← На главную

Ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск в декабре, а в январе следующего года приносит листок нетрудоспособности за дни болезни, пришедшиеся на период отпуска, — одна из самых распространенных и сложных в зарплатном учете. При проведении больничного листа программа 1С выполняет автоматическое сторнирование начислений за дни болезни. В результате возникает перерасчет страховых взносов за прошлый расчетный период (декабрь), образуя отрицательную базу. Разберем подробно, как правильно отразить эту операцию в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом и как корректно отчитаться перед налоговыми органами в Расчете по страховым взносам (РСВ).

Причины возникновения проблемы и правила контрольных соотношений ФНС

Проанализируем налоговую и нормативную базу. Согласно статье 54 Налогового кодекса РФ, сторнирование отпускных в связи с временной нетрудоспособностью не признается счетной ошибкой или искажением базы прошлых периодов, так как первоначальный расчет и выплата отпускных в декабре были произведены строго по закону.

Однако в форме Расчета по страховым взносам действует жесткий форматно-логический контроль со стороны ФНС: показатели базы для исчисления страховых взносов и суммы исчисленных взносов в Разделе 3 по каждому физическому лицу не могут принимать отрицательные значения ни за один из месяцев отчетного периода. Программа проверки налогового органа просто не примет расчет, содержащий отрицательные суммы.

Таким образом, порядок отражения зависит от общей суммы начислений сотрудника за текущий месяц (январь):

1. Январских начислений достаточно для покрытия сторно. Если заработная плата или иные облагаемые выплаты сотрудника за январь превышают сумму сторнированных отпускных, результирующая облагаемая база за январь остается положительной или равной нулю. В этом случае отрицательный доход декабря автоматически уменьшает базу января. Сдавать уточненный расчет за прошлый год не требуется, а показатели отражаются в отчете за первый квартал текущего года.
2. Январских начислений недостаточно (база уходит в минус). Если сотрудник находился на больничном большую часть января или у него отсутствуют другие доходы, перекрыть сторно нечем. Отразить отрицательную сумму в январском Разделе 3 технически невозможно. В этой ситуации возникает обязанность подать уточненный расчет по страховым взносам за прошлый расчетный период (год), уменьшив базу и взносы за декабрь на сумму сторнированного отпуска.

Вариант 1. Зачет отрицательных сумм в текущем отчетном периоде

Рассмотрим порядок действий, когда положительных начислений января хватает для перекрытия сторнированной суммы.

Разберем по шагам, как ведет себя программа:

1. Регистрируем документ Больничный лист месяцем начисления Январь. На закладке перерасчета программа автоматически фиксирует сторно отпускных за декабрь по периоду действия.
2. Начисляем заработную плату за январь документом Начисление зарплаты и взносов (или Начисление зарплаты сотрудникам организаций).
3. При автоматическом расчете страховых взносов программа выполняет зачет отрицательной базы прошлых периодов в счет положительных начислений января. Итоговая база за январь уменьшается на сумму сторно.
4. Формируем регламентированный отчет Расчет по страховым взносам за 1 квартал текущего года. В Разделе 3 по застрахованному лицу в графах за первый месяц (январь) отражается итоговая положительная разница. Никаких корректировок за прошлый год в налоговую инспекцию подавать не требуется.

Вариант 2. Оформление уточненного расчета (РСВ) за прошлый год

Выясним причину необходимости сдачи корректировки, если зарплаты января не хватает для покрытия сторно. Программа не сможет схлопнуть базу до неотрицательного значения, поэтому расчет за прошлый год перестает быть актуальным.

Разберем регламент оформления корректировки в программе:

1. Убеждаемся, что документ Больничный лист проведен в январе, и сумма сторно превышает начисления января.
2. Для правильного отражения уменьшения страховых взносов за декабрь в учете регистрируем документ Перерасчет страховых взносов, указав расчетный период — прошлый год (декабрь). Рассчитываем документ: по сотруднику сформируются отрицательные суммы взносов за декабрь.
3. Создаем регламентированный отчет Расчет по страховым взносам за прошлый расчетный период (год). На титульном листе указываем номер корректировки (например, 1).
4. Заполняем отчет. В корректирующий расчет включается обновленный Раздел 1 (с уменьшенными итоговыми суммами к уплате за декабрь) и Раздел 3 только по тем сотрудникам, по которым произошли изменения персональных сведений. База и взносы за декабрь в Разделе 3 уменьшаются на сумму сторнированного отпуска.

Особенности заполнения Раздела 3 по необлагаемым доходам

Посмотрим на частый вопрос пользователей: включаются ли в Раздел 3 физические лица, которым начислялись только доходы, не облагаемые страховыми взносами? Ответ однозначный — да, включаются. В Раздел 3 попадают все физические лица, которые застрахованы в системе обязательного пенсионного, медицинского или социального страхования в соответствии с законодательством РФ, даже если их база равна нулю или выплаты целиком относятся к необлагаемым суммам. Программа заполняет по ним персональные данные, а в суммовых строках отражает необлагаемые доходы и нулевую базу.

Альтернативное решение: продление отпуска вместо переноса

Проанализируем практический совет, позволяющий полностью избежать трудоемких перерасчетов на стыке лет. По нормам статьи 124 Трудового кодекса РФ, в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок.

Если согласовать с сотрудником продление отпуска сразу после закрытия больничного листа на количество дней болезни, совпавших с отпуском, перерасчет отпускных за декабрь делать не придется:

1. Выплаченная в декабре сумма отпускных сохраняется в полном объеме.
2. Дни отпуска продлеваются в январе без пересчета среднего заработка.
3. По документу Больничный лист начисляется только пособие по временной нетрудоспособности за январские дни болезни.
4. Сторно отпускных не образуется, база за декабрь не изменяется, отрицательные суммы в регистрах не появляются, и необходимость в сдаче корректирующего РСВ полностью отпадает.