← На главную

При ведении учета в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда в отчетах по налогам сумма удержанного НДФЛ превышает сумму исчисленного налога или эти показатели распределяются по сотрудникам хаотично. Ситуация выглядит особенно парадоксально, если в параметрах учета включена опция «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный». Разберем детально, почему программа так себя ведет, как локализовать ошибку и какими инструментами восстановить корректный учет.

Анализируем причины расхождения исчисленного и удержанного налога

Для понимания истоков проблемы проанализируем внутреннюю архитектуру учета НДФЛ в программе. За расчеты с бюджетом отвечает регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. При включенном упрощенном режиме документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций должен одновременно делать две записи: приход (исчисление налога) и расход (удержание налога). Однако существует несколько факторов, которые нарушают этот баланс:

1. Влияние даты выплаты в межрасчетных документах: в документах Начисление отпуска сотрудникам организаций, Оплата по среднему заработку и Начисление по больничному листу присутствует реквизит даты выплаты дохода. Согласно требованиям статей 223 и 226 НК РФ для отпускных и больничных датой получения дохода признается день фактической выплаты денежных средств. Удержание налога в регистре фиксируется не датой начисления, а именно указанной датой выплаты. Если дата выплаты приходится на следующий календарный месяц или попадает за границы отчетного периода, удержанный налог сдвигается, создавая видимый перекос между исчислением и удержанием в рамках конкретного месяца.
2. Смена учетной политики задним числом: если флажок «Принимать исчисленный налог к учету как удержанный» снимался, а затем возвращался обратно, документы, перепроведенные в промежуточный период, меняют свои движения. Часть документов начинает делать только исчисление, требуя проведения ведомостей Зарплата к выплате организаций, а часть — формирует исчисление и удержание одновременно.
3. Задвоение движений платежными документами: при включенном упрощенном учете банковские и кассовые документы (а также зарплатные ведомости) не должны делать движений расхода по регистру НДФЛ расчеты с бюджетом. Если в базе параллельно проводились выплаты с фиксацией удержания, налог удерживается дважды: один раз документом начисления, второй раз — документом выплаты.
4. Перерасчеты, сторно и вычеты задним числом: ввод больничных листов поверх начисленной ранее зарплаты или запоздалое предоставление имущественных и стандартных вычетов уменьшает исчисленный налог текущего месяца. Удержанный же налог прошлых периодов автоматически не уменьшается, из-за чего возникает сальдо «удержано больше, чем исчислено».
5. Разрывы в разрезе ОКАТО/КПП (ОКТМО): если организация меняла регистрацию в ИФНС или сотрудники переводились между обособленными подразделениями, исчисление может зафиксироваться по одной налоговой инспекции, а удержание — по другой. В общем итоге сальдо нулевое, но в аналитических отчетах возникает излишек.

Шаг 1. Диагностика ошибок в регистрах

Выясним причину расхождений с помощью стандартных отчетов конфигурации. Сформируем отчет «Анализ налогов и взносов» по разделу «НДФЛ» в разрезе месяцев налогового периода. В настройках отчета обязательно включим группировку по сотрудникам и документам-регистраторам.

Обратим внимание на следующие моменты:

1. Если по сотруднику в документе начисления присутствует сумма в колонке «Исчислено», но пуста колонка «Удержано», проверим движения документа по регистру накопления НДФЛ расчеты с бюджетом.
2. Проверим поле «Дата выплаты дохода» непосредственно в форме расчетного документа. Если зарплата начислена 30 сентября, а дата выплаты указана 5 октября, движение удержания запишется на октябрь. В отчете за сентябрь налог будет выглядеть не удержанным, а за октябрь — излишне удержанным.
3. Проверим наличие движений по регистру НДФЛ расчеты с бюджетом у документов Зарплата к выплате организаций, Расходный кассовый ордер или Выписка из банка. При упрощенном учете эти документы не должны формировать записей с видом движения Расход.

Шаг 2. Выравнивание учета с помощью документа «Корректировка учета по НДФЛ»

Если цепочка документов за прошлые месяцы уже закрыта, сдана отчетность и перепроводить документы задним числом нельзя, используем специализированный документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» (в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций» меню: Налоги и взносы -> Корректировка учета по НДФЛ).

Разберем порядок заполнения документа:

1. Создадим новый документ и укажем дату корректировки (рекомендуется устанавливать последним числом закрываемого проблемного месяца).
2. Перейдем на вкладку «НДФЛ: удержано» (не путать с ручной корректировкой записей регистров, так как специализированный документ корректно заполняет все служебные измерения).
3. Добавим строку, укажем сотрудника, ставку налогообложения, ОКАТО/КПП и сумму налога с нужным знаком:
   • Если налог не удержался — введем положительную сумму удержания с указанием соответствующего месяца налогового периода.
   • Если налог удержан в избытке — зафиксируем отрицательную сумму.
4. Проведем документ и проверим отчет «Анализ налогов и взносов». Взаиморасчеты по исчисленному и удержанному налогу выровняются.

Шаг 3. Групповое перепроведение и контроль последовательности

Если ошибки обнаружены в открытом налоговом периоде и ручные корректировки нежелательны, исправим данные путем выстраивания правильной хронологии. Простое перепроведение документов универсальной обработкой часто не дает результата, если нарушена последовательность дат.

Восстановим последовательность по шагам:

1. Убедимся, что в настройках параметров учета флажок упрощенного учета НДФЛ установлен непрерывно с начала года.
2. Сверим даты межрасчетных выплат (отпусков, больничных): дата документа и плановая дата выплаты должны строго соответствовать реальному дню выдачи дохода.
3. Проведем документы строго в хронологическом порядке: сначала межрасчетные документы начисления, затем межрасчетные ведомости, затем итоговый документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций конца месяца и в последнюю очередь — выплата зарплаты.
4. Если обнаружены зависшие суммы из-за уменьшения базы прошлых периодов (перерасчеты, сторно), введем документ Возврат НДФЛ, чтобы закрыть долг перед сотрудником и выровнять регистры перед сдачей регламентированной отчетности.