Почему при начислении премии уволенным сотрудникам в 1С:ЗУП 3.1 дата получения дохода переносится на прошлый год и как это исправить?

При расчете годовых, квартальных или разовых премий уволенным сотрудникам бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Программа регистрирует доход уволенного сотрудника датой его увольнения (которая может относиться к прошлому налоговому периоду), из-за чего начисленная сумма пропадает из текущей отчетности по НДФЛ (например, из формы 6-НДФЛ и справок о доходах за текущий год) и «уползает» в прошлый год.

В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, проанализируем требования законодательства и настроим систему так, чтобы учет велся корректно и без ошибок.

Выясняем причину: почему программа переносит дату дохода на дату увольнения

Поведение программы 1С:ЗУП 3.1 продиктовано требованиями Налогового кодекса РФ. Согласно нормам статьи 223 НК РФ, дата фактического получения дохода зависит от вида этого дохода:

1. Для доходов в виде оплаты труда датой получения признается последний день месяца, за который начислен доход. При этом в случае увольнения сотрудника до истечения месяца датой фактического получения им дохода в виде оплаты труда считается последний день работы (дата увольнения).
2. Для доходов, не являющихся оплатой труда (к которым относятся в том числе квартальные, годовые и разовые премии), датой получения признается день фактической выплаты (перечисления на карту или выдачи наличных).

Если в настройках начисления премии установлен код дохода 2000 или код дохода 2002 с признаком соответствия оплате труда, система классифицирует эту премию как заработную плату. Как только программа фиксирует, что сотрудник уволен, она автоматически применяет правило для оплаты труда при увольнении и устанавливает дату получения дохода равной последнему дню работы сотрудника.

Рассмотрим концептуальный алгоритм, по которому программа 1С:ЗУП 3.1 рассчитывает дату получения дохода в зависимости от настроек вида расчета:

Если КодДоходаНДФЛ = "2000" Или ОтноситсяКОплатеТруда = Истина Тогда
    Если СотрудникУволен Тогда
        ДатаПолученияДохода = ДатаУвольнения;
    Иначе
        ДатаПолученияДохода = КонецМесяцаНачисления;
    КонецЕсли;
Иначе
    ДатаПолученияДохода = ДатаФактическойВыплаты;
КонецЕсли;

Из-за этой логики премия, начисленная и выплаченная в текущем году (например, в 2019 году) уволенному в прошлом году (например, в 2018 году) сотруднику, регистрируется в налоговом учете датой увольнения в 2018 году. В результате отчетность за 2019 год по этому сотруднику оказывается пустой, а по 2018 году возникает необходимость подавать корректирующие сведения.

Разница между кодами доходов 2000 и 2002 для премий

Контролирующие органы (ФНС и Минфин) неоднократно разъясняли особенности налогообложения премий:

• Ежемесячные премии, которые выплачиваются вместе с заработной платой за аналогичные периоды, могут кодироваться кодом 2000 (или 2002 с признаком оплаты труда). Дата их получения привязана к концу месяца.
• Квартальные, годовые и разовые премии не могут признаваться оплатой труда в целях применения пункта 2 статьи 223 НК РФ. Для них предусмотрен код дохода 2002 (без признака соответствия оплате труда). Дата получения дохода по таким выплатам — это исключительно день их фактической выплаты из кассы или банка. Это правило действует абсолютно для всех сотрудников: как работающих, так и уволенных.

Таким образом, для решения проблемы нам необходимо правильно перенастроить код дохода и категорию начисления в справочнике видов расчетов.

Пошаговая настройка годовой премии в 1С:ЗУП 3.1

Выполним по шагам настройку начисления премии, чтобы исключить ошибочное смещение даты получения дохода:

1. Перейдем в раздел Настройки и откроем справочник Начисления.
2. Найдем в списке и откроем элемент, которым мы начисляем годовую премию (например, «Премия годовая (процентом)» или «Годовая премия фиксированной суммой»).
3. Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
4. В поле Код дохода выберем значение 2002.
5. В поле Категория дохода выберем значение Прочие доходы от трудовой деятельности (в зависимости от релиза программы формулировка может звучать как «Учет трудовых премий для целей НДФЛ»). Это критически важно: данная категория указывает программе на то, что доход должен регистрироваться по дате выплаты, а не по концу месяца или дате увольнения.
6. Запишем и закроем настройки начисления.

Дополнительно нам необходимо проверить глобальные настройки самого кода дохода в справочнике Виды доходов НДФЛ. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройки — Виды доходов НДФЛ.
2. Найдем в списке код 2002 и откроем его карточку.
3. Убедимся, что флажок Соответствует оплате труда снят. Если этот флажок установлен, программа продолжит классифицировать все начисления с кодом 2002 как обычную зарплату, что опять приведет к переносу даты получения дохода уволенных на дату их увольнения.
4. При необходимости снимем флажок и запишем изменения.

Почему не подходит документ «Выплата бывшим сотрудникам»

В процессе обсуждения подобных проблем на форумах часто звучит предложение регистрировать премию уволенным через документ Выплата бывшим сотрудникам. Давайте разберем, почему данный метод является методологически неверным для производственных премий:

• Документ Выплата бывшим сотрудникам предназначен для начисления выплат, не связанных с оплатой труда за отработанное время (например, материальная помощь к юбилею, компенсация стоимости медикаментов или сохраняемый средний заработок на период трудоустройства при сокращении).
• Годовая или квартальная премия — это стимулирующая выплата за результаты труда, предусмотренная трудовым договором и локальными нормативными актами за период, когда сотрудники состояли в трудовых отношениях.
• Такие премии в обязательном порядке должны облагаться не только НДФЛ, но и страховыми взносами. Если начислить премию через документ для бывших сотрудников, программа не сможет корректно рассчитать страховые взносы и правильно отразить их в регламентированной отчетности по взносам (РСВ, ЕФС-1).

Поэтому начисление премии уволенным сотрудникам обязательно должно производиться стандартным документом Премия.

Порядок начисления и выплаты премии уволенным в программе

Для того чтобы успешно рассчитать и выплатить премию сотрудникам, которые уже уволены, придерживаемся следующей последовательности действий:

1. Создадим документ Премия (раздел Зарплата — Премии).
2. Укажем месяц начисления премии и дату документа.
3. При заполнении табличной части нажмем кнопку Подбор. Обратите внимание: по умолчанию уволенные сотрудники скрыты из списка подбора. Чтобы их увидеть, в форме подбора сотрудников необходимо снять флажок Скрывать сотрудников, по которым не выполняются операции (в некоторых релизах это настраивается через меню «Еще» или в карточке сотрудника необходимо временно снять флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены»).
4. Выберем уволенных сотрудников в документ.
5. Программа автоматически рассчитает сумму премии (если она зависит от базовых начислений за прошлый период) либо позволит ввести фиксированную сумму вручную. Также автоматически рассчитаются суммы НДФЛ и страховых взносов.
6. Обратим внимание на поле Дата выплаты внизу документа Премия (или в поле планируемой даты выплаты). Именно эта дата станет датой фактического получения дохода для целей НДФЛ у всех сотрудников, включая уволенных.
7. Проведем документ.
8. Сформируем документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу для выплаты премии. Проверим, что суммы НДФЛ в ведомости соответствуют рассчитанным в документе начисления.

После проведения этих настроек и документов начисленные суммы премии уволенным сотрудникам в полном объеме попадут в налоговые регистры текущего периода и будут корректно отражены в справке о доходах физического лица за текущий год.