Одной из наиболее распространенных и неприятных проблем в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 является ситуация, когда доходы (чаще всего отпускные или больничные), фактически начисленные и выплаченные в прошлом календарном году, внезапно "выплывают" в отчетности по НДФЛ текущего года. Это приводит к расхождениям в справках 2-НДФЛ (ныне Приложение №1 к 6-НДФЛ) и вызывает закономерные вопросы у налоговых инспекторов и самих сотрудников. Рассмотрим подробно, почему так происходит, и как исправить эту ситуацию с точки зрения технического устройства регистров программы.
Для начала разберем законодательную базу, на которой строится алгоритм 1С. Согласно ст. 223 НК РФ, дата фактического получения дохода в виде отпускных определяется как день их выплаты. В отличие от оплаты труда (зарплаты), которая признается доходом в последний день месяца начисления, отпускные жестко привязаны к дате, когда деньги ушли из кассы или со счета предприятия. Проанализируем типичный сценарий ошибки:
Причина кроется в механизме связки документов. В ЗУП 3.1 учет ведется в разрезе не только сотрудников и месяцев, но и так называемых "документов-оснований". Если в ведомости на выплату зарплаты за январь 2021 года программа по какой-то причине (ошибка в расчетах, ручная правка суммы, перерасчет) решила, что за организацией числится долг по октябрьскому отпуску, она "подтянет" этот отпуск в расшифровку выплаты. Как только документ Отпуск от 2020 года попадает в Ведомость 2021 года, программа фиксирует удержание налога по этому доходу датой 2021 года, что автоматически переносит доход в новый налоговый период.
Чтобы понять, где именно "застряли" данные, нам необходимо заглянуть "под капот" программы. В ЗУП 3.1 за отчетность по НДФЛ отвечают два основных регистра. Проанализируем их работу:
Учет доходов для исчисления НДФЛ. В нем фиксируется сумма начисленного дохода и дата его получения. Если вы видите здесь запись за 2021 год со ссылкой на документ Отпуск от 2020 года, значит, в документе начисления была указана неверная планируемая дата выплаты.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Этот регистр является ключевым для формирования справок. В нем отражаются суммы исчисленного и удержанного налога. Именно по дате записи в этом регистре (вид движения "Расход" — удержание) программа определяет, в какой год попадет доход.Для диагностики рекомендуется использовать Универсальный отчет по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с фильтром по конкретному сотруднику. Посмотрим на колонку Документ-основание и Регистратор. Если регистратором выступает ведомость 2021 года, а основанием — отпуск 2020 года, мы нашли источник проблемы.
Выясним причину, по которой старый документ попал в новую ведомость. Чаще всего это происходит из-за пересортицы. Разберем по шагам, как это проверить:
Отпуск за прошлый год, это и есть ошибка. Программа считает, что вы в 2021 году выплачиваете остаток отпуска за 2020 год.Важный нюанс: часто расчетчики правят суммы в ведомости "руками", изменяя итоговую цифру, но не заходя в расшифровку. При этом программа может распределить сумму по документам-основаниям произвольным образом, создавая перекосы между регистрами начисления и выплаты.
Если в процессе анализа вы обнаружили в регистрах строки с отрицательными суммами (сторно), это верный признак того, что в программе запущен механизм автоматического перерасчета. В ЗУП 3.1 существует регистр сведений Очередь перерасчетов. Выясним причину его заполнения:
Любое изменение документа прошлого периода (даже простое перепроведение или случайное изменение даты) ставит сотрудника в очередь на перерасчет. В следующем документе Начисление зарплаты и взносов программа попытается "исправить" прошлое, создав сторно-записи на вкладке "НДФЛ" или "Начисления".
Рассмотрим, как очистить эти данные:
Доначисление, пересчеты), либо, если изменения были случайными, просто удалить из этого списка.Рассмотрим несколько способов исправления ситуации в зависимости от сложности случая:
Если отчетность за прошлый год была сдана верно, и фактически долга перед сотрудником нет, нужно "вычистить" ссылки на старый отпуск из ведомостей текущего года. Для этого в расшифровке выплаты (кнопка "Изменить зарплату") удалите строки со ссылками на документы 2020 года, а их суммы прибавьте к строкам текущего месяца. Это восстановит правильную последовательность взаиморасчетов, и доход перестанет "двоиться".
В сложных случаях, когда ручная правка ведомостей не помогает или ведомости уже закрыты для редактирования (период заблокирован), можно воспользоваться документом Операция учета НДФЛ. Этот документ позволяет напрямую вносить записи в регистры НДФЛ, минуя механизмы начисления и выплаты.
Рассмотрим пример заполнения:
Операция учета НДФЛ датой 31.12.2020.Это позволит "перебросить" доход между налоговыми периодами в регистрах без изменения проводок и сумм к выплате.
Проанализируем ситуацию: иногда проблема кроется в самом документе Отпуск. Если в нем на вкладке "Основное" в поле "Дата выплаты" по ошибке указана дата из 2021 года, программа совершенно законно отнесет этот доход к 2021 году. В этом случае необходимо исправить дату в документе и перезаполнить ведомость, которой этот отпуск выплачивался.
Для массовой проверки дат получения дохода можно использовать консоль запросов или отчет "Проверка раздвоения дат получения дохода". Пример структуры данных в регистре для анализа:
ВЫБРАТЬ
НДФЛДоходы.Сотрудник,
НДФЛДоходы.Регистратор,
НДФЛДоходы.ДатаПолученияДохода,
НДФЛДоходы.СуммаДохода
ИЗ
РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ КАК НДФЛДоходы
ГДЕ
НДФЛДоходы.Сотрудник = &Сотрудник
И НДФЛДоходы.ДатаПолученияДохода МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаКонца
Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем придерживаться следующих правил работы в 1С:ЗУП 3.1:
Таким образом, попадание старого отпуска в 2-НДФЛ нового года — это не программная ошибка, а результат работы жестких алгоритмов учета по документам-основаниям. Внимательный аудит регистров и чистота ведомостей на выплату — залог корректной отчетности.