Как правильно учитывать доставку товаров от поставщика и услуги курьерских служб в 1С:Управление нашей фирмой

Вопросы логистики — одни из самых востребованных при автоматизации торговых компаний. В программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) реализованы гибкие механизмы, позволяющие как включать стоимость доставки в себестоимость продукции, так и вести сложные взаиморасчеты с курьерскими службами, выступающими в роли платежных агентов. Разберем пошагово, как настроить эти процессы.

Распределение стоимости доставки на себестоимость закупленных товаров

Рассмотрим ситуацию: вы приобрели партию книг у одного поставщика, а услуги по их перевозке оплатили другому контрагенту. Чтобы корректно рассчитать будущую прибыль, нам нужно, чтобы эти 20 000 рублей за доставку «легли» на стоимость каждой книги. Проанализируем, как это сделать в 1С:УНФ.

Для решения этой задачи используется документ Приходная накладная. Рассмотрим алгоритм действий:

1. Создаем документ Приходная накладная от Поставщика 1 на сами товары (100 книг по 300 рублей). Проводим его.
2. Создаем вторую Приходную накладную, но уже от Поставщика 2 (перевозчика). В табличной части на вкладке «Услуги» добавляем услугу «Доставка».
3. В шапке документа или через кнопку настроек (значок «шестеренки» или «бинокля» в разных версиях) необходимо активировать опцию «Учитывать как доп. расходы».
4. После активации этой опции в строке с услугой появится возможность выбрать способ распределения: по количеству или по сумме.
5. В поле «Документ партии» (или через специальную кнопку распределения) выбираем нашу первую накладную с книгами.

После проведения документа программа автоматически увеличит управленческую себестоимость книг. Проверить результат можно с помощью отчета Себестоимость остатков — вы увидите, что цена книги стала выше 300 рублей за счет добавленных транспортных затрат.

Учет расходов на пеших курьеров и стороннюю доставку «в ноль»

Выясним, как отразить операции, когда вы берете деньги с клиента и тут же отдаете их курьеру, не зарабатывая на этом. Несмотря на то, что «никто никому не должен», в программе важно зафиксировать движение денежных средств для корректности кассовой дисциплины — есть экспресс-проверка базы 1С:УНФ на ошибки.

Если курьер — это стороннее лицо, не состоящее в штате, и расчет происходит наличными:

• При получении денег от клиента создаем Поступление в кассу.
• При выдаче денег курьеру создаем документ Расход из кассы с видом операции «Прочие расходы».
• В качестве статьи расходов рекомендуем использовать статью с типом «Косвенные затраты» (например, «Транспортные расходы при продаже»).

Важный нюанс: если вы хотите видеть финансовый результат по каждой сделке, в документе расхода денежных средств в поле Заказ покупателя обязательно укажите конкретный заказ. Тогда в отчете «Доходы и расходы по заказам» вы увидите реальную маржу.

Работа с курьерскими службами (СДЭК, Боксберри) как с агентами

Ситуация со СДЭК или Боксберри сложнее, так как они не только оказывают услугу доставки, но и могут принимать оплату за товар от клиента (наложенный платеж). Разберем, как автоматизировать этот процесс, используя вкладку «Доставка» в заказе покупателя.

В 1С:УНФ реализован специальный функционал для работы с доставкой. При заполнении Заказа покупателя перейдите на соответствующую вкладку. Здесь мы можем зафиксировать:

1. Способ доставки: выбираем «Курьерская служба».
2. Служба доставки: указываем нашего контрагента (например, СДЭК).
3. Стоимость для клиента: та сумма, которую мы выставили покупателю (например, 300 руб.).
4. Учетная стоимость (себестоимость): сумма, которую выставит нам СДЭК (например, 250 руб.).

Когда в конце месяца курьерская служба присылает отчет (акт), фактические данные могут отличаться. В этом случае мы корректируем фактическую стоимость в документах. Разберем ситуацию с взаимозачетом, когда клиент оплатил товар в пункте выдачи.

Механизм переноса задолженности и взаимозачета

Проанализируем ситуацию: клиент должен вам 2000 рублей за товар. Он платит их Боксберри. Теперь клиент вам ничего не должен, но Боксберри должен вам эти 2000 за вычетом своей комиссии за доставку — для этого есть автоматизация учета поступлений за минусом комиссии. В 1С:УНФ это отражается следующим образом:

Для переноса долга с покупателя на службу доставки используется документ Корректировка долга с видом операции «Перенос задолженности».

// Логика отражения в учете:
1. Заказ покупателя (Долг на Покупателе)
2. Расходная накладная (Отгрузка товара)
3. Корректировка долга (Перенос долга с Покупателя на СДЭК)
4. Поступление на счет (Деньги от СДЭК за минусом их услуг)
5. Корректировка долга (Взаимозачет услуг СДЭК и суммы принятых ими оплат)

Чтобы не делать это вручную для каждого заказа, в 1С:УНФ рекомендуется использовать типовые интеграции. В разделе «CRM — Доставка» можно настроить прямое взаимодействие с API СДЭК — есть интеграция 1С:УНФ со службами доставки и 5Post. Это позволит программе автоматически получать статусы посылок и создавать документы на основе данных из личного кабинета перевозчика.

Отчетность и контроль

Для того чтобы понять, выгодно ли вам работать с конкретной курьерской службой, используйте отчет «Доходы и расходы по заказам покупателей». В нем вы увидите детализацию:

• Сколько вы получили выручки по номенклатуре «Услуга доставки».
• Какова была фактическая себестоимость этой услуги по актам перевозчика.
• Общий финансовый результат (прибыль или убыток) по логистическому направлению — поможет анализ прибыли и себестоимости в 1С:УНФ.

Помните, что для корректной сверки со СДЭК или Боксберри важно регулярно формировать Акт сверки взаиморасчетов, где будут отражены обе сущности: ваши обязательства по оплате их услуг и их обязательства по возврату вам наложенных платежей. Использование документа Корректировка долга для взаимозачета является ключевым моментом для «схлопывания» этих сумм — для этого подойдёт автоматизация зачета авансов и переноса долгов.