В государственных и муниципальных учреждениях учет доходов и расходов ведется в строгом разрезе источников (статей) финансирования и кодов операций сектора государственного управления (КОСГУ). Из-за этого при поощрении сотрудников подарками бухгалтеры регулярно сталкиваются со следующей проблемой: подарок приобретается за счет внебюджетных средств (например, по КОСГУ 290 «Прочие расходы»), а основная заработная плата сотрудника выплачивается по бюджету (КОСГУ 211 «Заработная плата»).
В программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗиКГУ) при попытке провести такие операции удержание НДФЛ часто «зависает». Программа либо отказывается удерживать налог с другой статьи финансирования, либо сотрудник вовсе пропадает из ведомости на выплату зарплаты из-за превышения лимита удержания в 50%. В рамках данной статьи мы подробно разберем требования законодательства и рассмотрим практические варианты решения этой проблемы в программных продуктах 1С.
Прежде чем переходить к настройкам программы, проанализируем нормативную базу. Некоторые бухгалтеры бюджетной сферы ошибочно полагают, что если у сотрудника нет денежных начислений по той статье, по которой выдан подарок (например, по КОСГУ 290), то удержать налог физически невозможно. Вслед за этим организация подает в ИФНС сведения о невозможности удержания налога.
Это грубое нарушение законодательства! Согласно пункту 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ, при выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (к которому относятся и подарки) удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых в денежной форме. Налоговому органу не важны ваши внутренние статьи финансирования, КБК и КОСГУ. Если сотруднику в течение налогового периода выплачивается заработная плата (пусть даже по КФО 4 / КОСГУ 211), организация обязана удержать НДФЛ с подарка из этих денег.
Если организация подаст справку о невозможности удержания НДФЛ при фактическом наличии выплат сотруднику, налоговые органы при проверке квалифицируют это как неисполнение обязанностей налогового агента. На организацию будет наложен штраф по статье 123 НК РФ в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию.
Также важно помнить об ограничении: удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы денежной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если НДФЛ с подарка превышает этот лимит, удержание должно производиться частями при последующих выплатах вплоть до конца календарного года.
Программа 1С:ЗиКГУ спроектирована так, чтобы максимально автоматизировать ведение бюджетного учета. По умолчанию система пытается удержать НДФЛ по тем же аналитическим разрезам (статья финансирования, КОСГУ), по которым был начислен (зарегистрирован) доход. Если подарок проведен по КОСГУ 290 (где нет денежных начислений), программа пытается удержать налог именно с этой статьи, что приводит к следующим ошибкам:
Рассмотрим три основных способа обхода этой технической проблемы, которые успешно применяются на практике.
Этот способ является наиболее простым для расчетчика зарплаты и позволяет избежать ручных правок в 1С:ЗиКГУ, которые впоследствии могут «поплыть» при перерасчетах.
Проанализируем суть метода: мы сознательно регистрируем натуральный доход (подарок) в ЗиКГУ по той же статье финансирования и КОСГУ, по которой идет выплата основной зарплаты (например, КФО 4, КОСГУ 211). В этом случае программа автоматически исчислит и без проблем удержит НДФЛ из денежного дохода сотрудника при очередной выплате. Ограничение в 50% также отработает корректно и в автоматическом режиме.
Для реализации этого метода выполните следующие шаги:
Приз, подарок укажите статью финансирования и КОСГУ, соответствующие основной заработной плате сотрудника (например, бюджет, статья 211).Начисление зарплаты и взносов и последующем формировании Ведомости в банк (или в кассу) программа автоматически удержит НДФЛ по статье 211.Операция (бухгалтерская). Стоимость самого подарка переносится на фактическую статью расходов (внебюджет, КОСГУ 290), а удержанный НДФЛ закрывается между источниками через межведомственный счет расчетов 304.06 («Расчеты с прочими кредиторами»).Этот метод экономит время расчетчика, так как автоматика 1С отрабатывает штатно, а исправление аналитики на уровне бухгалтерского учета — стандартная процедура для опытного бухгалтера госучреждения.
Если главбух категорически настаивает на том, чтобы в зарплатной программе подарок и налог с него фигурировали строго по статье расходов 290, вам придется прибегнуть к ручным корректировкам непосредственно в документах выплаты.
Разберем по шагам, как правильно скорректировать документы в программе:
Приз, подарок по статье финансирования «Внебюджет» и КОСГУ 290.Ведомости на выплату зарплаты (которая идет по статье 211) сотрудник может не заполниться автоматически. Вам необходимо добавить его в ведомость вручную.Важное предупреждение: Данный метод требует высокой квалификации и внимательности от расчетчика. При любых последующих автоматических перерасчетах или при заполнении документов за следующий месяц программа может попытаться «вернуть» эти суммы обратно, поэтому за такими сотрудниками придется следить вручную до конца налогового периода.
Для минимизации ручного труда в 1С:ЗиКГУ предусмотрен механизм настройки распределения удержаний. Посмотрим, как можно настроить систему, чтобы удержания могли производиться из любых доступных источников:
Если настройки выполнены правильно, программа сможет самостоятельно «зачесть» переплату по одному источнику в счет долга по другому, но на практике в бюджетных конфигурациях из-за жесткого контроля целевого использования средств этот механизм часто требует дополнительного контроля проводками 304.06 в БГУ.
Помимо НДФЛ, при выдаче подарков всегда возникает вопрос исчисления страховых взносов. Обратите внимание на настройку документа в 1С:ЗиКГУ:
Приз, подарок обязательно должна быть установлена галочка Подарок передан по договору дарения. В этом случае взносы на стоимость подарка начисляться не будут.Рекомендуем всегда оформлять письменные договоры дарения с сотрудниками, чтобы избежать необоснованного доначисления страховых взносов.
Мы подробно разобрали проблему удержания НДФЛ с подарков при ведении многостатейного учета в госучреждениях. Подведем итоги: