← На главную

В торговой практике часто возникает ситуация, когда бизнес-процессы компании не укладываются в стандартные рамки бухгалтерского учета. Типичный пример — продажа товаров физическим лицам в рассрочку. Покупатель забирает товар сразу, а оплату вносит частями (зачастую неровными или, наоборот, округленными суммами) в течение некоторого времени. При этом бухгалтерия требует, чтобы в регулируемую базу (например, в 1С:Бухгалтерию предприятия) выгружались только полностью закрытые сделки «красивыми» датами, без демонстрации промежуточных частичных оплат и долгов.

В этой статье мы подробно разберем, как реализовать подобную схему в программе 1С:Управление торговлей 11.4 (УТ 11.4), проанализируем технические варианты решения с минимальными доработками и рассмотрим важные законодательные нюансы, о которых должен знать каждый автоматизатор и руководитель.

Законодательный контекст: риски скрытия промежуточных расчетов

Прежде чем переходить к настройке программы, проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства РФ, а именно требований Федерального закона № 54-ФЗ (о применении контрольно-кассовой техники) и Налогового кодекса. Это необходимо, чтобы понимать последствия применения «серых» схем обхода учета.

Если мы отпускаем товар физическому лицу без полной оплаты, закон квалифицирует это как продажу в кредит или в рассрочку. Согласно требованиям ФНС, в этот момент продавец обязан сформировать несколько фискальных чеков с определенными признаками способа расчета (тег 1214):

1. Первый чек (в момент передачи товара): оформляется с признаком «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ» (если покупатель внес первый взнос) или «ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ» (если товар отдан без оплаты). Этот чек фиксирует отгрузку всей номенклатуры по ее полной стоимости. Именно в этот момент у компании возникает обязанность по начислению НДС и отражению выручки.
2. Последующие чеки (при внесении денег покупателем): каждый раз при получении очередной суммы бьется чек с признаком «ПОГАШЕНИЕ КРЕДИТА». Здесь конкретные товары уже не перечисляются — указывается лишь оплата по договору или заказу.

Если компания выдает товар клиенту, но не оформляет документ Реализация товаров и услуг и соответствующий чек текущей датой (ожидая полной оплаты), она совершает сразу два правонарушения:

• Занижение налоговой базы по НДС и налогу на прибыль (или УСН) в текущем периоде. За это предусмотрен штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога.
• Неприменение ККТ в момент фактического расчета или отгрузки. Штраф для юридических лиц составляет от 75% до 100% от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.

Если руководство компании полностью осознает данные риски и все же настаивает на разделении учета на «управленческий» (внутренний) и «бухгалтерский» (официальный), рассмотрим технические способы реализации этой задачи в 1С:УТ 11.4.

Вариант 1. Схема с использованием заказов и ордерного склада (без фиксации реализации)

Этот способ позволяет физически списывать товар со склада в момент отгрузки покупателю, вести оперативный учет взаиморасчетов в разрезе заказов и оформлять итоговые финансовые документы (накладную и ПКО) только после полной оплаты.

Суть схемы заключается в разделении складского списания товаров и финансового оформления сделки через ордерный склад. Рассмотрим этот процесс по шагам:

1. Настройка системы: В разделе НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка активируем использование ордерных складов. Настраиваем конкретный склад так, чтобы расходные ордера выписывались по схеме «Порядок оформления накладных и расходных ордеров: Сначала заказы, затем ордера и накладные».
2. Оформление отгрузки товара: В момент прихода покупателя создаем документ Заказ клиента. В строках заказа устанавливаем действие «Отгрузить». Финансовый документ реализации мы не создаем. На основании заказа оформляем складской документ Расходный ордер на товары. Этот ордер фактически списывает остатки товаров со склада, и клиент уходит с товаром.
3. Прием промежуточных оплат: Покупатель приносит частичные платежи. Бухгалтер оформляет документы Приходный кассовый ордер (ПКО) с привязкой к созданному ранее Заказу клиента. Долг покупателя в системе постепенно уменьшается. Все эти промежуточные документы ПКО имеют статус управленческих и не должны выгружаться в регламентированный учет.
4. Итоговое оформление сделки: Как только сумма оплат по Заказу клиента полностью закроет его стоимость, бухгалтер заходит в рабочее место «Накладные к оформлению» и создает итоговый документ Реализация товаров и услуг от текущей даты. В этот же день выписывается финальный «сводный» ПКО на всю сумму для официального отчета.

Преимущества схемы: минимум доработок в программе, складской учет всегда актуален (товары списываются сразу ордером), взаиморасчеты корректно контролируются по заказам.

Недостатки схемы: Промежуточные ПКО все равно присутствуют в системе и требуют ручной фильтрации при синхронизации с «1С:Бухгалтерией».

Вариант 2. Разделение через штатный функционал «Управленческой организации»

В конфигурации УТ 11.4 предусмотрен мощный встроенный механизм разделения операций для управленческого и регламентированного учетов. Рассмотрим подробнее, как его задействовать.

Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Предприятие. В блоке настроек организаций устанавливаем флаг «Раздельные операции закупок и продаж для упр. и регл. учета». После активации этой настройки в справочнике Организации появится предопределенный элемент — «Управленческая организация».

Алгоритм работы при такой настройке выглядит следующим образом:

1. В момент отпуска товара клиенту создается документ Реализация товаров и услуг от имени Управленческой организации. Этот документ списывает товар со склада и фиксирует управленческий долг конкретного покупателя. Данный документ имеет признак исключительно управленческого учета и никогда не будет зарегистрирован к обмену с регулируемой базой (БП).
2. Кассовые документы (ПКО) на промежуточные оплаты также проводятся по Управленческой организации.
3. Когда вся сумма долга зафиксирована в системе как закрытая, бухгалтер создает новый документ Реализация товаров и услуг, но уже с видом операции «Реализация (только регл. учет)» от имени официальной (регламентированной) организации.
4. Особенность документа «Реализация (только регл. учет)» заключается в том, что он делает движения только по взаиморасчетам и книге продаж, но не списывает товар со склада физически (что исключает заемные остатки и двойное списание). Именно этот документ без проблем уходит по обмену в 1С:Бухгалтерию.
5. Взаиморасчеты между «Управленческой» и «Регламентированной» организациями закрываются в конце месяца через стандартный механизм межфирменных продаж (схемы «Интеркампани»).

Этот подход является наиболее методологически верным в рамках логики разработчиков фирмы «1С» для разделения упр- и регл-контуров.

Вариант 3. Настройка фильтрации выгрузки документов в 1С:БП без программирования

Если вы хотите использовать простую стандартную схему работы (оформлять обычные накладные и обычные ПКО), но при этом жестко контролировать, какие именно документы попадут в бухгалтерию, можно использовать механизм дополнительных реквизитов и правил регистрации объектов к обмену.

Проанализируем по шагам, как настроить этот процесс:

1. Переходим в меню Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Добавляем для документов Реализация товаров и услуг и Приходный кассовый ордер новый дополнительный реквизит под названием «Выгружать в Бухгалтерию» (тип значения: Булево, по умолчанию ложь).
3. Менеджеры работают в обычном режиме: создают реализации и приходники по мере необходимости. По умолчанию флаг «Выгружать в Бухгалтерию» в них снят.
4. Когда оплата по клиенту закрыта, бухгалтер проверяет сделку, создает итоговые документы «правильной» датой и устанавливает в них флаг «Выгружать в Бухгалтерию» в значение «Да» (Истина).
5. В настройках синхронизации данных с 1С:БП мы изменяем правила регистрации документов. Это можно сделать через встроенный инструмент СКД (системы компоновки данных) прямо в режиме «1С:Предприятие» без изменения кода конфигурации. Мы задаем условие: к обмену регистрируются только те документы, у которых значение свойства Выгружать в Бухгалтерию равно Истина.
6. Дополнительно можно создать в системе отдельную «Управленческую кассу». В правилах обмена настраивается жесткий отбор: все кассовые документы, проходящие по этой кассе, полностью игнорируются при выгрузке, а официальные ПКО проводятся по основной операционной кассе.

Такой подход защитит базу «1С:Бухгалтерии» от замусоривания промежуточными операциями и предоставит бухгалтеру полный контроль над тем, какие именно данные уходят на проверку в налоговую службу.

Резюме

Мы рассмотрели три принципиально разных варианта реализации схемы отложенного отражения продаж физлицам в 1С:УТ 11.4. Выбор конкретного метода зависит от готовности бизнеса идти на налоговые риски:

• Если приоритетом является полное соблюдение законодательства и 54-ФЗ — необходимо использовать штатную схему продажи в рассрочку с оформлением чеков на «передачу в кредит» и «погашение кредита».
• Если требуется жестко скрыть промежуточный учет от бухгалтерии без программирования — оптимальным выбором станет настройка ордерного склада (Вариант 1) или фильтрация обмена через дополнительные реквизиты (Вариант 3).
• Для крупного бизнеса с необходимостью четкого баланса между упр- и регл-учетом рекомендуется внедрение схемы с «Управленческой организацией» (Вариант 2).