При подготовке и отправке регламентированной отчетности мы часто сталкиваемся с непредвиденными ошибками форматно-логического контроля. Переход на единую форму ЕФС-1 принес бухгалтерам и расчетчикам немало трудностей, особенно в периоды обновления проверочных алгоритмов на стороне Социального фонда России (СФР). Давайте подробно разберем самые частые ошибки выгрузки ЕФС-1 в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом, проанализируем причины их появления и вместе выполним пошаговые действия для их устранения.
Рассмотрим классическую ситуацию: мы сформировали отчет по уволенному сотруднику, отправили его в фонд, но в ответ пришел отрицательный протокол. В тексте ошибки указано, что отсутствует должность и не заполнен код выполняемой функции (ОКЗ). При этом в кадровых данных сотрудника должность и трудовая функция указаны корректно. Выясним причину такого поведения программы.
Чаще всего эта проблема возникает у тех сотрудников, которые были приняты на работу до 2021 года. В тот период законодательство еще не требовало в обязательном порядке указывать код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Как следствие, в исторических кадровых записях этот код отсутствует. При формировании мероприятия «Увольнение» программа 1С пытается подтянуть данные из кадровой истории, не находит там нужного значения и формирует XML-файл без обязательного тега <КодВФпоОКЗ>. Кроме того, в некоторых релизах 1С:ЗУП 3.1 наблюдалась программная ошибка, при которой код сбрасывался именно для мероприятий увольнения, приостановления и возобновления трудового договора.
Разберем три способа решения этой задачи (включая редактирование регистров):
Сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД). В табличной части дважды щелкнем левой кнопкой мыши по строке с фамилией увольняемого сотрудника. Откроется карточка мероприятия. В ней мы найдем пустое поле для кода ОКЗ. Заполним его вручную, выбрав нужную трудовую функцию. После этого проведем документ — теперь файл выгрузки сформируется корректно.<ОснованиеУвольнения> нам нужно вставить строку с кодом ОКЗ. Посмотрим на пример, как это должно выглядеть в коде:
<КодВФпоОКЗ>1234.5</КодВФпоОКЗ>
<ОснованиеУвольнения>
<НормативныйДокумент>Трудовой кодекс Российской Федерации</НормативныйДокумент>
<Статья>77</Статья>
...
</ОснованиеУвольнения>
Сохраним файл и отправим его в СФР через систему электронной отчетности.
Перейдем ко второй ситуации, которая возникает при подаче сведений по исполнителям, работающим по договорам гражданско-правового характера. СФР обновил правила проверок, и теперь при отправке отчета по мероприятию «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» фонд возвращает ошибку:
"Если вид мероприятия принимает значение 'НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ', элементы 'Сведения', 'Должность', 'ВидПР', 'СтруктурноеПодразделение', 'ЯвляетсяСовместителем', 'ДатаС' и 'ДатаПо' должны отсутствовать".
Проанализируем ситуацию. Для договоров ГПХ понятия «совместительство» в трудовом праве не существует, поэтому СФР запретил передавать признак совместителя для таких лиц. Однако в ряде релизов 1С:ЗУП (например, до версий 3.1.23.653 и 3.1.25.37) алгоритм выгрузки продолжал автоматически добавлять тег <ЯвляетсяСовместителем> даже для договорников.
Как нам обойти эту ошибку, если нет времени на обновление конфигурации? Выполним следующие шаги:
<ЯвляетсяСовместителем> (или в некоторых форматах <ЕФС:ЯвляетсяСовместителем>) внутри блоков, относящихся к договорам ГПХ.Конечно, для системного решения этой проблемы мы настоятельно рекомендуем установить официальный патч EF_70039198 или обновить платформу и конфигурацию до актуального релиза.
Отдельно рассмотрим подраздел 1.3 формы ЕФС-1. Этот блок сдают исключительно государственные и муниципальные учреждения, так как он предназначен для детального мониторинга заработных плат и условий труда в бюджетной сфере. При работе с этим подразделом возникает огромное количество нюансов.
Во-первых, запомним важное правило: если физическое лицо оказывает учреждению услуги только по договору ГПХ, данные по этому человеку в подраздел 1.3 попадать не должны вообще.
Во-вторых, проанализируем частую проблему с перерасчетами. Алгоритмы автозаполнения в 1С:ЗУП очень чувствительны к сторнирующим записям. Допустим, в текущем месяце мы проводим больничный лист сотруднику, который отсутствовал еще в прошлом месяце. Программа формирует сторно-записи в регистрах накопления по начислениям. В результате эти отрицательные суммы могут некорректно уменьшить текущую базу в отчете ЕФС-1, что приведет к несоответствию сумм начисленной зарплаты и данных в отчете. Мы советуем всегда внимательно проверять вкладку с расшифровкой начислений в отчете, чтобы убедиться, что перерасчеты прошлых периодов не исказили текущую картину.
В-третьих, обратим внимание на новые графы и проверки. С 2024 года фонд ввел дополнительные контрольные соотношения. Например, появился признак включения/невключения работника в среднесписочную численность. Нам нужно передавать значения «0» или «1». Если у нас есть женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, мы обязаны корректно установить для них код «1». Несоответствие этого кода статусу сотрудника является одной из главных причин нечитабельных ошибок при загрузке файла на шлюз СФР. Для быстрой сверки такого персонала можно использовать отчет по сотрудникам в отпусках по уходу за ребенком и декрете.
Подводя итоги, отметим: регламентированная отчетность ЕФС-1 постоянно эволюционирует. Чтобы минимизировать количество ручных правок и сберечь свои нервы, мы должны регулярно следить за выходом новых патчей в 1С:ЗУП и не откладывать обновления конфигурации на последний день сдачи отчетности.