В практике кадрового учета часто возникают ситуации, когда сотрудника необходимо переместить с его текущей основной должности на другую, но при этом сохранить за ним старые обязанности в качестве внутреннего совместителя. Например, программиста назначают начальником отдела (основное место), но он продолжает выполнять функции разработчика (совместительство). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) при попытке оформить это простым «Кадровым переводом» пользователи сталкиваются с техническими сложностями. Разберем подробно, почему так происходит и как правильно реализовать эту задачу.
Проанализируем техническую архитектуру системы. В 1С:ЗУП объект Сотрудник жестко связан с понятием Вид занятости. Существует три основных вида занятости: основное место работы, внешнее совместительство и внутреннее совместительство. Логика программы и Трудового кодекса РФ подразумевает, что «внутреннее совместительство» не может существовать без активного «основного места работы» у того же юридического лица.
Рассмотрим причину ошибки: когда мы пытаемся изменить вид занятости в документе КадровыйПеревод, программа блокирует выбор «Внутреннего совместительства», если по данному физическому лицу еще не зарегистрировано (или не закрыто) основное место работы в требуемой последовательности. Кроме того, переход с основного места на совместительство — это по сути расторжение одного трудового договора и заключение другого, что технически невозможно оформить одним документом изменения условий.
Этот вариант считается наиболее методологически верным как с точки зрения учета в 1С, так и с точки зрения законодательства РФ. Выясним причину: при такой схеме корректно закрываются все обязательства по отпускам и формируется чистая история для отчетности ЕФС-1.
Разберем процедуру по шагам:
Увольнение. На этом этапе программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск. Это критически важно, так как при смене статуса на совместителя накопленные дни отпуска «по основному месту» не могут быть просто перенесены на договор совместительства.Сотрудники. Выбираем то же физическое лицо, но указываем вид занятости — Основное место работы. Оформляем документ Прием на работу на должность Б.Сотрудники для того же физлица. Теперь в поле Вид занятости выбираем Внутреннее совместительство. Оформляем документ Прием на работу на должность А.Преимущества метода: полная прозрачность для налоговой и Социального фонда. В отчет ЕФС-1 попадут записи об увольнении и двух приемах, что не вызовет вопросов у проверяющих органов.
Рассмотрим ситуацию, когда работодатель категорически не хочет увольнять сотрудника, желая сохранить стаж для отпуска или среднего заработка. Хотя программа накладывает ограничения, можно попытаться «разрулить» ситуацию через временное изменение основной должности.
Проанализируем алгоритм действий:
Кадровый перевод, в котором сотрудника переводят с должности А на должность Б, оставляя его на основном месте работы. Таким образом, должность А освобождается в штатном расписании.Важный нюанс: при таком подходе у вас все равно возникнет два «сотрудника» в списке (один для основной работы, другой для совместительства). Однако право на отпуск по должности А, накопленное до перевода, теперь будет числиться за должностью Б. Посмотрим на последствия: когда сотрудник пойдет в отпуск как «совместитель на должности А», у него не будет накопленных дней, и расчет среднего заработка начнется с нуля. Это часто запутывает бухгалтерию.
Выясним, какой способ выбрать в зависимости от требований организации. Посмотрим на таблицу различий:
Средний заработок: В первом способе (увольнение) средний заработок для больничных и отпусков будет считаться заново по каждому договору. Во втором способе средний заработок «переедет» вместе с основным местом на должность Б, но для должности А (совместительство) он все равно обнулится, так как это новый трудовой договор.
Отпускные права: Рассмотрим ситуацию с остатками отпусков. Если вы используете схему «Увольнение-Прием», вы выплачиваете деньги сразу. Если используете «Перевод», вы обязаны будете предоставить накопленные дни по должности Б. Помните, что совместителю отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы.
Отчетность ЕФС-1 (СЗВ-ТД): Современные требования фонда подразумевают подачу сведений при любом изменении статуса. При «Увольнении-Приеме» формируются стандартные мероприятия. При «Переводе» формируется только запись о смене должности. Однако изменение вида занятости (с основного на совместителя) без увольнения в формате ЕФС-1 напрямую не предусмотрено, что может привести к ошибкам в базе фонда.
При выполнении этих операций в программе, обратите внимание на следующие объекты:
Таким образом, мы выяснили, что наиболее безопасным и технически правильным решением является процедура увольнения с последующим двойным приемом. Это позволяет избежать «костылей» в учете отпусков и гарантирует корректную сдачу регламентированной отчетности.