу того периода, в котором был начислен первоначальный доход (сентябрь).
Следовательно, если сторно не перекрывается другими доходами в текущем месяце, мы обязаны подать уточненный расчет за 9 месяцев. В этом расчете сумма начислений по сотруднику за сентябрь в Разделе 3 должна быть указана уже за вычетом сторнированной части отпуска.
Рассмотрим, как технически реализовать перерасчет в программе. В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 реализован механизм, который позволяет автоматически распределять сторнируемые суммы.
Больничный лист. На вкладке «Пересчет прошлого периода» вы увидите отрицательные суммы отпуска. Убедитесь, что дата документа и дата выплаты относятся к текущему периоду (ноябрю).Пересчет страховых взносов. Несмотря на то, что программа часто делает расчет автоматически, этот документ позволяет зафиксировать изменения в конкретном отчетном периоде.Уточненного расчета по страховым взносам за 9 месяцев (номер корректировки «1»), программа должна автоматически подтянуть уменьшенную базу. Проверьте Раздел 3 по конкретному сотруднику: сумма в строке месяца (сентябрь) должна уменьшиться на сумму сторно.Посмотрим на ситуацию с отчетом 4-ФСС (актуально для правил, действовавших в 2018 году и сохраняющих аналогичную логику в современных формах ЕФС-1). В отличие от налоговой отчетности, ФСС (ныне СФР) исторически допускал отражение корректировок базы в текущем периоде через таблицу 1 (корректировка базы прошлого периода). Однако здесь работает правило единообразия.
Если вы подаете корректировку по РСВ, крайне рекомендуется подать аналогичную уточненку по 4-ФСС (за 9 месяцев). Это исключит расхождения между базами по взносам на ОПС/ОМС и взносам «на травматизм». Проанализируем сообщение с форума: пользователь заметил, что 4-ФСС не всегда автоматически подтягивает сторно в корректировку. В этом случае может потребоваться ручная корректировка облагаемой базы в отчете, чтобы цифры соответствовали данным РСВ.
Выясним, что делать с «хвостом» задолженности сотрудника. Поскольку отпускные уже были выплачены в сентябре в полном объеме, а после сторнирования часть суммы превратилась в излишне выплаченную, у сотрудника возникает долг перед организацией.
Проанализируем варианты развития событий:
Расчетном листке и Отражении зарплаты в бухучете. На страховые взносы сам факт наличия денежного долга не влияет — взносы рассчитываются строго от начисленной (и в данном случае уменьшенной) базы.Для корректного отражения сторно убедитесь, что в настройках учетной политики организации (раздел «Налоги и взносы») правильно установлен порядок перерасчета страховых взносов. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 по умолчанию используется механизм, при котором отрицательные суммы «уходят» в прошлый период, если текущего дохода недостаточно.
Если вы обнаружили, что программа упорно пытается поставить «минус» в текущем квартале, стоит проверить регистр накопления СтраховыеВзносыПоЗастрахованнымЛицам. Именно данные этого регистра являются источником для заполнения РСВ. При необходимости, движения в этом регистре можно скорректировать документом Операция учета взносов, указав в соответствующих месяцах отрицательные или исправленные суммы, однако использование типового документа Пересчет страховых взносов является более приоритетным.