На практике часто возникает ситуация, когда человек, работавший в компании как внешний совместитель, увольняется с основного места работы и решает стать основным сотрудником в вашей организации. Закономерно возникает вопрос: как правильно отразить этот переход в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3? Нужно ли его увольнять и принимать заново, или достаточно оформить кадровый перевод? Давайте разберем эту ситуацию по шагам и выясним, как грамотно провести процедуру, не нарушив кадровый учет и корректность расчетов.
Прежде чем мы рассмотрим способы перевода, проанализируем, как в 1С устроена работа с людьми. Главная причина путаницы и страха кадровиков перед схемой "уволить и принять" — боязнь появления "двойников" в базе. Разберем, почему этого не стоит бояться.
В программе существуют две разные, но связанные сущности:
ФизическиеЛица) — это непосредственно человек. У него есть ИНН, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные. Физлицо в базу заводится строго один раз. Именно физлицо платит НДФЛ.Сотрудники) — это проявление физического лица в рамках конкретного трудового договора. У сотрудника есть должность, табельный номер, оклад, график работы. Именно сотрудник получает доход (зарплату).Один человек (одно физлицо) может иметь множество элементов в справочнике Сотрудники. Если совместитель увольняется и принимается как основной работник, мы завершаем отношения с одним "Сотрудником" (закрываем договор по совместительству) и начинаем отношения с новым "Сотрудником" (по основному месту). При этом СНИЛС, ИНН и карточка физлица остаются прежними. Главное правило при приеме — выбирать уже существующее физлицо, а не создавать его заново.
Этот способ считается наиболее прозрачным и методически верным. Многие кадровики и расчетчики отдают предпочтение именно ему, так как при переходе с совместительства на основное место кардинально меняются существенные условия трудового договора.
Посмотрим, как оформить этот вариант в программе:
Увольнение для сотрудника-совместителя. Программа автоматически рассчитает ему компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, накопленные за время работы по совместительству.Сотрудники. В поле "ФИО" начинаем вводить данные, программа предложит выбрать найденное физлицо — соглашаемся.ПриемНаРаботу для нового сотрудника, указывая вид занятости — "Основное место работы", полный график и новый (полный) оклад. При этом табельный номер у нового сотрудника будет другим, и это абсолютно нормально.В справочнике сотрудников теперь будут две записи по этому человеку: одна в статусе "Уволен" (старый табельный номер), вторая "Работает" (новый табельный номер). Чтобы уволенные не мешали в списке, в настройках справочника можно просто скрыть неактуальных сотрудников.
Законодательство (и Роструд) допускает изменение статуса работника путем заключения дополнительного соглашения к текущему трудовому договору. В этом случае увольнение не производится. Посмотрим на примере, как оформить это в 1С:ЗУП 8.3:
Создаем документ КадровыйПеревод и выполняем следующие настройки:
ОсновноеМестоРаботы.1.При выборе способа оформления крайне важно проанализировать, как это отразится на деньгах работника, в частности, на расчете среднего заработка для будущих отпусков.
Если выбрать "Увольнение и прием":
Сотрудник сразу получает компенсацию за неиспользованный отпуск. На новом (основном) месте работы его отпускной стаж начинается с нуля. Когда он пойдет в отпуск (например, через полгода), расчет среднего заработка будет производиться только из его новой, полной зарплаты. Это, как правило, выгоднее для работника.
Если выбрать "Кадровый перевод":
Накопленные дни отпуска за работником сохраняются. Однако, расчетный период для отпускных составляет 12 месяцев. Если через пару месяцев после перевода человек пойдет в отпуск, в расчет среднего заработка попадут месяцы, когда он работал по совместительству (на полставки). В итоге средний дневной заработок будет существенно ниже, чем его текущая зарплата.
Разберем нюансы кадровой отчетности при обоих способах.
При схеме «Увольнение и прием»:
Вы подаете два кадровых мероприятия в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сначала подается мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ с работы по совместительству, затем — мероприятие ПРИЕМ на основное место работы. В бумажной трудовой книжке (если она ведется) делается обычная запись о приеме на основное место.
При схеме «Кадровый перевод»:
Здесь кроется важный нюанс. В ЕФС-1 нужно подать мероприятие ПЕРЕВОД. Но учтите: записи о приеме на работу по совместительству отправляются в СФР (и вносятся в бумажную трудовую) только по желанию работника. Если при первоначальном трудоустройстве совместителем вы не отправляли по нему отчет о приеме, то СФР не примет отчет о переводе, так как не увидит начала цепочки кадровых событий. В таком случае перед отправкой перевода придется подать корректирующий отчет с мероприятием ПРИЕМ по совместительству.
В бумажную трудовую книжку при переводе сначала вносится запись о приеме по совместительству (с даты фактического начала работы), а следующей строкой — запись о том, что с текущей даты работа стала основной.
Обратите внимание на стандартные налоговые вычеты (например, на детей). Обычно они предоставляются только по основному месту работы. Как только ваш совместитель переходит в статус основного работника, он получает право на вычеты. Для этого в 1С:ЗУП 8.3 необходимо создать отдельный документ ЗаявлениеНаВычетыПоНДФЛ и привязать его к текущему (новому) статусу сотрудника.
Резюмируя: оба способа (и увольнение, и кадровый перевод) поддерживаются программой 1С:ЗУП и законодательством. Способ с увольнением более "чистый" с точки зрения расчетов и не тянет за собой историю низкой зарплаты для отпускных, однако требует выплаты компенсации и согласия работника. Способ с переводом быстрее оформляется документально, но требует внимательности при отправке отчетов ЕФС-1 и расчете среднего заработка.