Переход с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на актуальную ветку 3.1 — процесс сложный, часто сопровождающийся техническими нюансами. Одна из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры и кадровики после такого переноса, — появление давно уволенных сотрудников в регламентированной отчетности по застрахованным лицам. Ранее это был отчет СЗВ-М, сегодня его функции выполняет подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) и Персонифицированные сведения о физических лицах.
Вы заходите в документ, нажимаете кнопку «Заполнить», и программа внезапно затягивает в список человека, который у вас давно не работает. При этом в текущем списке сотрудников его нет, начисления по нему не ведутся, и в расчетную ведомость он не попадает. Давайте подробно разберем, почему так происходит, как устроена логика программы 1С:ЗУП 3.1 и какими способами можно исправить эту досадную ошибку.
Для начала проанализируем, на основании каких данных программа заполняет отчетность по застрахованным лицам. Начинающие пользователи часто совершают ошибку, полагая, что если сотруднику не начислялась заработная плата в отчетном периоде, то он не должен попадать в отчет. Однако это не так.
Форма СЗВ-М (и пришедшие ей на смену формы) строится исключительно на основании кадровых данных. Программа анализирует периоды действия трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Если на любой день отчетного месяца у физического лица существовал действующий договор, программа обязана включить его в отчет. Факт выплаты денег или начисления зарплаты здесь роли не играет: сотрудник мог находиться в отпуске за свой счет весь месяц, но застрахованным лицом он быть не перестает.
Следовательно, если уволенный сотрудник попал в отчет, программа «думает», что его трудовой или гражданско-правовой договор все еще действует. Наша задача — выяснить, в каком именно регистре произошел сбой, и закрыть зависший период работы.
Прежде чем переходить к сложным техническим манипуляциям, проверим очевидные вещи. Выясним, действительно ли в системе зафиксировано увольнение сотрудника.
Увольнение.Если документ Увольнение создан и проведен, но сотрудник все равно попадает в отчет, проблема кроется глубже — в регистрах сведений, данные в которые перенеслись некорректно из базы 1С:ЗУП 2.5.
При переносе данных по схеме «рекомендованного» переноса из ЗУП 2.5 кадровые документы прошлых лет не создаются в новой базе как полноценные документы (такие как Прием на работу или Увольнение). Вместо этого вся история работы сотрудников записывается напрямую в специальные регистры сведений с помощью технических документов Перенос данных.
Если в процессе переноса произошел сбой, запись о приеме на работу могла перенестись, а запись об увольнении в один из аналитических регистров «не доехала». Проанализируем эти регистры.
Для доступа к регистрам нам понадобится режим «Функции для технического специалиста» (в старых версиях платформы он назывался «Все функции»). Если этот пункт меню у вас не отображается, его нужно включить через Настройки — Параметры, установив галочку Режим технического специалиста.
Откроем меню Функции для технического специалиста, развернем ветку Регистры сведений и последовательно проверим следующие объекты:
Кадровая история сотрудников — это основной регистр, где хранятся записи о приемах, переводах и увольнениях. Найдем в списке нашего сотрудника (удобно использовать отбор по колонке «Сотрудник»). Посмотрим, есть ли там запись с видом события Увольнение. Если последней записью идет «Прием» или «Перевод», значит, программа считает сотрудника работающим.Кадровая история сотрудников интервальный — этот регистр создается платформой автоматически для ускорения построения отчетов. Он делит кадровую историю на непрерывные интервалы. Часто при переносе данных этот регистр не заполняется должным образом, и интервал работы сотрудника остается «открытым» (без даты окончания).Текущие кадровые данные сотрудников — здесь хранится срез последних данных. Если в этом регистре у сотрудника не заполнена дата увольнения или в поле «Текущее состояние» указано «Работа», отчет СЗВ-М обязательно заберет его в список.Как исправить: Если мы обнаружили, что в одном из регистров кадровой истории нет записи об увольнении, нам нужно найти технический документ, который сформировал эти движения. Обычно это документ Перенос данных с кодом КД (Кадровые данные) или ТЗ (Таблицы занятости). Найдем этот документ через меню «Перенос данных», откроем его, перейдем на вкладку соответствующего регистра, найдем строку по сотруднику и вручную добавим запись об увольнении с указанием правильной даты и статьи ТК РФ.
Часто уволенный по трудовому договору сотрудник продолжает попадать в СЗВ-М из-за того, что на него когда-то был оформлен договор гражданско-правового характера (ГПХ), который программа считает действующим.
Рассмотрим ситуацию: сотрудника уволили по основному месту работы, но в базе остался старый договор подряда. При переносе данных из ЗУП 2.5 сведения о договорах ГПХ записываются в регистр сведений Периоды действия договоров гражданско-правового характера.
Выясним, нет ли зависших записей:
Периоды действия договоров ГПХ (или Параметры периодов стажа ПФР).Договор (работы, услуги)) либо через исправление записей в документе Перенос данных.Существует специфическая внутренняя ошибка логики 1С:ЗУП 3.1, связанная с наложением временных кадровых переводов. Разберем этот сценарий подробнее.
Допустим, сотруднику был оформлен документ Кадровый перевод на временную работу (например, на время декретного отпуска основного сотрудника) с указанием периода «с... по...». Например, перевод действовал до 31 декабря. Однако сотрудника решили уволить раньше — например, 15 ноября.
Вы оформляете документ Увольнение от 15 ноября. Программа проводит документ без ошибок. Но интервальный механизм кадровой истории 1С дает сбой: он видит, что у сотрудника был запланирован временный перевод до 31 декабря, и эта дата окончания перевода (которая находится позже даты увольнения) перекрывает факт увольнения в регистрах. Программа считает, что сотрудник все еще числится на временной ставке до конца года.
Решение проблемы:
Кадрового перевода.Увольнение.Иногда решение лежит на поверхности. При обновлении релизов базы данных или после массового переноса данных внутренние индексы и интервальные регистры могут временно рассинхронизироваться. Документы кадрового учета есть в системе, но их движения не отразились в виртуальных таблицах, на которых строятся отчеты.
Попробуем выполнить групповое перепроведение или перепровести документы по конкретному сотруднику вручную. Откроем документ Увольнение проблемного сотрудника, отменим его проведение и проведем снова. Это заставит систему заново пересчитать интервалы кадровой истории в регистре Кадровая история сотрудников интервальный и обновить записи в регистре Текущие кадровые данные сотрудников.
Этот регистр сведений является ключевым источником данных для персонифицированной отчетности, включая СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1. Данные в него пишутся как кадровыми документами, так и документами переноса.
Проанализируем ситуацию в этом регистре:
Параметры периодов стажа ПФР через «Функции для технического специалиста».Перенос данных, если запись пришла из старой базы 2.5.Еще одна частая проблема при переносах — дублирование элементов в справочниках Сотрудники и Физические лица.
Может возникнуть ситуация, когда у вас в базе присутствуют два абсолютно одинаковых человека. По одному оформлено увольнение, а по второму (дублирующему элементу) кадровые документы отсутствуют, либо он числится как созданный «пустой» сотрудник без увольнения. Отчетность собирает данные по физическим лицам, объединяя сведения, и из-за дубля подтягивает некорректное состояние.
Выполним следующие действия для устранения дублей:
Физические лица (а затем повторим процедуру для справочника Сотрудники).Мы подробно разобрали все возможные причины попадания уволенного сотрудника в отчет СЗВ-М (ЕФС-1) после переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1. Чаще всего проблема кроется в «зависших» записях технических регистров кадровой истории или параметров стажа ПФР. Систематический подход — от проверки карточки сотрудника до анализа движений в регистрах сведений — позволит вам быстро локализовать и устранить ошибку, гарантируя сдачу корректной отчетности в контролирующие органы.